Uniliste est un outil de communication interne qui permet l'envoi de courriers électroniques à des groupes ciblés de la communauté universitaire.
 

Utilisateurs/trices
Uniliste peut être utilisé exclusivement par ou pour le compte de

• L'Université de Genève, ses organes et structures
• Les associations étudiantes reconnues ou enregistrées par le Rectorat
• Les associations représentatives du personnel et les syndicats, selon les modalités légales
   

Information qui peut être envoyée

• La politique universitaire
• La communication interne (événements internes, services à la communauté, consignes de sécurité, etc.)
• Les annonces d'événements publics institutionnels exceptionnels organisés par l’UNIGE
• Les activités des assocations étudiantes reconnues ou enregistrées par le Rectorat (les annonces des événements qu'elles organisent sont regroupées dans la newsletter "l'agenda des associations")
• Les communications ou campagnes officielles à la demande de l'Etat

Information qui ne doit pas être envoyée

• Les annonces des événements publics. Celles-ci sont effectuées avec les autres outils de communication existants: Agenda des événements, Agenda des associations, Journal de l'UNIGE, Campus, site web, Portail UNIGE, médias sociaux, réseau d'affichage, écrans d'information.
• Toute recherche de volontaires dans le cadre de travaux de recherche (enquêtes en ligne, entretiens, etc.).
• Toute annonce à des fins publicitaires ou commerciales.
• Toute information à caractère politique ou religieux.
• Toute annonce personnelle du type petite annonce.
   

Information qui peut être filtrée
Une option est offerte aux destinataires pour qu'elles/ils ne soient pas exposé-es aux messages suivants qui pourront être directement redirigés vers le dossier "courrier indésirable":

• Messages émanant des associations représentatives du personnel et des syndicats
• Newsletters à contenu généraliste de l'UNIGE (Journal de l'UNIGE, Agenda des associations)
• Messages impliquant des activités en mixité choisie

Les messages concernés sont suivis de la mention suivante : "Si vous ne désirez plus recevoir des messages traitant de [thématique concernée], vous pouvez configurer votre client messagerie afin que les messages portant le tag [thématique concernée] soient automatiquement déplacés dans le dossier "Courrier indésirable". Ils comportent un lien vers le tutoriel pour faciliter le déplacement automatique des messages non désirés.

Envoi pour le compte d'un tiers
Les messages n'émanant pas des organes ou structures de l'Université (associations étudiantes, syndicats,...) sont accompagnés de la mention : "Ce message est transmis à la demande de l'émetteur/trice. Il n'engage pas l'Université de Genève et ne reflète pas ses positions. Ce droit d'envoi est conféré à l'émetteur/trice par le cadre légal et réglementaire de l'UNIGE".

Envoi demandé par les membres de la communauté universitaire ou par les associations reconnues ou enregistrées par le Rectorat

 

Envoi destiné aux	Première décision	En cas de doutes ou litiges	Responsable de la création de la liste d'envoi
Membres de toute la communauté universitaire
Corps professoral	Directeur/trice du Service de communication	Recteur/trice	Service de communication
Collaborateurs/trices de l'enseignement et de la recherche
Personnel administratif et technique (PAT)
Étudiant-es
Membres d’une seule faculté
Corps professoral	Administrateur/trice	Doyen-ne	Correspondant-e informatique
Collaborateurs/trices de l'enseignement et de la recherche
Personnel administratif et technique (PAT)
Étudiant-es
Membres de plusieurs facultés
Corps professoral	Directeur/trice du Service de communication	Recteur/trice	Service de communication
Collaborateurs/trices de l'enseignement et de la recherche
Personnel administratif et technique (PAT)
Étudiant-es

Promotion des nouvelles filières d'enseignement, masters, etc.
Pour l'envoi d'un message concernant une nouvelle filière d'enseignement, la promotion d'un master, etc. destiné aux étudiant-es de plusieurs facultés, la demande doit être adressée à l'ensemble des administrateurs/trices des facultés concernées. L'envoi se fait ensuite par les correspondant-es informatiques des facultés concernées.

Enquêtes menées auprès de la communauté universitaire
Seuls les membres des UPER/UER, des services centraux de l'UNIGE et les associations reconnues ou enregistrées par le Rectorat peuvent recourir à uniliste pour mener des enquêtes qui doivent satisfaire aux critères suivants :

• Thématique en lien direct avec l'institution et/ou sa communauté
• Méthodologie robuste, le Bureau de l'information statistique se tient à disposition pour tout conseil/renseignement.
• Conformité des outils numériques choisis avec la politique institutionnelle (utilisation de Limesurvey recommandée)
• Traitement des données personnelles conforme aux textes en vigueur (LIPAD/RIPAD)

Aucune relance n'est effectuée.

Toutes les informations utiles sont regroupées sur le site du Bureau de l'information statistique/Nos prestations

L’utilisation d’Uniliste pour des envois ciblés, aux collaborateurs/trices d’une structure plus petite que la faculté, n’est pas concernée par cette directive. Les demandes sont gérées directement par les correspondant-es informatiques de la faculté concernée. En cas de doutes, ils/elles se réfèrent à l’administrateur/trice ou au/à la doyen-ne de la faculté.

• Les structures qui effectuent les envois ont une responsabilité limitée à la forme des messages.
• Le Service de communication répond à toutes les questions relatives à l’utilisation de cet outil d’information.
• Le Centre d'appel des demandes (CAD) s’occupe des questions techniques.
• Les correspondant-es informatiques s’occupent des envois au sein de leur faculté.

Une demande écrite doit :

• être adressée à la structure responsable concernée (généralement le/la correspondant-e informatique de la faculté visée ou le Service de communication pour les envois à toute la communauté)
• parvenir une semaine au moins avant la date de l’envoi
• contenir :

1. Le public visé (Collaborateurs/trices: structure; fonction; secteur géographique; genre / étudiant-es; structure; certification; année de formation; formation)
2. L’adresse e-mail de l’expéditeur/trice
3. L'adresse e-mail du/de la destinataire des réponses, si elle est différente de celle de l'expéditeur/trice (comme par exemple le secrétariat ou une adresse générique)
4. Le texte qui sera envoyé (à titre informatif)