• La facturation de biens ou de prestations, fournis par un service de l’Université à un autre se fait par facture interne électronique.
• Les factures internes électroniques sont effectuées grâce à une application Web mise à disposition des ateliers et services de l’Université.
• Les budgets des crédits de programmes ou d’ouvrage (crédits d’investissement et Projets de Loi) ne peuvent en aucun cas être utilisés pour payer une facture interne.
• Aucune facture ne peut être émise pour des biens déjà immobilisés quelque soit leur motif de financement.

Lorsqu’un service de l’Université a besoin d’acheter un bien ou une prestation à un autre service, il peut :

• Passer une commande par téléphone, auquel cas le prestataire enregistre la commande sur un bulletin de commande interne,
• Passer la commande par messagerie électronique.
• Pour toute commande, le service BÉNÉFICIAIRE doit fournir les informations comptables suivantes :
  • code d’imputation,
  • et/ou numéro de fonds, centre financier et titulaire.
• Le code d’imputation étant une donnée sensible et confidentielle, chaque titulaire de fonds veillera à prendre les dispositions nécessaires dans son entité afin d’en contrôler l’usage.

Sur demande du bénéficiaire, le prestataire peut éditer une facture provisoire et la transmettre ensuite par courrier électronique pour contrôle et validation.

Sans nouvelles du bénéficiaire et une dizaine de jours après la livraison, le prestataire établit une facture électronique comptabilisée sur le fonds spécifié au moment de la commande (code d’imputation interne).

 L'écriture comptable pour les prestations internes est de type : 391xxxx / 491xxxx.

• En cas d’erreur d’imputation de fonds et/ou de centre financier, le bénéficiaire s’adresse directement au prestataire de service (dont les coordonnées téléphoniques sont mentionnées sur la facture) et NON PAS à la comptabilité.
• Il en est de même, en cas de non-conformité de la livraison.