Élaboration du budget de l'Université de Genève
- Réf. 0219
- Date de première publication : 18/08/2016
Le processus d’élaboration du budget de l’Université s’inscrit dans le cadre de la Loi sur l’Université entrée en vigueur le 17 mars 2009, du règlement sur les finances de l’Université du 1er juin 2011, du règlement sur l'établissement des états financiers du 12 décembre 2012, ainsi que de la convention d’objectifs entre l’État et l’Université.
La procédure budgétaire couvre les activités financées dans le cadre des fonds « État », c’est-à-dire les budgets de fonctionnement et d’investissement. En revanche, elle exclut celles financées par le Fonds national suisse de la recherche scientifique et les autres fonds de tiers.
La présente procédure décrit les démarches à entreprendre et les étapes à respecter conduisant à arrêter le budget de l’Université de Genève. Celles-ci ont principalement trait à l’élaboration du budget de fonctionnement (enveloppe « État » globale), sa répartition par subdivision (facultés, centres interfacultaires et administration centrale), ainsi qu’à la répartition du budget d’investissement par subdivision.
De ce fait, le processus budgétaire doit respecter le calendrier, les procédures et les directives fixées par l’État. Trois dates-clés sont à retenir. La première est la date de dépôt légal du projet de budget de l’État (15 septembre au plus tard) qui détermine en conséquence la date de remise du projet de budget de l’Université de Genève (enveloppe « État »). La seconde est la date de vote du budget de l’État par le Grand Conseil, en principe vers le 20 décembre, qui détermine avec certitude le montant de l’indemnité cantonale en faveur de l’Université, incluant notamment la tranche annuelle de la Convention d’objectifs, ainsi que la part des mécanismes salariaux et de l’indexation financée par l’État. La dernière est la transmission au Conseil d'État d'un plan financier quadriennal de fonctionnement, d'investissement, et de trésorerie, au plus tard le 31 décembre.
Cette procédure s’adresse à tous les responsables d’un centre financier, en particulier au Rectorat, aux doyens, aux présidents de section, aux directeurs de département, aux responsables de centres interfacultaires, les administrateurs ainsi qu’aux chefs de division.
1.1. L'élaboration du projet de budget de l'Université
| Tâches | Période |
|---|---|
| DIP : Envoi des consignes budgétaires arrêtées par le Conseil d’État (application des mécanismes salariaux, indexation, taux de croissance de la subvention cantonale, etc.) au directeur financier de l’Université. | Début mai année N |
| Rédaction des directives budgétaires par la DIFIN. Validation par le Rectorat (vice-recteur en charge des finances). En principe, la politique budgétaire vise l’équilibre du budget de fonctionnement de l’Université. | Début mai année N |
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Préparation des tableaux à compléter « fiches budgétaires » par la DIFIN. Les informations suivantes sont à fournir :
Les « fiches budgétaires » renseignent le Rectorat sur les besoins d’une subdivision qui ne peuvent être assumés par des réallocations internes, ainsi que les disponibilités budgétaires qui peuvent être temporairement ou définitivement réallouées dans l’institution. Elles offrent un état des besoins globaux d’une subdivision (UPER). Les « fiches budgétaires » donnent ainsi des indications utiles non seulement à l’établissement du projet de budget de l’année N+1 mais aussi à la mise à jour du plan financier quadriennal « coulissant » (années N+1 à N+4) |
Début mai année N |
| Envoi des consignes et des « fiches budgétaires » aux facultés, aux centres interfacultaires et à l’administration centrale. | Mi-mai année N |
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Délai de retour à la DIFIN des « fiches budgétaires » validées. Les « fiches budgétaires » doivent faire l’objet d’une validation par la hiérarchie de la subdivision (doyens pour les facultés, directeurs de centres interfacultaires, Recteur et vice-recteurs pour l’administration centrale). La validation a pour objectif de garantir que toutes les réallocations et arbitrages internes à la subdivision ont été effectués. Détermination de l'objectif de non dépenses et répartition par structure. |
Mi-juin année N |
|
Consolidation et analyse des « fiches budgétaires » par la DIFIN. Envoi au Rectorat de la synthèse des « fiches budgétaires », des « fiches budgétaires » individuelles, ainsi que des propositions d’arbitrages budgétaires. Évaluation du coût des mécanismes salariaux sur la base des décisions du Conseil d’État et des principaux revenus de l’Université (indemnité cantonale, subvention fédérale de base, AIU et taxes universitaires) par la DIFIN. Remise au Rectorat du projet de budget de l’année N+1 (version 1), ainsi que du plan financier quadriennal. |
Première quinzaine de juillet année N |
| Décisions du Rectorat relatives aux arbitrages budgétaires. | Mi-août année N |
|
Finalisation par la DIFIN du projet de budget de l’année N+1 et rédaction du projet d’exposé des motifs. Adoption formelle par le Rectorat dans sa séance hebdomadaire. Communication des décisions du Rectorat aux facultés, aux centres interfacultaires et à l'administration centrale. |
Mi-septembre année N |
1.2. Informations à fournir au DIP dans le cadre de l'élaboration budgétaire [1]
| Tâches | Période |
|---|---|
| Communication au DIP de l’exposé des motifs du budget par programme, ainsi que des objectifs, indicateurs et valeurs-cibles du budget par programme et par prestation. | Fin juin année N |
| Communication au DIP relative au nombre de « postes » EPT prévu au budget de l’Université. | Fin juillet année N |
| Communication au DIP et au DF du plan financier quadriennal (fonctionnement, investissement et trésorerie) |
Fin décembre
année N
|
| Communication au DIP du projet de budget de l'Université, remise de la brochure incluant un exposé des motifs. | Mi-septembre année N |
| Envoi de la brochure du budget de l'Université incluant la répartition par faculté. |
Fin février année N+1
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1.3. Examen du projet de l'Université par le Grand Conseil
| Tâches | Période |
|---|---|
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Audition du recteur, du vice-recteur en charge des finances et du directeur financier de l’Université par les deux commissaires délégués par la Commission des finances du Grand Conseil. Préparation des réponses aux questions transversales posées par la Commission des finances du Grand Conseil. Envoi au DIP en tant que département rapporteur. Préparation des réponses aux questions spécifiques posées par les deux commissaires délégués par la Commission des finances du Grand Conseil. |
Deuxième moitié du mois de septembre année N |
| Audition du recteur, du vice-recteur en charge des finances et du directeur financier par la Commission plénière des finances du Grand Conseil. | Mi-octobre année N |
| Vote du budget de l’État par le Grand Conseil. | Deuxième moitié du mois de décembre année N |
1.4. Préparation du projet de budget de l'Université par subdivision
| Tâches | Période |
|---|---|
|
Délai d’annonce pour les modifications de structure. Mise en place du groupe de coordination par la DIFIN facilitant la mise en œuvre des modifications de structure. Coordination assurée par la DIFIN. |
Fin août année N |
|
Préparation des tableaux permettant de ventiler de manière exacte, dans les subdivisions et sur les lignes budgétaires, l’objectif des non dépenses, les arbitrages budgétaires du Rectorat, les mesures concrètes du programme d'économies, ainsi que les demandes de rocades intra-facultaires et interfacultaires. Ces ventilations doivent être motivées par la pertinence des allocations budgétaires par rapport aux comptes et aux projections budgétaires, par des besoins de réallocations de ressources internes de la subdivision et/ou par d’éventuelles modifications de structures. À ce stade, l’objectif est de construire le budget de chacune des composantes d’une subdivision à partir des enveloppes globales allouées à chaque UPER issues des arbitrages du Rectorat. |
Mi-septembre année N |
| Envoi des tableaux aux facultés, aux centres interfacultaires et à l’administration centrale, ainsi que des consignes de travail par la DIFIN. | Mi-septembre année N |
| Délai de retour à la DIFIN des tableaux de ventilation par subdivision. | Mi-novembre année N |
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Délai de saisie dans l’application Budget de tous les éléments recueillis auprès des facultés, des centres interfacultaires et de l’administration centrale. Finalisation des travaux liés aux modifications de structures décidées par les subdivisions. Création de nouvelles lignes budgétaires selon les besoins. Finalisation par la DIFIN du plan financier quadriennal des années N+1 à N+4. |
Fin décembre année N |
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Intégration par la DIFIN des mécanismes salariaux (annuités et indexation) et des derniers ajustements en fonction du vote du budget de l’État par le Grand Conseil. Évaluation du coût "théorique" d'une annuité, ainsi que de celui de l'indexation. |
Mi-janvier année N+1 |
| Chargement du budget dans SAP. | Début février année N+1 |
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Chargement du budget dans Cognos. Démarrage du contrôle budgétaire. |
Mi-février année N+1 |
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Préparation, édition et envoi du budget de l’Université par subdivision. Rédaction de la brochure présentant les tableaux chiffrés, ainsi que les principales hypothèses retenues. Information formelle du Rectorat lors de sa séance hebdomadaire. |
Fin février année N+1 |
La procédure décrit les étapes et les responsabilités conduisant, d’une part, au dépôt des projets de loi d’investissement ouvrant, soit un crédit de renouvellement, soit un crédit d’ouvrage, et, d’autre part, à la ventilation annuelle par subdivision des crédits de renouvellement ou d’ouvrage.
La procédure ne couvre pas la budgétisation des acquisitions de biens d’investissement financés par le Fonds national suisse de la recherche scientifique ou par d’autres fonds institutionnels.
2.1. Préparation des projets de loi d'investissement et élaboration des budgets annuels
2.1.1 Crédit de renouvellement
Le crédit de renouvellement est un crédit d’investissement qui a pour but d’allouer à l’Université les moyens nécessaires au renouvellement de son équipement (parc informatique et audio-visuel, appareils scientifiques, mobilier). Il est pluriannuel. Les tranches annuelles sont indicatives à condition de respecter l’enveloppe globale. Le Conseil d'État propose le montant de l'enveloppe pluriannuelle sans prendre en considération les besoins de renouvellement de l'Université.
Le Conseil d'État soumet le projet de loi au Grand Conseil au plus tard le 15 septembre. Après examen par la Commission des finances du Grand Conseil, le vote intervient en principe dans la session parlementaire consacrée à l'examen du projet de budget de l'État.
Sur la base des besoins planifiés de renouvellement des équipements, en fonction des contraintes budgétaires définies par le Conseil d'État et, la DIFIN propose la répartition de l'enveloppe par catégorie de biens, ainsi que les prévisions des subventions fédérales d’investissement. Dans le cadre d’une décision prise lors d’une séance hebdomadaire, le Rectorat arrête le budget d'investissement de renouvellement par structure.
2.1.2 Crédit d’Ouvrage
Lorsque la demande d’investissement concerne l’acquisition ou la construction d’actifs nouveaux, un projet de loi ouvrant un crédit d’ouvrage doit être rédigé. L’évaluation des besoins de l’Université et la rédaction de l’exposé sont réalisées par le domaine métier concerné par la dépense. La DIFIN est à disposition pour concevoir le montage financier, ainsi que les évaluations budgétaires. Dans le cadre d’une décision prise lors d’une séance hebdomadaire, le Rectorat valide les besoins, ainsi que le projet de loi.
Un projet de loi ouvrant un crédit d’ouvrage contient le dispositif juridique (montant total, conditions et durée), un exposé des motifs, un plan financier avec des tranches annuelles indicatives pour la gestion de la trésorerie.
Le projet de loi est communiqué au DIP pour prise de position et ensuite examiné par deux commissions qui se répartissent la responsabilité des préavis techniques et financiers :
-
La Commission de gestion du portefeuille des projets (CGPP) lorsque l’objet du crédit d’ouvrage est un investissement informatique.
- La Commission de présélection des projets d’investissement (COPIN) pour les autres investissements.
Sur la base des préavis des commissions concernées, le Conseil d’État effectue ses arbitrages budgétaires et le cas échéant adopte le projet de loi.
Le Conseil d’État dépose le projet de loi au Grand Conseil. Les Commissions spécialisées examinent le projet de loi. Le Grand Conseil vote le projet de loi. Le délai référendaire de quarante jours court à partir de la publication dans la FAO.
2.2 Répartition du budget annuel d'investissement par subdisivion
| Tâches | Période |
|---|---|
| En partant des instructions du Rectorat, de la liste des biens inventoriés, de leurs durées de vie, et du montant de la tranche allouée N+1, la DIFIN calcule les enveloppes forfaitaires par subdivision. | Octobre année N |
| Validation formelle du Rectorat lors de sa séance hebdomadaire du budget d'investissement N+1 et de sa répartition par subdivision. | Fin octobre année N |
| Envoi du tableau de répartition du budget d'investissement N+1 par subdivision, ainsi que les consignes budgétaires aux facultés, aux centres interfacultaires et à l'administration centrale. | Novembre année N |
| DIFIN : Calcul des reports budgétaires en faveur de chacune des structures sur la base des commandes réalisées jusqu'au 30 novembre de l'année N et des factures à payer dans l'année N+1 pour des biens livrés au cours de l'année N. Le solde disponible au 31.12 de l'année N diminué des reports budgétaires est mutualisé et inclus dans le budget de l'année N+1. | Début janvier année N+1 |
| Décision formelle du Rectorat lors de sa séance hebdomadaire. | Mi-janvier année N+1 |
| Communication de la décision formelle du Rectorat du budget d'investissements N+1 et du report budgétaire par subdivision aux facultés, aux centres interfacultaires et à l'administration centrale. | Fin janvier année N+1 |
| Chargement du budget d'investissement par subdivision dans SAP et démarrage du contrôle budgétaire. | Fin janvier année N+1 |
2.3 Informations à fournir au DIP dans le cadre de l'élaboration du projet de budget d'investissement de l'Etat
| Tâches | Période |
|---|---|
| Mise à jour du Plan Décanal des Investissements (PDI) des années N à N+9. La mise à jour est réalisée par la DIFIN en collaboration avec la DIBAT et la DISTIC. Elle permet, d’une part, de planifier les tranches annuelles du crédit de renouvellement et des crédits d’ouvrage pour la gestion de la trésorerie et, d’autre part, d’évaluer les projections à long terme des besoins. |
1er trimestre
année N |
| Version | Objet de la modification | Date de publication |
|---|---|---|
| 5 | Document contrôlé à jour en juillet 2021 Document contrôlé à jour en février 2020 Réorganisation du tableau de répartition du budget annuel d'investissement par subdivision et correction mineure de l'appellation du crédit de renouvellement |
17.08.2016 |
| 4 | Document contrôlé, à jour en août 2014 Intégration du plan financier quadriennal compte tenu de la modification du règlement sur l'établissement des états financiers le 12 décembre 2012 |
28.08.2013 |
| 3 | Adaptation des délais pour l'élaboration du projet de budget de l'Université | 12.01.2012 |
| 2 | Révision complète de la procédure avec le changement de système | 28.06.2011 |
| 1 | Changement de système. Fait suite et remplace : P 10-71-01 : Élaboration du budget de L'université de Genève | 27.10.2008 |
| Vérificateur/trice | Julia Lambert (Responsable du service du budget) |
| Approbateur/trice | Raphaël Ferrillo (Directeur de la DIFIN) |