Les prestations facturées à l'Université par ses employé-e-s s'inscrivent dans le cadre d'un contrat de droit privé (ex. mandats, contrats d'entreprise) autre qu'un contrat de travail.

L'employé-e s'oblige, dans les termes contractuellement convenus, à gérer l'affaire dont il s'est chargée, à rendre les services qu'il a promis ou à exécuter un ouvrage.

Sauf mention spécifique, cette directive s'applique au corps enseignant ainsi qu'au personnel administratif et technique dénommés "employé-e".

Tout contrat conclu par l'Université avec un de ses employé-e-s doit préciser clairement :

• la prestation attendue ;
• l'éventuel livrable (ex. rapport, expertise) ;
• le délai de réalisation ;
• le montant des honoraires.

Toute modification importante, intervenant dans l'exercice de la prestation, doit être formalisée par un avenant au contrat.

1. Principes

La réalisation de la prestation par l'employé-e doit :

• concerner des activités ne faisant pas partie de son cahier des charges ;
• ne pas porter préjudice à l'accomplissement de ses devoirs ;
• être compatible avec sa fonction universitaire ainsi qu'avec les règles d'éthique et de déontologie de l'Université.
   

2. Temps consacré à la prestation

En principe, la prestation est confiée à un-e employé-e à temps partiel, exceptionnellement à un-e employé-e à temps complet.

Dans tous les cas, le taux d'activité cumulé entre la fonction universitaire,

• d'éventuelles activités accessoires ou extérieures pour le corps enseignant ^(*)
• d'éventuelles autres activités rémunérées pour le personnel administratif et technique

et l'exécution de la prestation ne peut être supérieur à 120% d'un temps plein sur une moyenne annuelle.

^{(*) pour le surplus, se référer à la directive 0186 - Activités accessoires des membres du corps enseignant}
 

3. Annonce

La conclusion d'un contrat entre l'Université et l'un-e de ses employé-e-s concernant la réalisation d'une prestation doit être préalablement annoncée, par voie hiérarchique, au Décanat et au Rectorat et, dans les cas prévus sous chiffre 4, dûment autorisée.

L'annonce doit comporter les éléments suivants :

• description de la prestation dont la réalisation est envisagée ;
• date(s) à laquelle (auxquelles) l'activité sera exercée ;
• taux d'activité ;
• mention des absences éventuelles ;
• mention d'une éventuelle utilisation des ressources de l'Université.

4. Autorisation

Membres du corps enseignant

4.1. Personnel à temps partiel

Au-delà d'un taux d'activité cumulé de 100%, la réalisation d'une prestation occasionnelle ou régulière est soumise à l'autorisation préalable du Rectorat, sur préavis favorable du supérieur hiérarchique direct et du Décanat.

4.2. Personnel à temps complet

La réalisation d'une prestation occasionnelle est soumise à l'autorisation préalable du doyen sur préavis favorable du supérieur hiérarchique direct. Les doyens remettent une synthèse des autorisations délivrées au Rectorat à la fin de chaque année académique. Les autorisations doivent être versées dans le dossier administratif des intéressés.

La réalisation d'une prestation régulière est soumise à l'autorisation préalable du Rectorat ou de toute personne désignée par lui, sur préavis favorable du supérieur hiérarchique direct et du Décanat.

4.3. Les personnes en charge de délivrer le préavis et/ou l'autorisation s'assurent de la conformité de la prestation envisagée avec les dispositions de la présente directive.

L'autorisation porte le cas échéant la mention des ressources de l'Université qui peuvent être utilisées et fixe les modalités de leur prise en compte dans la facturation de la prestation.

Membres du personnel administratif et technique

4.4. La réalisation d'une prestation occasionnelle ou régulière au-delà d'un taux d'activité de 100% (cumulé ou non) est soumise à l'autorisation du Rectorat, sur préavis favorable du supérieur hiérarchique direct et du Décanat ou du directeur de division. Les autorisations doivent être versées dans le dossier administratif des intéressés.

4.5. Les personnes en charge de délivrer le préavis et/ou l'autorisation s'assurent de la conformité de la prestation envisagée avec les dispositions de la présente directive.

L'autorisation porte le cas échéant la mention des ressources de l'Université qui peuvent être utilisées et fixe les modalités de leur prise en compte dans la facturation de la prestation.

5. Informations complémentaires

Le Rectorat peut en tout temps exiger des informations complémentaires concernant les prestations réalisées pour l'Université.

La facture de la prestation peut être traitée :

• par un versement à l'employé-e
  Important : toute prestation d'une personne ne possédant pas le statut d'indépendant doit être facturée à l'Université par l'intermédiaire d'une formule de paiement temporaire afin que les charges sociales y relatives puissent être calculées. La copie de l'autorisation préalable de la prestation doit être jointe à la formule de paiement temporaire.
  Pour plus de précisions, se référer à la procédure 0081 - Traiter des factures d’honoraires de personnes indépendantes
   
• par un versement en faveur d'une subdivision de l'Université.
  L'employé-e peut décider que la rémunération de sa prestation soit directement versée au profit d'une subdivision de l'Université. Pour les modalités pratiques, s'adresser à la division des Finances.