Demander ou renouveler un permis de travail/séjour pour un-e assistant-e / un-e post-doctorant-e

  • Réf. 0168
  • Date de publication : 18/10/2022

Concerne : Assistant-es (A2 / MF / MC / MD), post-doctorant-es, candocs, chercheur/euses Marie Sklodowska-Curie

Généralités

  • Tous les dossiers de demande d'autorisation doivent être envoyés au secteur de gestion de la DIRH qui les transmet à l'OCPM
  • Les délais précisés dans la directive "Délais pour la transmission des dossiers de nominations, d'engagements ou d'avenants à la DIRH" doivent être respectés.
  • En cas de changement d'adresse, le/la candidat-e a la responsabilité de l'annoncer officiellement à l'OCPM au moyen du formulaire C "annonce de changement d'adresse(ou directement en ligne par e-démarche auprès de l'administration cantonale) et d'informer son employeur via le portail.unige.ch (Gestion des données individuelles).
  • La copie du bail ou attestation du logeur est obligatoire pour les ressortissant-es non UE/AELE et pour les regroupements familiaux (ressortissant-es UE/AELE et non UE/AELE) domicilié-es dans le canton de Genève, ainsi que pour les ressortissant-es UE/AELE en cas de sous-location ou d'hébergement par un tiers. Cependant, l'OCPM, en sa qualité d'Office cantonal de la population, se réserve le droit de demander des informations complémentaires concernant le logement pour toute personne, y compris pour les ressortissant-es UE/AELE.
 

Conditions préalables

  • La formation - études - doit constituer le but principal du séjour en Suisse et il importe que les étrangers ne prétextent pas du statut d'étudiant-e pour entrer en Suisse dans l'intention première d'y travailler.
  • L'immatriculation à l'Université de Genève est obligatoire pour tous/tes les assistant-es, ainsi que pour les post-doctorant-es ressortissant-es d'un pays non UE/AELE.
  • Titre universitaire suisse ou étranger reconnu

Les doctorant-es et post-doctorant-es ressortissant-es de l'UE/AELE qui disposent d'un contrat de travail dans le cadre de leur activité scientifique sont considéré-es comme des travailleurs/euses.

Domicile dans le canton de Genève

Le formulaire M  (point 6 : à compléter de manière exhaustive et indiquer au point 8.3 soit "assistant-e doctorant-e" soit "assistant-e post-doctorant-e") daté et signé, doit être accompagné des documents suivants :

  • Photocopie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité
  • 1 photo format passeport (avec nom et prénom au verso)

En cas de sous-location ou d'hébergement par un tiers, fournir le formulaire AL (Attestation du logeur/Entrée sous-locataire), accompagné de :

  • Copie du bail principal
  • Copie de la pièce d'identité du logeur

Remarque : en cas d'absence d'adresse privée à Genève au moment du dépôt de la demande, il est possible d'indiquer dans le formulaire une adresse provisoire (hôtel). Dès que l'adresse définitive à Genève est connue, le/la demandeur/eresse communiquera son adresse réelle à l'OCPM à l'aide du formulaire C (ou directement en ligne par e-démarche auprès de l'administration cantonale).

 

Regroupement familial

Le regroupement familial est autorisé pour le/la conjoint-e et les enfants jusqu'à 21 ans. Les documents suivants sont à joindre au dossier du/de la futur-e collaborateur/trice :

  • Un exemplaire du formulaire M pour chaque membre de la famille, dûment complété, daté et signé
  • Photo format passeport de chaque membre de la famille (avec nom et prénom au verso)
  • Copie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité
  • Copie de l'acte de mariage pour les conjoints (avec traduction officielle)
  • Copie de l'acte de naissance pour les enfants (avec traduction officielle)
  • Justificatif de l'autorité parentale si les enfants viennent avec un seul parent 

 

Renouveler le permis

Le/la collaborateur/trice reçoit en principe, un mois avant la date de fin de validité de son autorisation de séjour un avis d’échéance sur lequel figurent les instructions à se conformer pour le renouvellement de son permis.

Si ce n’est pas le cas, il convient de déposer un formulaire K, daté et signé, accompagné des documents suivants :

  • Photocopie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité
  • 1 photo format passeport (avec nom et prénom au verso)

Domicile en zone frontalière

Le formulaire F, (indiquer au point 7.2 : Engagé en qualité de : assistant-e doctorant-e ou post-doctorant-e) daté et signé, doit être accompagné des documents suivants :

  • Photocopie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité
  • 1 photo format passeport

Pour les premières demandes et les changements d'employeurs, nous continuerons de transmettre le dossier en format papier contrairement aux indications de l'OCPM.

Renouveler le permis

La DIRH reçoit en principe, un mois avant la date de fin de validité de l’autorisation de travail, un avis d’échéance sur lequel figurent les instructions à se conformer pour le renouvellement du permis.

Si ce n’est pas le cas, il convient de déposer un formulaire F, daté et signé, accompagné des document suivants :

  • Photocopie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité
  • 1 photo format passeport (avec nom et prénom au verso)

L'autorisation (livret G) est envoyée par l'OCPM au secteur de gestion de la DIRH qui se charge de la transmettre au/à la candidat-e.

Les autorisations octroyées par les autorités compétentes aux doctorant-es / post-doctorant-es sont des autorisations de séjour de type B "formation avec activité lucrative", accordées hors contingents dans le cadre d'une procédure facilitée.

L'immatriculation à l'UNIGE est obligatoire pour obtenir une autorisation pour formation avec activité lucrative. Les post-doctorant-es ne peuvent obtenir leur permis de travail/séjour que s'ils détiennent leur doctorat depuis moins de 2 ans. Si le/la post-doctorant-e détient son doctorat depuis 2 ans ou plus, la procédure 0166 du memento s'applique.

Attention : Les délais pour obtenir une autorisation pour les ressortissant-es de pays non membres de l'UE/AELE sont longs. Il faut compter au minimum 3 mois dès l'envoi du dossier pour obtenir une réponse. Pour les pays figurant sur cette liste, le délai est de 4-5 mois au minimum.

 

Domicile dans le canton de Genève

Les demandes d'autorisation et de visa pour études doivent être déposées simultanément, d'une part par le/la candidat-e auprès de l'ambassade/consulat suisse de son pays de résidence, et d'autre part, par la DIRH auprès de l'OCPM:
Le/la candidat-e L'entité qui prépare l'engagement
  Transmet, en parallèle avec sa demande d'engagement via GDE un dossier de demande de permis contenant les documents suivants :
  • Formulaire E daté et signé par le/la candidat-e (point 1, cocher Doctorant/post-doctorant).
  • Photocopie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité
  • Exposé de motifs à l'attention de l'OCPM, explicitant le but et la durée de la formation/spécialisation
  • CV actualisé, certificats et diplômes
  • Copie du bail à loyer ou Attestation du logeur/Entrée sous-locataire (Formulaire AL) accompagnée de la copie du bail / acte de propriété du logeur et de la copie de la pièce d'identité du logeur ou Copie de la réservation  d'un hôtel ou indication de l’adresse provisoire suivante : Résidence Universitaire Hugo-de-Senger, Rue Hugo-De-Senger 2, 1205 Genève
  • Copie du document de séjour européen pour les ressortissant-es non UE/AELE résidant déjà dans un pays membre de l’UE/AELE
  • Reçoit une attestation de pré-immatriculation, qui est fourni par la DIRH dès réception de l'e-engagement et du dossier de demande de permis
  • Joint cette attestation à son dépôt de VISA national D pour études auprès du consulat / de l'ambassade suisse le plus proche de son domicile*.
  • Transmet la confirmation de dépôt de visa à son interlocuteur/trice de l'entité préparant l'engagement
*Exceptions: Les personnes non UE/AELE résidant déjà dans un pays membre de  l'UE/AELE sont exemptées de cette démarche, ainsi que les ressortissants des pays suivants qui n'ont pas besoin d'un Visa pour l'entrée en Suisse : Andorre, Australie, Brunei, Japon, Malaisie, Monaco, Nouvelle-Zélande, Saint Marin, Singapour, Vatican
 
  Transmet la confirmation du dépôt de la demande de visa à la DIRH qui fait suivre le dossier complet à l'OCPM.
  • Est averti-e par le consulat/ambassade que l'autorisation d'entrer en Suisse a été délivrée / reçoit  l'autorisation d'entrer en Suisse via la DIRH et son interlocuteur/trice dans l'entité
  • Dès son arrivée à Genève, prend rendez-vous en ligne avec l'OCPM  sur la base des informations qui lui auront été communiquées dans le courrier informatif envoyé par l’OCPM à sa hiérarchie (ne pas se rendre à l’OCPM sans rendez-vous), ceci afin de finaliser son dossier (récolte de ses données biométriques),  payer les émoluments de l’OCPM et communiquer le cas échéant son adresse réelle à Genève si cela n’a pas déjà été fait au préalable.
  • Transmet la confirmation de l'annonce de l'arrivée à son interlocuteur/trice de l'entité préparant l'engagement
Transmet au/à la candidat-e le courrier OCPM reçu de la DIRH concernant la prise de rendez-vous à l’OCPM pour l’établissement de son permis biométrique
  Transmet la confirmation de l'annonce de l'arrivée à la DIRH, qui établit le contrat.

L'OCPM envoie le permis (carte de séjour biométrique) en recommandé à l'adresse à Genève indiquée sur le formulaire.

Si la personne est en provenance d’un autre canton, il est nécessaire d’ajouter une copie de l’attestation de départ du canton de provenance.

Regroupement familial

En cas de regroupement familial (possible pour le/la conjointe/partenaire enregistré-e et les enfants de moins de 18 ans), la DIRH transmet le dossier du/de la candidat-e ainsi qu'un dossier pour chacun des membres de la famille (formulaire M + justificatifs).

Les conditions pour l'octroi du regroupement familial par l'OCPM sont, entre autres, un logement convenable (nombre de pièces du logement = nombre de personnes + 1) et une preuve de moyens de subsistance suffisants pour toute la famille (voir les barèmes sur le verso du formulaire O)

Les documents suivants sont à joindre au dossier du/de la futur-e collaborateur/trice :

  • Un exemplaire du formulaire M pour chaque membre de la famille dûment complété, daté et signé
  • Copie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité
  • Copie de l'acte de mariage pour les conjoints (avec traduction officielle)
  • Copie de l'acte de naissance pour les enfants (avec traduction officielle)
  • Justificatif de l'autorité parentale si les enfants viennent avec un seul parent
Attention : le/la candidat-e doit annoncer son arrivée à l'OCPM avant de commencer à travailler

Renouveler le permis

Le formulaire E, daté et signé, doit être accompagné des documents suivants :

  • Photocopie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité
  • Copie de la carte d'étudiant

Domicile dans un autre canton

Un dossier complet de demande d'autorisation selon les indications ci-dessus est à transmettre à la DIRH. Cocher "assentiment" sur le formulaire E.

En parallèle, le/la candidate doit déposer personnellement une demande auprès des autorités compétentes de son canton de résidence.

Les collaborateurs/trices ressortissant-es de pays non-UE/AELE ne peuvent pas prendre résidence en dehors de la Suisse.

Exception : les personnes déjà résidentes en zone frontalière proche depuis plus de 6 mois, avec une autorisation de résidence permanente.

Le formulaire F, daté et signé, doit être accompagné des documents suivants :

  • Photocopie couleur d'une pièce d'identité en cours de validité
  • 1 photo format passeport (avec nom et prénom au verso)
  • Justificatif officiel de domicile en France voisine délivré par la Mairie attestant d'un séjour de plus de 6 mois dans la commune
  • Copie du titre de séjour étranger à caractère durable
  • Copie de l'acte d'état civil
  • CV actualisé et liste abrégée des publications
  • Copie des diplômes et certificats de travail
  • Copie du contrat de travail signé par les deux parties (pièce qui sera déposée par la DIRH)
  • Exposé des motifs avec les informations suivantes :
    • Bref descriptif de la structure, nom et fonction du-de la responsable hiérarchique
    • Nom complet du-de la candidat-e, nationalité du-de la candidat-e
    • Descriptif du projet 'un-e non-spécialiste doit pouvoir comprendre le contenu et l'importance du projet et son financement - la tripartite est composée de représentant-e-s patronaux, syndicalistes et fonctionnaires)
    • Durée du projet (même si le contrat est pour une durée inférieure)
    • Compétences requises pour le poste
    • Justifications professionnelles du choix du-de la candidat-e
    • Annoncer le poste vacant au niveau local auprès de l'Office cantonale de l'emploi et joindre les preuves de recherches effectuées sur le marché du travail local et européen/international (mentionner les journaux, revues, sites internet dans lesquels l'annonce a été publiée)

 

 


Version Objet de la modification Date de publication
17

Suppression de la démarche de demande de visa D pour les ressortissant-es extra-européen-nes résidant déjà en UE/AELE.

18.10.2022
16 Modification des documents à fournir 28.07.2022
15 Modification des documents à fournir : preuve de paiement des émoluments plus nécessaire. Suppression des dossiers spécifiques pour les croates. 07.04.2022
14 Précision quant au format papier pour le Domicile en zone frontalière 05.05.2021
13 Correction de formulation et de l'écriture inclusive et épicène 22.09.2020
12 Modification du paragraphe "remarque" sous Ressortissant-e-s de l'UE/AELE 21.10.2019
11 Ajout de précisions concernant l'adresse à indiquer sur le formulaire de demande de permis 15.04.2019
10 Précisions (CV actualisé, contrat signé par l'employeur) 13.11.2018
9 Refonte de la procédure selon modifications des formulaires de l'OCPM 05.12.2017
8 Suppression des chercheur-se-s Sciex 22.06.2017
7 Ajustements pour les candidats résidant dans un pays tiers 23.09.2015
6 Refonte du document 21.08.2014
5 Suppression des doctorants et attachés de recherche suite à la révision de la R-Pers 2013 10.04.2013
4 Suppression des maître-assistant-e-s 05.11.2012
3 Modification du taux d'activité maximum pour les ARE 12.09.2012
2 Regroupement UE17 et UE8, ajustement des informations sur les stagiaires 26.01.2012
1 Changement de système. Fait suite et remplace : Pr 10-52-03 : Autorisations de séjour/travail : assistants doctorants, post-doctorants, attachés de recherche, maître-assistants, auxiliaires de recherche, boursiers et stagiaires académiques 26.04.2010
Vérificateur/trice Vittoria Romano (Responsable RH)
Approbateur/trice Aude Thorel (Directrice RH)

Dernières modifications : 18/10/2022