Modifier une structure
- Réf. 0203
- Date de publication : 19/08/2016
I. Objet
Cette procédure définit les règles à suivre pour modifier une ou plusieurs structures de l'Université sur un plan technique.
Par modification, l'on entend la création, le remplacement ou l'inactivation d'une structure.
Les articles 26, al.5, de la Loi sur l'Université et 19, al. 1, du Statut prévoient que l'Université comprend :
- Les unités principales d’enseignement et de recherche (ci-après UPER) correspondant notamment aux facultés;
- Les autres unités d’enseignement et/ou de recherche, (ci-après UER) correspondant aux centres et instituts interfacultaires;
-
Les services et subdivisions de l’administration de l’Université créés par le Rectorat.
Les UPER peuvent être subdivisées en 4 niveaux hiérarchiques au maximum selon les besoins d’organisation. Les degrés de subdivision des UPER sont en règle générale les suivants :
- 1 Faculté
- 1X Section
- 1XX Département
- 1XXX Unité
- 1XXXX Service
Les applications informatiques, comptables, budgétaires, des bâtiments et du personnel, utilisées à l’Université se basent toutes sur cette organisation structurelle.
Chaque structure porte un code d’identification et un code numérique unique permettant de l’identifier au sein d’une structure plus importante, dite « supérieure ».
A titre d’exemple :
- 1 Faculté des Sciences
- 14 Section de Chimie
- 141 Département de Chimie organique
- 1411 Groupe de Chimie organique 1
En principe, un/e responsable (titulaire) est déterminé-e pour chaque structure.
II. Composition du groupe de structure
Le « groupe structure » est piloté par le service du budget et comptabilité analytique de la division comptabilité et gestion financière.
Il est composé de :
- un/e représentant-e de l’auteur-e de la demande de "modification de structures";
- un/e représentant-e de la division comptabilité et gestion financière;
- un/e représentant-e de la division des ressources humaines;
- un/e représentant-e de la division informatique : secteur finance, personnel, étudiants, bâtiment;
- un/e représentant-e de la division des bâtiments;
- un/e représentant-e de la division de la formation et des étudiants.
III. Déroulement
La demande de modification ou de création est adressée au service du budget et de la comptabilité analytique qui la transmet au groupe structure.
Le groupe structure a pour fonction de :
- examiner les demandes de modification et donner un avis technique;
- assurer la pérennité du projet de modification à moyen terme;
- assurer les travaux de coordination entraînés par la modification de structures avec les autres services concernés.
Les changements entraînés par une modification de structure nécessitant préalablement la prise d'une décision (par exemple la création ou la suppression d'une UPER ou UER) ou une modification réglementaire (par exemple la modification du règlement d'organisation d'une UPER), ne pourront être effectués par le groupe structures qu’une fois que le processus décisionnel aura abouti, respectivement, qu’une fois que la modification réglementaire aura été approuvée par le Rectorat.
Les modifications de structures, qualifiées de mineures par le service de budget, lesquelles ne nécessitent pas une décision préalable d’une autorité compétente, ni une modification réglementaire, peuvent être effectuées directement par le groupe structures.
Les changements de noms de responsables (titulaires) de structures sont effectués directement par le groupe structures sur la base des informations transmises par la faculté ou le centre ou institut interfacultaire concerné à la comptabilité et au service du budget.
Toutes les modifications entrent en vigueur le 1er janvier de l'année suivante.
IV. Délai
La demande de modification d’une structure doit parvenir au service du budget et comptabilité analytique (voir point 3 susmentionné) au plus tard le 31 août pour que les changements dans le système entraînés par la modification puissent être effectifs au 1er janvier de l’année suivante.
Le service du budget et de la comptabilité analytique tient à jour le fichier des structures et assure l’archivage des demandes de modification des structures.