Utiliser Uniliste

  • Réf. 0088
  • Date de publication : 14/06/2022

Périmètre

Uniliste est un outil de communication interne qui permet l'envoi de courriers électroniques à des groupes ciblés de la communauté universitaire.


Information qui peut être envoyée

  • La politique universitaire
  • La communication interne (événements internes, activités des associations, services à la communauté, consignes de sécurité, etc.)
  • Les annonces d'événements exceptionnels organisés par l’institution


Information qui ne doit pas être envoyée

  • Les annonces des événements organisés par l’institution. Celles-ci sont effectuées avec les autres outils de communication existants: Agenda des événements, Journal de l'UNIGE, Campus, site web, Portail UNIGE, médias sociaux, réseau d'affichage, écrans d'information.
  • Toute information ou annonce extérieure à l’institution sauf s’il y a des arguments solides, notamment une grande implication de l’UNIGE. La règle est toutefois qu’Uniliste reste réservé à une utilisation interne.
  • Toute recherche de volontaires dans le cadre de travaux de recherche (enquêtes en ligne, entretiens, etc.).
  • Toute annonce à des fins publicitaires ou commerciales.
  • Toute information à caractère politique ou religieux.
  • Toute annonce personnelle du type petite annonce.

Procédé d'envoi

Envoi demandé par les membres de la communauté universitaire ou par les associations reconnues ou enregistrées par le Rectorat

 

Envoi destiné aux Première décision En cas de doutes ou litiges Responsable de la création
de la liste d'envoi
Membres de toute la communauté universitaire
Corps professoral Directeur du Service de communication Recteur-trice Service de communication
Collaborateurs-trices de l'enseignement et de la recherche 
Personnel administratif et technique (PAT)
Étudiant-e-s
Membres d’une seule faculté
Corps professoral Administrateur-trice Doyen-ne Correspondant-e informatique
Collaborateurs-trices de l'enseignement et de la recherche
Personnel administratif et technique (PAT)
Étudiant-e-s
Membres de plusieurs facultés
Corps professoral Directeur du Service de communication Recteur-trice Service de communication
Collaborateurs-trices de l'enseignement et de la recherche
Personnel administratif et technique (PAT)
Étudiant-e-s

Cas spéciaux

Promotion des nouvelles filières d'enseignement, masters, etc.
Pour l'envoi d'un message concernant une nouvelle filière d'enseignement, la promotion d'un master, etc. destiné aux étudiant-e-s de plusieurs facultés, la demande doit être adressée à l'ensemble des administrateur-trice-s des facultés concernées. L'envoi se fait ensuite par les correspondant-e-s informatiques des facultés concernées.

Enquêtes menées auprès de la communauté universitaire
Seuls les membres des UPER/UER, des services centraux de l'UNIGE et les associations reconnues ou enregistrées par le Rectorat peuvent recourir à uniliste pour mener des enquêtes qui doivent satisfaire aux critères suivants :

  • Thématique en lien direct avec l'institution et/ou sa communauté
  • Méthodologie robuste, le Bureau de l'information statistique se tient à disposition pour tout conseil/renseignement.
  • Conformité des outils numériques choisis avec la politique institutionnelle (utilisation de Limesurvey recommandée)
  • Traitement des données personnelles conforme aux textes en vigueur (LIPAD/RIPAD)

Aucune relance n'est effectuée.
Toutes les informations utiles sont regroupées sur le site du Bureau de l'information statistique/Nos prestations

Envoi spécifique

L’utilisation d’Uniliste pour des envois ciblés, aux collaborateurs d’une structure plus petite que la faculté, n’est pas concernée par cette directive. Les demandes sont gérées directement par les correspondant-e-s informatiques de la faculté concernée. En cas de doutes, ils-elles se réfèrent à l’administrateur-trice ou au doyen-ne de la faculté.

Les responsables d'Uniliste

  • Les structures qui effectuent les envois ont une responsabilité limitée à la forme des messages.
  • Le Service de communication répond à toutes les questions relatives à l’utilisation de cet outil d’information.
  • Le Centre d'appel des demandes (CAD) s’occupe des questions techniques.
  • Les correspondant-e-s informatiques s’occupent des envois au sein de leur faculté.

1. Faire valider le message à envoyer (administrateur-trice de la faculté ou du Service de communication selon le public-cible)

2. Demander la création d'une liste d'envoi

Une demande écrite doit :
  • être adressée à la structure responsable concernée (généralement le-la correspondant-e informatique de la faculté visée ou le Service de communication pour les envois à toute la communauté)
  • parvenir une semaine au moins avant la date de l’envoi
  • contenir :
  1. Le public visé (Collaborateur-trice-s: structure; fonction; secteur géographique; genre / Etudiant-e-s: structure; certification; année de formation; formation)
  2. L’adresse e-mail de l’expéditeur-trice
  3. L'adresse e-mail du destinataire des réponses, si elle est différente de celle de l'expéditeur-trice (comme par exemple le secrétariat ou une adresse générique)
  4. Le texte qui sera envoyé (à titre informatif)

3. Effectuer l'envoi

 

 


Version Objet de la modification Date de publication
9 Ajout d'un paragraphe dans les cas spéciaux (Enquêtes menées auprès de la communauté universitaire) 14.06.2022
8 Document contrôlé à jour en janvier 2021
màj
21.08.2019
7 màj 01.02.2018
6 rajout de la documentation 12.04.2017
5 révision suite à la mise en production du nouvel outil 10.05.2016
4 màj 24.10.2013
3 Document contrôlé à jour en décembre 2012
Mise à jour du périmètre (novembre 2011)
24.11.2011
2 Mise à jour en août 2011 02.09.2011
1 Document contrôlé à jour en mai 2011
Changement de système. Fait suite et remplace : D 20-22-01 : UniList
17.12.2009
Vérificateur/trice Marco Cattaneo (Directeur du service de communication)
Approbateur/trice Didier Raboud (Secrétaire général)

Dernières modifications : 14/06/2022