Les catégories de personnel suivantes sont concernées, pour autant que la personne vienne d'un pays tiers (p.ex. extra-européen) et qu'une inscription en thèse soit prévue :

• Les assistants-es, les assistants-es en médecine dentaire, clinique ou fondamentale et les CANDOC
• Les chercheuses et les chercheurs Marie-Curie 1
• L’ ensemble des suppléances relatives à ces fonctions.

quelle que soit la source de financement de leur contrat (DIP, FNS, fonds institutionnels).

Pour tous les autres cas, par exemple si la personne ne vise pas une thèse à l'UNIGE et qu'elle est européenne, aucune démarche en vue d'une demande d'immatriculation ne doit être faite.

• Suivre les indications du guide pour remplir le formulaire de demande d’immatriculation disponible en ligne. Si le début de thèse est prévu APRES le début du contrat et que le titre postulé n'est pas connu à ce stade, postuler pour un doctorat. Une fois le formulaire imprimé, barrer à la main le doctorat et inscrire "PREDOC" à la place.
• Constituer le dossier d’immatriculation avec les pièces jointes demandées
• Déposer ou envoyer le dossier complet par courrier postal à l’adresse suivante :

      ^{Université de Genève – Service des admissions
        24, rue du Général-Dufour – 1211 Genève 4}

A réception des documents dûment remplis, un e-mail d'accusé de réception est envoyé au/à la candidat-e. Ensuite, le dossier de demande d’immatriculation est traité et, si la personne remplit les conditions d'immatriculation et d'admission, une attestation d’immatriculation bilingue français/anglais est envoyée au/à la futur-e collaborateur/trice par e-mail (document pdf en pièce jointe).

Dès réception de l'attestation d'immatriculation, la personne doit venir confirmer son immatriculation au Service des admissions (voir les horaires).

Lors de ce passage, un bulletin de versement des premières taxes semestrielles est remis. Si le contrat est d'une durée de trois mois minimum sur le semestre, l'assistant-e est exonéré-e des taxes d'encadrement et ne paie que les taxes fixes de 65.-/semestre (cf. statut de l'université, art. 77), sinon les taxes pleines sont dues (500.-).

Toute personne ayant déjà été immatriculée à l'Université de Genève doit procéder à une demande de réimmatriculation.
La démarche se fait via la plateforme en ligne. Ensuite, un formulaire est envoyé à la personne. Il doit alors être complété et renvoyé via la plateforme.

Dès réception du formulaire par le Service des admissions et après vérification du dossier, la réimmatriculation de l’assistant-e est effectuée et le BVR des taxes universitaires lui est envoyé par courrier postal.
  
A l’échéance des contrats portant sur les fonctions concernées, pour autant qu'il n'y ait pas d'autre motif à l'immatriculation, l’exmatriculation du/de la collaborateur-trice est réalisée.