Organiser un déménagement

  • Réf. 0199
  • Date de publication : 28/08/2018

Organiser un déménagement

Lors d'une réorganisation, le/la responsable de l'unité concernée par un déménagement adresse sa demande au service de la logistique via le formulaire Demande de déménagement / mobilier / déchetterie.

Principes

Afin de pouvoir organiser votre déménagement de la manière la plus optimale, quelques informations sont nécessaires. Dès réception de toutes ces informations l'un/e de nos spécialistes prendra en charge votre demande.

Une fois toute ces informations fournies, l'agent-e d'équipement prendra contact avec vous afin de coordonner une visite. Lors de cette visite il déterminera le volume, estimera le coût du déménagement et vérifiera la prise en charge du financement du déménagement.

En fonction de l'importance du déménagement, le service de la logistique établira un plan d'aménagement avec l'aide du dessinateur du service des bâtiments et le propose pour approbation au demandeur.

Lorsque le coût évalué est supérieur à 10'000.-CHF, il établit un cahier des charges et effectue un appel d'offre sur invitation. Sur la base des offres et devis reçus des entreprises, il choisit une entreprise qui propose les meilleures prestations au niveau de la qualité, du coût et en informe les parties concernées.

A savoir que si le montant estimé dépasse 250'000.-CHF, une procédure ouverte de minimum 75 jours sera nécessaire pour avoir les services d'une entreprise de déménagement.

En collaboration avec l'entreprise de déménagement, il établit un planning en tenant compte des dates données par le demandeur et des délais prévisibles de l'entreprise de déménagement et le confirme au demandeur.

Il organise la mise à disposition des cartons, bacs plastiques et palettes, confirme la date, l'heure et le lieu et informe les personnes concernées des différentes dates.

Durant le déménagement, l'agent-e d'équipement,  avec le/la répondant-e,  assure son bon déroulement et contrôle l'aménagement et/ou déménagement, ainsi que le respect du planning.

L'agent-e d'équipement en charge du déménagement établira une commande, soit sur le compte du service de la logistique, soit sur le compte du demandeur, cela dépendra de la nature et du type de déménagement.


Version Objet de la modification Date de publication
9 Contrôlé à jour - oct 2019
Nouveau formulaire de demande
28.08.2018
8 Modification de l'adresse générique 23.09.2016
7 Modification de la procédure
Suppression des adresses mails des agents d'équipements, remplacement par une adresse mail générique
Ajout du formulaire " Demande de déménagement"
19.02.2016
6 Suppression de l'adresse générique demenagement(at)unige.ch et l'ajout des adresses des agents d'équipements 25.11.2015
5 Modification du nom é la ligne : A participé à la rédaction 16.11.2015
4 2.12.2014 : modification mineure hors processus de révision (dans la check list)
Document contrôlé à jour en avril 2014
Document contrôlé à jour en février 2013
Ajout de la partie STEPS dans le fichier "Check-list pour les déménagements et rocades"
19.05.2011
3 Modification du fichier "Check-list pour les déménagements et rocades" 17.05.2011
2 Ajout du fichier "Check-list pour les déménagements et rocades" 13.05.2011
1 Changement de système. Fait suite et remplace : P 10-62-01 : Déménagement 29.03.2010
Vérificateur/trice Sara Carmignani (Cheffe de service)
Approbateur/trice Marco Girani (Directeur de la DIBAT)

Dernières modifications : 15/11/2021