Enregistrer et gérer des personnes externes

  • Réf. 0214
  • Date de publication : 14/02/2019

Table des matières

Définition d'une personne Externe (ci-après : "externe")

Toute personne dont l’activité en lien avec l'Université de Genève (ci-après : UNIGE) ne donne pas lieu à l’établissement d’un contrat de travail mais nécessite des droits d’accès à des ressources et/ou bâtiments de l’UNIGE et/ou l’enregistrement de ses coordonnées pour autant que ces droits et/ou cet enregistrement ne puissent découler de l’inscription dans une autre base de données officielle de l’UNIGE.

Un « externe » peut être rémunéré par l’UNIGE mais uniquement sous forme de mandat ou au travers d’une indemnité.

Un « externe » peut exercer son activité en lien avec l’UNIGE de façon régulière ou temporaire, soit au sein des bâtiments de l’UNIGE soit en dehors.

Dispositions transitoires relatives au personnel temporaire
L’attribution des services liés aux domaines informatique et bâtiment pour le personnel temporaire est provisoirement traitée via la procédure Enregistrer et gérer des personnes externes. Un module SIRH spécifiquement dédié au personnel temporaire reprendra, à terme, cette prestation.  

Typologie

L’ « externe » relève obligatoirement de l’une ou l’autre des deux catégories suivantes, selon le motif d’interaction avec l’UNIGE :

  1. Personne appelée à collaborer avec l’UNIGE dans le cadre de la recherche et/ou de l’enseignement ;
  2. Prestataire de services indépendant ou relevant d’une entreprise privée ou publique (ex : consultant, architecte, responsable du nettoyage, agent de sécurité, aumônier, chef de chœur, etc.).

Motifs d'inscription

L’activité effectuée en lien avec l’UNIGE doit relever de l’enseignement, de la recherche ou de la prestation de services, les deux premiers motifs pouvant être cumulés.
Les motifs particuliers pouvant être nombreux, un premier classement au sein de l’une ou l’autre de ces catégories est nécessaire comme suit :

  • enseignement,
  • recherche,
  • enseignement/recherche,
  • prestation de services.

Le motif précis devra toutefois être indiqué dans le formulaire de demande d’enregistrement par la personne souhaitant obtenir le statut d’ « externe » avant son enregistrement en tant que tel.

Type de services

Les services demandés peuvent être de deux types, non exclusifs l'un de l'autre.

1. Services liés au domaine informatique

Réseau externe
Droit de se connecter à l’Internet sans restriction en passant par le réseau Wi-Fi de l'Université au même titre que les collaborateurs, mais sans droit d’accès au réseau interne. Ce droit est implicite dans le droit « Réseau interne ». 

En savoir plus Le réseau à l'UNIGE
Portail Wi-Fi de l'Université de Genève
 

Réseau interne
Droit d'accès au réseau interne de l'Université soit via une borne Wi-Fi dans les locaux de l'Université, soit depuis l'extérieur via le VPN.

Cela permet l'accès à des services uniquement disponibles en interne, tels que la consultation de périodiques électroniques en ligne, imprimantes, mémento administratif, etc.

En savoir plus Travailler à distance (VPN)
 

Compte informatique (« login Novell »)
Droit à un compte personnel permettant de s'authentifier sur les postes de travail qui proposent une fenêtre de login « Novell » (p. ex. PCs étudiants en libre accès), et de disposer d'un espace disque personnel sur un serveur central.

En savoir plus Déposer vos documents sur un espace de travail distant (Novell)
 

Adresse e-mail
Si la création d’un droit « Compte informatique » a été demandée, il est possible d’obtenir également une adresse de messagerie électronique du domaine @unige.ch. Alternativement, il est possible de saisir une adresse de messagerie externe dans le champ « Adresse en tant qu’externe » du profil de l’externe. 

En savoir plus Utiliser vos messageries et agendas
 


2. Services liés aux bâtiments

Accès à un ou plusieurs bâtiments universitaires lorsqu'ils se font par codage de la carte multiservices.

Intervenants dans le processus et définition des rôles

Garant  

Le garant est un collaborateur de l'UNIGE qui intervient comme responsable des activités effectuées par l’externe en lien avec l’UNIGE ; il atteste du bien-fondé de la démarche.

Peuvent être garants les collaborateurs suivants :

  • Membre du personnel enseignant de l’UNIGE au bénéfice d’un contrat fixe et renouvelable sans limite dans le temps,
  • Chef de division administrative ou, par délégation de ce dernier, responsable de service,
  • Administrateur de Faculté ou, par délégation de ce dernier, responsable de service.

Responsable
Le responsable est un membre du personnel administratif ou enseignant habilité pour l’entité administrative et/ou académique concernée à autoriser l’inscription d’une personne externe. Il valide tout enregistrement de données d’externes. Chaque responsable a un suppléant qui le remplace dans cette tâche en cas d’absence.

Gestionnaire 

Le gestionnaire est un membre du personnel administratif habilité à enregistrer les données des personnes externes. Le responsable a également les droits de gestionnaire.

La liste des gestionnaires et des responsables ainsi que leurs suppléants est validée par le Rectorat. Les responsables et les gestionnaires reçoivent les droits d’accès à l’application de gestion des personnes externes et sont formés à son utilisation.

Entités concernées

Toutes les structures de l’UNIGE qui sont en rapport avec des personnes externes.

Enregistrement

L'accès à des ressources de l’UNIGE nécessite que la personne qui va en bénéficier existe dans une base de données officielle.

L'enregistrement d’un externe est réalisé au moyen de l’ « application de gestion des personnes externes ».

La demande d'enregistrement d'une personne externe doit être adressée au responsable au moyen du formulaire de demande d'enregistrement comme personne externe

La saisie des informations doit être basée sur la copie d'un document d'identité officiel.

Les institutions en lien avec l’Université ont la possibilité de fournir un fichier des coordonnées des personnes externes pour éviter la ressaisie d’informations. Elles se portent garantes de la véracité des informations ainsi transmises.

La saisie déclenche une information automatique, par courriel/mail, à la personne désignée comme « garant ».

La durée d'enregistrement est limitée à un an. A l'approche de la date d'expiration de l'enregistrement, un courriel/e-mail d'alerte est envoyé au « garant » puis à la personne « externe » dont les droits vont expirer. Cette dernière a la possibilité de demander une prolongation de ses accès en suivant la même procédure que lors de la demande initiale.

Le système empêche l'inscription multiple d'une même personne (mêmes nom, prénom, date de naissance et sexe).

Tous les utilisateurs ont accès aux données enregistrées initialement mais elles ne peuvent les modifier qu'après consultation du gestionnaire à l'origine de l'inscription.

  • Un manuel utilisateur (en cours de mise à jour) précise les détails de la procédure d'inscription et de gestion.

Accéder à l'application de gestion des personnes externes

L’application de gestion des personnes externes est accessible depuis le Portail institutionnel UNIGE, fenêtre « Raccourcis applications », icône « Externes ».

3 fonctions sont directement disponibles :

  • Création des personnes externes,
  • Gestion des comptes externes (interface admin),
  • Personnes externes pour lesquelles je suis garant ou administrateur.

La liste des responsables et des gestionnaires ainsi que le manuel utilisateur sont disponibles sur la page d'accueil de l’application de gestion des personnes externes.

Conformément à la Loi sur l'information du public et l'accès aux documents, LIPAD, du 5 octobre 2001, l'Université de Genève est autorisée à créer et gérer les données relatives aux personnes externes en relation avec elle.


Version Objet de la modification Date de publication
4 màj de la liste des responsables
màj de la liste des reponsables hors processus de validation - 25.06.2020
14.02.2019
3 09.03.2017 : màj de la liste des responsables
13.06.2016 : màj de la liste des responsables
Adaptation à la nouvelle procédure
12.03.2015
2 nouvelle version a été validée par le Rectorat lors de la séance du 03.03.14 09.05.2014
1 Changement de système. Fait suite et remplace : Pr 10-47-01 : Gestion des personnes externes de l'Université 31.10.2008
Vérificateur/trice Liliane Zossou (Conseillère au rectorat)
Approbateur/trice Didier Raboud (Secrétaire général)

Dernières modifications : 02/03/2022