Loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD) : application à l’Université

  • Réf. 0160
  • Date de publication : 26/11/2012

La loi genevoise sur l'information du public et l'accès aux documents (A 2 08) du 5 octobre 2001 avait pour objectif de "rendre l'information sur l'activité des collectivités publiques genevoises plus transparente non seulement par une politique active d'information et de communication mais aussi par la reconnaissance d'un droit individuel d'accès aux documents".

Ce texte a fait l’objet d’une première révision, entrée en vigueur le 1er janvier 2009. Il consacre désormais un titre complet à la protection des données personnelles, abrogeant de ce fait la loi sur la protection des informations traitées automatiquement par ordinateur (LITAO), et prévoit l’instauration d’un préposé cantonal à la protection des données et à la transparence. Il est disponible sur le site de l’Etat de Genève, cliquer sur le lien suivant LIPAD. Depuis le 29 décembre 2011, il est complété par un règlement d’application (RIPAD – A 2 08.01).

Suite aux entrées en vigueur successives des nouvelles dispositions de la loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles LIPAD du 5 octobre 2001, de la nouvelle Loi sur l’Université (LU) du 13 juin 2008, puis du règlement d’application de la LIPAD du 21 décembre 2011, le Rectorat a donc adapté la directive d’application de la LIPAD.

1. Champ d'application

La LIPAD s'applique notamment aux établissements et corporations de droit public cantonaux et communaux, ainsi qu’à leurs administrations et aux commissions qui en dépendent. L'Université de Genève étant un établissement de droit public cantonal, la LIPAD lui est applicable.

2. Définitions

Dans le cadre de la présente directive, on entend par :

LIPAD : loi genevoise sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles (A 2 08).

Préposé-e cantonal-e : le/la préposé-e cantonal-e à la protection des données et à la transparence (art. 52 à 56 LIPAD). 

Commission cantonale consultative : commission cantonale consultative en matière de protection des données, de transparence et d’archives publiques (art. 58 et 59 LIPAD).

Responsable LIPAD : le/la responsable LIPAD de l’Université désignée par le Rectorat.

Instance : organe, instance ou commission de l’Université au sens de la Loi sur l’Université (LU) participant à son fonctionnement.

Responsable SSI : responsable de la sécurité du système d’information de l’Université.

Document : tout support d’information détenu par une institution contenant des renseignements relatifs à l’accomplissement d’une tâche publique, notamment les messages, rapports, études, procès-verbaux approuvés, statistiques, registres, correspondances, directives, prises de position, préavis ou décisions mais non les notes à usage personnel, brouillons, projets ou autres textes inachevés.

Données personnelles : toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable (nom, prénom, adresse, date de naissance, etc...).

Données personnelles sensibles : données personnelles sur les opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, la santé, la sphère intime ou l’appartenance ethnique, les mesures d’aide sociale, les poursuites ou sanctions pénales ou administratives.

Profil de la personnalité : assemblage de données qui permet d’apprécier les caractéristiques essentielles de la personne physique.

Traitement de données personnelles : toute opération relative à des données personnelles – quels que soient les moyens et procédés utilisés – notamment la collecte, la conservation, l’exploitation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données.

Communication de données personnelles : fait de rendre des données personnelles accessibles, par exemple en autorisant leur consultation, en les transmettant ou en les diffusant.

Fichier : système destiné à réunir, sur quelque support que ce soit, des données personnelles d’un segment de population déterminé, et structuré de manière à permettre de relier les informations recensées aux personnes qu’elles concernent.

Maître du  fichier : organe, instance, commission ou personne qui, de par ses compétences ou  son cahier des charges, est habilité à décider du but, de l’utilisation et de l’accès à un fichier.

3. Responsable LIPAD

Le/la responsable LIPAD, désigné-e par le Rectorat, a pour mission de veiller à une correcte application de la LIPAD et de la présente directive au sein de l’Université et exerce une surveillance sur l’ensemble des instances et collaborateurs concernés de l’Université dans ce cadre strict. Il/elle exerce en particulier les compétences suivantes :
  • Proposer au Rectorat, après consultation du/de la préposé-e cantonal-e, les procédures adéquates et/ou les mesures d’organisation générales propres à assurer une correcte application de la LIPAD et de la présente directive ;
  • En cas de doute et sur requête d’une personne ou instance saisie d’une demande d’accès aux documents, se déterminer sur la réalisation de l’une des exceptions prévues à l’article 26 LIPAD ;
  • Répertorier les fichiers existants au sein de l’Université, à l’exclusion des fichiers éphémères (fichiers dont la durée de vie n’excède pas un an, par exemple liste d’invitation ou de distribution en vue de l’organisation d’une manifestation ponctuelle ou récapitulatif de candidatures dans le cadre de procédures de recrutement) qui ne contiennent ni données sensibles ni profils de la personnalité. Il/elle y intègre les mentions utiles relatives aux informations traitées (base légale du traitement, source de l’information, état de validité ou fréquence des mises à jour et de l’épuration, accessibilité) ;
  • Communiquer au/à la préposé-e cantonal-e la liste des fichiers existants au sein de l’Université ainsi que les mises à jour régulières ;
  • Demander aux instances et personnes placées sous sa surveillance tout renseignement utile concernant le traitement des données personnelles ou celui des demandes d’accès aux documents régis par la LIPAD. A cette fin, il/elle dresse notamment une liste indicative des communications, au sens de l’article 39, alinéas 2 in fine, 5, et 9, lettre a de la LIPAD, et des obstacles à la communication, au sens de l’article 39, alinéas 1, lettre b, 4, lettre b, 6 lettre b, et 7 de la LIPAD, prévues par la législation genevoise ;
  • Donner aux instances placées sous sa surveillance les instructions utiles sur le traitement des données personnelles nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches légales ou des demandes d’accès aux documents ;
  • Prendre par voie d’évocation les décisions d’application de la LIPAD entrant dans sa sphère de compétence ;
  • Informer le/la préposé-e cantonal-e préalablement à tout traitement de données personnelles à des fins générales, soit de statistique, de recherche scientifique, de planification ou d’évaluation de politiques publiques ;
  • Saisir le Conseil d’Etat d’une demande d’autorisation préalablement à tout traitement de données personnelles sensibles ou impliquant l’établissement de profils de la personnalité à des fins générales, soit de statistique, de recherche scientifique, de planification ou d’évaluation de politiques publiques ;
  • Transmettre régulièrement au/à la préposé-e cantonal-e une liste mise à jour des personnes autorisées à procéder au visionnement des données collectées par vidéosurveillance ;
  • Défendre la position de l’institution devant les autorités judiciaires dans le cadre de recours intentés en matière de protection des données et de transparence ;
  • Solliciter l’avis de la commission cantonale consultative sur toute question ou problématique qu’elle juge opportune touchant aux domaines de la protection des données personnelles, de la transparence ou de l’archivage.

1. Principes

En application des principes développés par la LIPAD, les séances des différentes instances de l’Université peuvent être publiques, non publiques ou, dans certains cas particuliers, se tenir à huis-clos. Le degré d’accessibilité conféré aux séances peut avoir une influence sur l’accès consenti aux documents qui en sont issus (PV de séances, décisions, etc).

Ainsi, les délibérations et votes intervenus lors d’une séance tenue à huis-clos sont secrets. Dans la mesure où un intérêt public ou privé le justifie, les décisions prises à huis-clos peuvent toutefois faire l’objet d’une information adéquate respectueuse des intérêts justifiant le huis-clos.

En revanche, le caractère non public d’une séance ne restreint pas le devoir d’information et le droit d’accès aux documents, lesquels doivent être examinés au cas par cas en fonction des principes développés sous lettre D de la présente directive.

2. Séances publiques

Sont en principe publiques :
  • les séances de l’Assemblée de l’Université,
  • les séances des Conseils participatifs.
Ces organes sont habilités à restreindre ou supprimer la publicité de leurs séances en raison d’un intérêt prépondérant.

3. Séances non publiques

Ne sont pas publiques :
  • les séances du Rectorat,
  • les séances du Conseil Rectorat-Décanats,
  • les séances des Commissions permanentes ou temporaires du Rectorat,
  • les séances des Commissions de l’Assemblée de l’Université,
  • les séances du Comité d’éthique et de déontologie,
  • les séances du Comité d’audit,
  • les séances de Conseil d’orientation stratégique,
  • les séances de l’organe de révision externe,
  • les séances du Conseil de discipline,
  • les séances des Divisions et des Services de l’Université,
  • les séances des Décanats d’UPER et des Directions des UER,
  • les séances des Collèges de professeur-e-s,
  • les séances des Commissions de planification et de nomination,
  • les séances des Commissions des subdivisions,
  • les séances des autres Commissions universitaires.

4. Huis-clos

Les instances exécutives – Rectorat et Décanats -, les instances délibératives – Assemblée de l’Université et Conseils participatifs -, les instances indépendantes – le Conseil d’orientation stratégique, le Comité d’éthique et de déontologie et le Comité d’audit –  ainsi que l’organe de révision externe et le Conseil de discipline peuvent, si un intérêt prépondérant le justifie, décider de siéger à huis-clos. Ils informent le/la préposé-e cantonal-e et le/la responsable LIPAD de leur décision.

En fonction du rattachement de la commission ou du service concerné et sur sa demande, le Rectorat, l’Assemblée de l’Université ou le Décanat concerné peut ordonner de cas en cas et lorsqu’un intérêt prépondérant le justifie que des séances se tiennent à huis-clos. Il-elle informe le/la préposé-e cantonal-e et le/la responsable LIPAD de sa décision.

5. Présence de tierces personnes

Sans préjudice du respect des dispositions régissant leurs délibérations et la prise de leurs décisions, les instances peuvent se faire assister de cas en cas par les personnes dont la participation à leurs travaux leur paraît utile tant lors de séances publiques, que non publiques ou même à huis-clos.

Elles peuvent également admettre de cas en cas la présence de personnes tierces lors de séances non publiques (sans être à huis-clos) lorsqu’un intérêt prépondérant le justifie et qu’aucune loi ne l’interdit.

1. Principes

L’Université de Genève, à l’instar de toute institution soumise à la LIPAD, communique spontanément au public les informations qui sont de nature à l’intéresser, à moins qu’un intérêt prépondérant ne s’y oppose : elle le renseigne notamment sur ses activités, ses décisions, ses résultats et sa situation financière. Toute activité d’une certaine importance doit faire l’objet d’une information, laquelle doit être donnée de manière exacte, complète, claire et rapide.

Elle met notamment en ligne sur son site les directives et prescriptions dont elle se dote et publie la composition des instances, organes ou commissions officielles participant à son fonctionnement.

2. Procédure d'information

Lorsqu’il s’agit de la diffusion d’une information officielle, à savoir d’une information ayant trait à la politique institutionnelle de l’Université (orientation stratégique, questions de gouvernance, création de structures, …), le/la responsable de la subdivision concernée (UPER, UER ou Service de l’Université) transmet l’information au service de communication, lequel est chargé de choisir le mode de diffusion le plus approprié et d’élaborer la communication.

Lorsqu’il s’agit de diffuser une information relative aux activités courantes d’enseignement ou de recherche de l’Université, le/la responsable concerné-e peut soit communiquer directement l’information au moyen des outils à disposition (presse, site web, e-mail, etc…) en informant le service de communication de sa démarche, soit demander au service de communication de prendre en charge l’opération de communication.

1. Droit d'accès

Toute personne physique ou morale peut demander l’accès aux documents en possession de l’Université de Genève. La demande peut viser autant des documents émis par l’institution que reçus par elle, pour autant qu’ils concernent l’accomplissement d’une tâche publique, soit d’une activité étatique ou paraétatique.

Sont en particulier exclues du droit d’accès les notes échangées entre les membres d’une autorité collégiale ou entre ces derniers et leurs collaborateur-trice-s et les notes à usage personnel (par exemple, les notes prise en vue de la rédaction future d’un document, les notes de séances prises hors obligation légale ou réglementaire de procès-verbal ou encore les notes, écrits ou tableaux établis dans le cadre d’une procédure d’engagement) et le dossier administratif des collaborateurs de l’Université.

Les demandes internes d’accès à des documents qui sont nécessaires à l’accomplissement des tâches aussi bien de l’organe ou du service qui transmet l’information que de celui qui la reçoit n’entrent pas dans le cadre des présentes directives.

L’accès comprend la consultation sur place des documents et l’obtention de copies, éventuellement contre paiement d’émoluments, mais non le droit à l’obtention d’explications orales ou écrites sur les documents ou les informations contenues dans ceux-ci.

2. Forme de la demande

La demande d’accès à des documents de l’Université de Genève doit être faite par écrit. Elle doit contenir des indications suffisantes pour permettre l’identification du document recherché.

Elle ne peut pas viser la communication de dossiers (ensemble de documents) ou de tous les documents traitant d’un thème particulier.

3. Compétence pour traiter la demande

La demande doit être acheminée sans délai pour traitement :

  • au Rectorat pour les demandes qui relèvent du Rectorat stricto sensu, de l’organe de révision, d’une commission qui lui est rattachée ou des fonctions spécialisées, 
  • au/à la Doyen-ne ou Directeur-trice concerné-e pour les demandes qui relèvent d’une UPER, respectivement d’une UER,
  • au/à la Directeur-trice de division ou Chef-fe de service concerné-e pour les demandes qui relèvent d’une division, respectivement d’un service rattaché au Rectorat.
 

Les demandes relatives à l’Assemblée de l’Université, aux instances indépendantes (Conseil d’orientation stratégique, Conseil d’éthique et de déontologie et Comité d’audit) et au Conseil de discipline sont traitées par ces instances.

Si la personne ou l’instance saisie envisage de donner une suite favorable à la demande, elle consulte toute institution ou tiers dont les intérêts protégés par l’article 26 LIPAD pourraient être compromis par la communication des documents et lui impartit un bref délai (en jours ou à date fixe n’excédant pas en principe une semaine) pour lui faire part de son opposition éventuelle.

Ne constitue toutefois pas un tiers, devant être consulté au sens de l'article 28 al. 4 LIPAD, le/la mandataire ou prestataire de service lié-e à l’institution par un contrat de droit privé ou public ou le/la représentant-e autorisé-e de l’institution (avocat, consultant, médecin-conseil, etc).

4. Exceptions au droit d'accès

La personne ou instance amenée à traiter une demande d’accès à des documents vérifie soigneusement qu’aucun intérêt public ou privé prépondérant ne s’oppose à la communication sollicitée, compte tenu notamment des exceptions listées à l’article 26 al. 2 LIPAD. Ainsi, la communication des documents devra notamment être refusée lorsque l’accès aux documents est propre à :

  • Mettre en péril la sécurité de l’Etat, la sécurité publique, les relations internationales de la Suisse ou les relations confédérales. Par exemple, si cette communication peut rendre inefficaces des mesures prises en vue d’assurer la sécurité publique (plans établis pour les interventions en cas de catastrophes, d’émeutes ou de lutte contre le terrorisme…) ou la prévention d’infractions à des lois ou règlements ;
  • Mettre en péril les intérêts patrimoniaux légitimes ou les droits immatériels d’une institution. Par exemple, lorsque la demande de communication vise des documents intégrant des résultats scientifiques avant même le dépôt de la demande de brevet afférente ou reproduisant le code-source d’une application développée par l’Université ou à sa demande ;
  • Entraver notablement le processus décisionnel ou la position de négociation de l’institution. Par exemple, lorsque la communication entrave la faculté des instances de l’Université à réfléchir, consulter et rédiger plusieurs projets avant d’arrêter leur choix ou affaiblit la position de l’Université dans le cadre de négociations engagées avec des représentants de la fonction publique, d’autres institutions (DIP, autres universités, FNS, …) ou sur le plan de relations contractuelles soumises au droit privé (entreprises, fondations,…) ;
  • Compromettre l’ouverture, le déroulement ou l’aboutissement d’enquêtes prévues par la loi. On pensera notamment aux cas d’enquêtes disciplinaires ou d’enquêtes pour manquements à l’intégrité scientifique menées à l’encontre de collaborateurs de l’Université ;
  • Rendre inopérantes les restrictions au droit d’accès à des dossiers qu’apportent les lois régissant les procédures judiciaires et administratives. Il s’agit d’un renvoi aux lois de procédure, notamment au code de procédure pénale et à la loi sur la procédure administrative ;
  • Rendre inopérantes les restrictions légales à la communication des données personnelles à des tiers. Ce sera, en particulier, le cas si la communication d’un document contenant des données personnelles (liste d’étudiants, informations relatives à des collaborateurs, etc.) est consentie en violation de l’article 39 LIPAD ;
  • Porter atteinte à la sphère privée ou familiale. Par exemple, la communication de documents contenant des informations relevant de la vie familiale d’un collaborateur, à l’instar de ses éventuelles difficultés financières ou de l’initiation d’une procédure de divorce ;
  • Révéler des informations sur l’état de santé d’une personne. Par exemple, communication d’un rapport médical ou d’un certificat médical relatif à un collaborateur ou un patient de l’Université ;
  • Révéler des informations couvertes par des secrets professionnels, de fabrication ou d’affaires, le secret fiscal, le secret bancaire ou le secret statistique ;
  • Révéler d’autres faits dont la communication donnerait à des tiers un avantage indu, notamment en mettant un concurrent en possession d’informations auxquelles il n’a pas accès dans le cours ordinaire des choses. Par exemple, lorsque la communication équivaudrait à transmettre à un soumissionnaire des informations sur les offres de ses concurrents dans le cadre de la passation d’un marché public ;
  • Révéler l’objet ou le résultat de recherches scientifiques en cours ou en voie de publication ;
  • Révéler des délibérations et votes intervenus à huis-clos ou compromettre les intérêts ayant justifié le huis-clos d’une séance.

 

La demande d’accès peut également être refusée lorsque sa satisfaction requerrait un travail manifestement disproportionné.

Pour autant que cela ne requiert pas un travail disproportionné, un accès partiel doit être préféré à un simple refus d’accès à un document dans la mesure où seules certaines données ou parties du document considéré doivent être soustraites à la communication en vertu de l’article 26 LIPAD. Il est alors procédé au caviardage des mentions à soustraire de façon qu’elles ne puissent être reconstituées et que le contenu informationnel du document ne s’en trouve pas déformé au point d’induire en erreur sur le sens ou la portée du document.

Lorsque l’obstacle à la communication d’un document a un caractère temporaire, l’accès au document doit être différé jusqu’au terme susceptible d’être précisé plutôt que simplement refusé.

En cas de doute sur la réalisation de l’une des exceptions de l’article 26 LIPAD, la personne ou instance saisie en réfère à la commission LIPAD.

 

5. Détermination et décision

a) Détermination

L’instance compétente pour traiter la demande (cf. chiffre 3) se détermine rapidement sur la demande d’accès (5 jours ouvrables dès réception de la demande, sauf cas de consultation d’un tiers ou complication). Elle communique sa détermination écrite au/à la requérant-e ainsi qu’à tout-e éventuel-le opposant-e.

Toute détermination valant refus d’accès précise que le/la requérant-e peut s’adresser au/à la préposé-e cantonal-e dans un délai de 10 jours à compter de sa notification.

Toute détermination envisageant de donner une suite favorable à une demande d’accès nonobstant l’opposition d’une autre institution ou d’un tiers précise que l’opposant-e peut s’adresser au/à la  préposé-e cantonal-e dans un délai de 10 jours à compter de sa notification.

b) Décision

En cas d’échec de la procédure de médiation menée par le/la préposé-e cantonal-e, la personne ou l’instance compétente pour traiter de la demande d’accès rend, dans un délai de 10 jours à compter de la réception de la recommandation écrite du/de la préposé-e cantonal-e, une décision sur la communication du document considéré.

Cette décision est notifiée par écrit au/à la requérant-e et à tout-e opposant-e éventuel-le et précise qu’elle peut faire l’objet d’un recours à la chambre administrative de la Cour de Justice dans un délai de 30 jours à compter de sa notification.

c) Moment de la communication des documents

Les documents ne peuvent être communiqués qu’une fois que la détermination, respectivement la décision prise après consultation du/de la préposé-e cantonal-e, ne peut plus être contestée.  

1. Principes

a) Base légale

Les collaborateur-trice-s ou instances de l’Université ne peuvent traiter des données personnelles pour le compte de l’Université que si, et dans la mesure où, les tâches légales de l’institution le rendent nécessaire (gestion du dossier administratif des collaborateurs, gestion du dossier académique des étudiants, gestion des bibliothèques…).

Ils/elles ne peuvent traiter des données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité que si une loi définit clairement la tâche considérée et

  • si le traitement en question est absolument indispensable à l’accomplissement de cette tâche ou
  • s’il est nécessaire et intervient avec le consentement explicite, libre et éclairé de la personne concernée.

b) Collecte

Ils limitent la collecte aux données pertinentes et nécessaires pour l’accomplissement des tâches légales dont ils ont la charge et le font de manière reconnaissable pour la personne concernée, sauf si le caractère reconnaissable de la collecte compromettrait l’engagement, le déroulement ou l’aboutissement d’enquêtes. Ils veillent à conserver la source des données détenues.

Lorsque la collecte de données personnelles équivaut à la création d’un nouveau fichier, le maître du fichier en informe la commission LIPAD et le responsable SSI.

Ne constituent pas des fichiers, même s’ils contiennent des données personnelles, les documents, tableaux, listes ou outils :

  • synthétisant des informations à caractère scientifique ou technique à des fins de contrôle interne ou d’analyse ;
  • servant à des fins de planification ou de suivi d’exécution des tâches légales de l’Université ;
  • récapitulant les procédures et dossiers en cours ;
  • présentant un état de situation des débiteurs ;
  • récapitulant les situations potentielles de conflits d’intérêts avec des mandataires ou des partenaires extérieurs.

c) Conservation et sécurité

La personne ou l’instance amenée à traiter des données personnelles prend les mesures nécessaires pour assurer la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles traitées.

Elle veille en particulier au respect des principes généraux de la politique de l’Université en matière de sécurité du système d’information.

Elle s’assure notamment que les données personnelles soient exactes et, si nécessaire, mises à jour et complétées, autant que les circonstances permettent de l’exiger.

d) Communication

Toute demande de communication de données personnelles émanant d’une autre structure de l’Université ou d’une entité tierce est transmise sans délai au maître du fichier concerné ou, à défaut, à l’instance traitant les données sollicitées.

La demande fait alors l’objet de la part du maître du fichier, respectivement de l’instance saisie, d’un examen sur la base des principes suivants : 

- communication à une autre structure de l’Université ou à une autre institution de droit public soumise à la LIPAD : il-elle s’assure que le traitement des données sollicitées que la structure ou l’institution requérante entend faire satisfait aux exigences des principes développés dans les chiffres précédents en matière de base légale, qualité, sécurité et collecte des données personnelles (art. 35 à 38 LIPAD) et vérifie que la communication des données considérées n’est pas contraire à une loi ou un règlement.

Il-elle informe la commission LIPAD de toute communication.

- communication à une corporation ou un établissement de droit public suisse non soumis à la LIPAD (en particulier les collectivités publiques fédérales ou d’autres cantons) : il-elle s’assure que le traitement des données sollicitées que l’entité requérante entend faire satisfait à des exigences légales assurant un niveau de protection adéquat des données et que la communication des données considérées n’est pas contraire à une loi ou un règlement. S’il y a lieu, il-elle assortit la communication des données de charges ou conditions.

Il-elle informe la commission LIPAD de toute communication.

- communication à une corporation ou un établissement de droit public étranger (collectivités publiques étrangères, sujets de droit public internationaux tels que les organisations internationales, etc…) : il-elle s’assure que le traitement des données sollicitées que l’entité requérante entend faire satisfait à des exigences légales assurant un niveau de protection de ces données équivalant à celles offertes par la LIPAD et que la communication des données considérées n’est pas contraire à une loi ou un règlement.

Sur son site, le préposé fédéral à la protection des données (www.edoeb.admin.ch) propose une liste des Etats ayant une législation assurant un niveau de protection adéquat.

En l’absence du niveau de protection des données requis, la communication n’est possible que si, alternativement :

  1. elle intervient avec le consentement explicite, libre et éclairé de la personne concernée ou dans son intérêt manifeste ;
  2. elle est dictée par un intérêt public manifestement prépondérant et l’entité requérante fournit des garanties fiables suffisantes quant au respect des droits fondamentaux de la personne concernée ;
  3. le droit fédéral ou un traité international le prévoit.

Le maître du fichier ou l’instance saisie informe la commission LIPAD et consulte le préposé cantonal avant toute communication. S’il y a lieu, il-elle assortit la communication des données de charges ou conditions.

- communication à une tierce personne de droit privé (personne physique ou entreprise, société suisse ou étrangère) : il-elle transmet pour information à la commission LIPAD toute demande de communication émanant d’une tierce personne de droit privé et ne communique d’emblée les données que si une loi ou un règlement le prévoit explicitement. En l’absence d’une telle norme, il-elle s’assure au préalable qu’un intérêt digne de protection de la requérante justifie la communication des données sollicitées sans qu’un intérêt prépondérant des personnes concernées ne s’y oppose et consulte les personnes concernées, sauf si cette démarche implique un travail disproportionné.

A défaut d’avoir pu recueillir la détermination des personnes concernées ou en cas d’opposition d’une personne consultée, il-elle sollicite le préavis du préposé cantonal.

La décision est communiquée par écrit aux parties et aux personnes consultées. S’il y a lieu, la communication des données est assortie de charges ou conditions.

e) Traitement de données personnelles confié à un tiers

Le Rectorat ne peut confier le traitement de données personnelles à un tiers que si le tiers et le système d’information et d’hébergement choisis offrent les garanties nécessaires (certifications idoines et clauses contractuelles adaptées) pour assurer la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles à traiter.

Il s’assure notamment que la législation en matière de protection des données personnelles à laquelle est soumis le tiers offre un niveau de protection adéquat ou équivalent à la LIPAD et consulte le responsable SSI et la commission LIPAD.

Si le mandat est confié à une corporation ou un établissement de droit public étranger ou à une personne tierce de droit privé, le Rectorat consulte au préalable le préposé cantonal.

La législation en matière de passation de marchés publics demeure réservée.

f) Destruction

Les maîtres de fichiers ou les instances amenés à traiter des données personnelles pour le compte de l’Université détruisent ou rendent anonymes les données personnelles dont ils n’ont plus besoin pour accomplir les tâches légales dont ils ont la charge. Ils s’assurent au préalable que ces données ne doivent pas être conservées en vertu d’une autre loi (loi sur les archives publiques, loi sur la santé, etc.).

Ils demandent l’agrément de la commission LIPAD avant toute destruction de données personnelles.

Par décision du Rectorat, la destruction de données personnelles peut être différée durant deux ans au maximum à des fins d’évaluation de politiques publiques. Ces données sont dès lors soustraites à communication, sauf si elles sont accessibles au regard de la loi sur les archives publiques ou en application du titre II de la LIPAD.

g) Traitement à des fins générales

Dans le cadre de l’accomplissement des tâches légales de l’Université, le maître du fichier ou l’instance amenée à traiter des données personnelles peut autoriser le traitement des données personnelles à des fins générales de statistique, de recherche scientifique, de planification ou d’évaluations de politiques publiques, pour le compte de l’Université ou d’une autre institution publique en ayant la mission légale, aux conditions cumulatives suivantes :

  • le traitement des données personnelles est nécessaire à ces fins ;
  • la commission LIPAD et le préposé cantonal sont informés au préalable avec les précisions utiles sur le traitement prévu des données personnelles et sa nécessité ;
  • l’autorisation préalable du Conseil d’Etat est requise si le traitement prévu porte sur des données personnelles sensibles ou implique l’établissement de profils de la personnalité ;
  • les données personnelles sont détruites ou rendues anonymes dès que le but du traitement spécifique le permet ;
  • les données collectées à ces seules fins ne sont communiquées à aucune autre institution, entité ou personne ;
  • les résultats de ce traitement ne sont le cas échéant publiés que sous une forme excluant toute possibilité d’identifier les personnes concernées.

h) Vidéosurveillance

Le Rectorat, après consultation de la commission LIPAD et du préposé cantonal, peut autoriser l’installation d’un système de vidéosurveillance aux conditions cumulatives suivantes :

  • la vidéosurveillance est propre et nécessaire à garantir la sécurité des personnes et des biens se trouvant dans ou à proximité immédiate des locaux universitaires ;
  • l’existence d’un système de vidéosurveillance est signalée de manière adéquate au public et au personnel de l’Université ;
  • le champ de surveillance est limité au périmètre nécessaire à l’accomplissement de celle-ci ;
  • dans l’accomplissement de leurs activités à leur poste de travail, les membres du personnel de l’Université n’entrent pas dans le champ de vision de la caméra ou, à défaut, sont rendus d’emblée non identifiables par un procédé technique approprié ;
  • le visionnement des données (enregistrées ou non) est limité à un cercle restreint de personnes autorisées ;
  • toutes les mesures organisationnelles et techniques sont prises afin de garantir la sécurité des installations de surveillance et des données personnelles éventuellement enregistrées.

La commission LIPAD transmet régulièrement au préposé cantonal une liste mise à jour des personnes autorisées à procéder au visionnement des données collectées par vidéosurveillance.

L’éventuel enregistrement des données résultant de la vidéosurveillance est détruit en principe dans un délai de 7 jours. Ce délai peut être porté à 3 mois en cas d’atteinte avérée aux personnes ou aux biens et, en cas d’ouverture d’une information pénale, jusqu’à l’issue de la procédure.

Les données récoltées par le biais d’un système de vidéosurveillance ne peuvent être communiquées que lorsqu’il s’agit de renseigner :

  • le Conseil d’Etat ou le Département de l’instruction publique ;
  • les autorités judiciaires lorsque les données sont sollicitées par celles-ci
    • pour trancher une cause dont elles sont saisies ou remplir les tâches de surveillance dont elles sont investies, sauf si un le secret de fonction ou un autre secret protégé par la loi ne s’y oppose ou
    • aux fins de dénoncer une infraction pénale dont la videosurveillance aurait révélé la commission.

Pendant la durée d’exploitation d’un système de vidéosurveillance, l’Université tient des statistiques (mises à jour semestrielles) sur le nombre d’atteintes aux personnes, y compris à son personnel propre, ou aux biens dont elle est victime.

2. Droits de la personne concernée ou des proches

a) Droit d'accès

Toute personne physique ou morale de droit privé (à l’exclusion des collectivités publiques, entités autonomes ou autres établissements de droit public) peut demander à la commission LIPAD si des données la concernant sont traitées par des instances de l’Université.

Le requérant formule sa demande par écrit en justifiant de son identité et donne toutes les précisions utiles à faciliter le traitement de sa demande (instance concernée, lien avec l’Université, etc…).

La présente procédure ne régit pas le droit de chaque collaborateur de l’Université de consulter en tout temps son dossier administratif auprès de la division des ressources humaines.

b) Autres droits

Toute personne physique ou morale de droit privé peut également adresser à la commission LIPAD une demande écrite à propos des données la concernant visant à :

  • détruire les informations qui ne sont pas pertinentes ou nécessaires ;
  • rectifier, compléter ou mettre à jour les informations inexactes, incomplètes ou dépassées ;
  • ajouter une remarque sur les données dont ni l’exactitude ni l’inexactitude ne peuvent être prouvées ;
  • refuser la communication de données qui ne sont ni nécessaires, ni pertinentes à l’accomplissement des tâches légales de l’institution concernée ou qui ne sont ni exactes, ni mises à jour.

c) Droits des proches

Les proches d’une personne décédée ne peuvent accéder aux données personnelles de cette dernière ou exercer les autres droits énumérés ci-dessus que s’ils peuvent justifier d’un intérêt digne de protection l’emportant sur les éventuels intérêts opposés d’autres proches et sur la volonté connue ou présumable de la personne décédée.

Pour le surplus, les modalités relatives à la forme de la demande, au traitement de celle-ci et aux restrictions au droit d’accès leur sont applicables par analogie.

d) Détermination

La commission LIPAD traite la demande avec célérité et, dans la mesure du possible, informe le requérant de sa détermination dans les 10 jours qui suivent la réception de la demande.

Avant de faire droit à la demande de la personne requérante, la commission LIPAD consulte le maître du fichier ou l’instance concernée et s’assure que la demande ne contrevient pas à une disposition légale (loi sur les archives publiques, loi sur la santé,…).

La commission LIPAD transmet par écrit toutes les données concernant le requérant contenues dans un fichier (y compris les informations disponibles sur l’origine des données), sauf si l’accès aux données doit être refusé au motif qu’un intérêt public ou privé prépondérant s’y oppose, en particulier lorsque :

  • il rendrait inopérantes les restrictions au droit d’accès à des dossiers qu’apportent les lois régissant les procédures judiciaires et administratives ;
  • la protection de données personnelles sensibles de tiers l’exige impérativement ;
  • le droit fédéral ou une loi cantonale le prévoit expressément.

Sur demande, elle transmet également les informations relatives au fichier considéré contenues dans le catalogue des fichiers (but du fichier, accessibilité…).

Un accès partiel ou différé doit être préféré à un refus d’accès si cette mesure permet de sauvegarder l’intérêt public ou privé opposé.

Si la satisfaction de la demande exige un travail disproportionné, l’Université est en droit de la subordonner au paiement préalable d’un émolument.

Si la commission LIPAD n’entend pas faire droit intégralement aux prétentions du requérant (refus, accès partiel ou différé) ou si elle a un doute sur le bien-fondé des prétentions du requérant, elle transmet la demande au préposé cantonal avec ses observations et joint les pièces utiles.

e) Décision

La commission LIPAD rend, dans un délai de 10 jours à compter de la réception de la recommandation écrite du préposé cantonal, une décision sur les prétentions du requérant.

Cette décision est notifiée par écrit au requérant et au préposé cantonal et précise qu’elle peut faire l’objet d’un recours auprès de la chambre administrative de la Cour de Justice dans un délai de 30 jours à compter de sa notification.

Tout collaborateur agissant en violation des principes établis par la présente directive s’expose aux sanctions disciplinaires en lien avec son statut au sein de l’Université, à une éventuelle demande en dommages-intérêts en réparation du préjudice subi par l’Université et aux sanctions prévues par la LIPAD.

La présente directive entre en vigueur le lendemain de sa publication dans le mémento de l’Université et abroge celle précédemment adoptée par le Rectorat en date du 20 avril 2004.

La commission LIPAD et le secteur des affaires juridiques de l’Université sont à votre disposition pour répondre à toute question relative à l’application ou à l’interprétation de la LIPAD et de la présente directive.

Tableau I: Publicité des séances des instances de l'Université

Instances Publicité des séances Compétence pour prononcer le huis-clos
Rectorat Non publique Rectorat
Assemblée de l’Université      Publique Assemblée de l’Université     
Conseil Rectorat-Décanats    Non publique Rectorat
Comité d’éthique et de déontologie      Non publique Comité d’éthique et de déontologie     
Comité d’audit   Non publique Comité d’audit  
Conseil d’orientation stratégique Non publique Conseil d’orientation stratégique
Organe de révision   Non publique Organe de révision  
Conseil de discipline Non publique Conseil de discipline
Commissions du Rectorat   Non publique Rectorat
Commissions de l’Assemblée de l’Université Non publique Assemblée de l'Université
Divisions et Services  Non publique Rectorat
Décanats d’UPER et Directions d’UER Non publique Décanat ou Direction concernée
Conseil participatifs    Publique Conseil participatif concerné
Collèges de professeurs Non publique Décanat concerné
Commission de planification et de nomination Non publique Décanat concerné
Commissions des subdivisions   Non publique Décanat concerné
Autres commissions universitaires Non publique Rectorat ou Décanat concerné en fonction du rattachement

 

Tableau II : Procédures d'accès aux documents et aux données personnelles

   Accès aux documents Droit d’accès aux données personnelles et autres droits
Requérant Toute personnes physique ou morale. Personne physique (ou ses proches) ou morale de droit privé pour les données la concernant.
Forme de la demande Écrite avec indication suffisante pour identifier le document recherché. Écrite avec justification de l’identité.
Qui traite la demande
  • Rectorat : demandes relevant du Rectorat, de l’organe de révision et d’une commission qui lui est rattachée ou des fonctions spécialisées
  • Doyen ou Directeur : demandes relevant de son UPER, resp. son  UER
  • Directeur de division ou Chef de service : demande relevant de sa division, resp. de son service
  • Assemblée de l’Université, Conseil d’éthique et de déontologie, Conseil d’orientation stratégique, Comité d’audit et Conseil de discipline : pour les demandes les concernant.

Commission LIPAD, désignée par le Rectorat.

 

Elle consulte le maître de fichier ou l’instance traitant les données personnelles concernées.

Principes gouvernant le traitement au fond

Vérifier qu’il s’agit d’un document soumis au droit d’accès : ne sont notamment pas accessibles les notes personnelles, brouillons ou projets ainsi que les documents ne concernant pas l’accomplissement d’une tâche publique.

 

Vérifier qu’aucun intérêt public ou privé prépondérant ne s’oppose à la communication, au regard notamment des exceptions de l’art. 26 LIPAD.
Consultation de la Commission LIPAD si nécessaire.

 

Consultation de tout tiers dont les intérêts pourraient être compromis par la communication du document (tiers intéressé).

S’assurer que la demande ne contrevient pas à une disposition légale.

Vérifier si un intérêt public ou privé s’oppose à l’accès aux données sollicitées. En particulier, l’accès doit être refusé lorsque

  • il rendrait inopérantes les restrictions au droit d’accès à des dossiers qu’apportent les lois régissant les procédures judiciaires et administratives,
  • la protection de données personnelles sensibles de tiers l’exige impérativement,
  • le droit fédéral ou une loi cantonale le prévoit expressément.
Délai et forme de communication

de la  détermination

En principe, dans les 5 jours ouvrables dès réception de la demande, sauf en cas de nécessité de consulter un tiers.

Communication par écrit au requérant et à tout éventuel opposant (tiers intéressé s’opposant à la communication).

En principe, dans les 10 jours qui suivent la réception de la demande.

Communication par écrit au requérant.

Intervention du Préposé cantonal En cas d’opposition par le requérant ou tout éventuel opposant dans les 10 jours suivant la détermination, procédure de médiation menée par le Préposé cantonal aboutissant soit à un accord soit à une recommandation du Préposé cantonal. La Commission LIPAD transmet la demande au Préposé cantonal, avec ses observations, en cas de doute sur le bien-fondé des prétentions du requérant ou si elle n’entend pas y faire droit intégralement.
Délai et notification de la  décision

Décision par la personne ou l’instance compétente pour traiter la demande dans les 10 jours à compter de la réception de la recommandation du Préposé cantonal.

Notification par écrit au requérant et à tout éventuel opposant.

Décision par la Commission LIPAD  dans les 10 jours à compter de la réception de la recommandation du Préposé cantonal.

Notification par écrit au requérant et au Préposé cantonal.

Recours Dans un délai de 30 jours dès notification de la décision à la Chambre administrative de la Cour de Justice. Dans un délai de 30 jours dès notification de la décision à la Chambre administrative de la Cour de Justice.
Communication Lorsque la détermination, respectivement la décision est définitive.  

 

 


Version Objet de la modification Date de publication
2 Document contrôlé à jour en septembre 2020. Remplacement de la commission LIPAD par le/la responsable LIPAD.
Document contrôlé à jour en octobre 2013
Adaptation de la Directive suite à la révision de la LIPAD
26.11.2012
1 Changement de système. Fait suite et remplace : D 20-01-02 : LIPAD: Application à l'Université 15.03.2005
Vérificateur/trice Natacha Hausmann (Directrice des affaires juridiques)
Approbateur/trice Didier Raboud (Secrétaire général)

Dernières modifications : 15/11/2021