Toute personne dont l’activité en lien avec l'Université de Genève (ci-après UNIGE) ne s'inscrit pas dans le cadre d'un contrat de travail et nécessite des droits d’accès à des ressources et/ou bâtiments de l’UNIGE et/ou l’enregistrement de ses coordonnées, pour autant que ces droits et/ou cet enregistrement ne puissent découler de l’inscription dans une autre base de données officielle de l’UNIGE.

Un « externe » peut être rémunéré par l’UNIGE mais uniquement sous forme de mandat ou au travers d’une indemnité.

Un « externe » peut exercer son activité en lien avec l’UNIGE de façon régulière ou temporaire, soit au sein des bâtiments de l’UNIGE soit en dehors.

L’ « externe » relève obligatoirement de l’une ou l’autre des deux catégories suivantes, selon le motif d’interaction avec l’UNIGE :

1. Personne appelée à collaborer avec l’UNIGE dans le cadre de la recherche et/ou de l’enseignement ;
2. Prestataire de services indépendant ou relevant d’une entreprise privée ou publique (ex : consultant, architecte, responsable du nettoyage, agent de sécurité, aumônier, chef de chœur, etc.) ;
3. Personne intervenant dans le cadre de services à la cité ;

Il peut s'agir ainsi d'un-e :

• Apprenti-e UFA
• Collaborateur/trice issu-e d'une autre institution
• Collaborateur/trice des HUG
• Collaborateur/trice retraité-e
• Ancien-ne collaborateur/trice avec des travaux à poursuivre
• Prestataire de services (consultant-e etc.)
• Invité-e (personne mandatée par l'UNIGE pour intervenir lors d'un séminaire, conférence, etc.)
• Membre de commission de recrutement/jury

Afin d'exercer ses activités, la personne externe peut avoir besoin d'un ou plusieurs services parmi les suivants :

• Création ou maintien d'un accès aux ressources documentaires électroniques
• Création ou maintien d'un compte de messagerie @unige.ch
• Création ou maintien d'une carte multiservices et, le cas échéant, accès aux bâtiments universitaires (carte servant à l'identification et à la circulation dans les lieux à accès limité)
• Création ou maintien d'un accès à des ressources numériques (postes de travail, services, applications, etc.)
• Autres besoins, à préciser en texte libre

Les 4 premiers besoins engendrent la création d'un compte UNIGE (ISIs).

1. Usage du compte UNIGE (ISIs)
Le compte UNIGE (ISIs) permet :

• De s'authentifier sur les postes de travail qui proposent une fenêtre de login UNIGE (p.ex. PC étudiants en libre accès), et de disposer d'un espace disque personnel sur un serveur central
• De se connecter à l'Internet en passant par le réseau Wi-Fi de l'Université au même titre que les collaborateurs/trices.
• D'accéder aux ressources numériques UNIGE
  • Certaines ressources numériques nécessitent des autorisations spécifiques

 

En savoir plus	Le réseau à l'UNIGE
	Comptes & Accès - Accueil
	Portail Wi-Fi de l'Université de Genève (icône wifi)

 

2. Usage de la messagerie UNIGE
L'attribution d'un compte de messagerie doit se faire uniquement si le besoin est avéré :

• L'externe exerce une activité de longue durée à l'UNIGE
• Il/elle doit accéder à une application nécessitant une adresse électronique UNIGE

En savoir plus

 

3. Usage de la carte multiservices

La carte multiservices permet à son/sa détenteur/trice de s’identifier électroniquement dans le cadre de services additionnels, comme le système d'impression institutionnel ou l'accès à certains bâtiments par les personnes externes.

En savoir plus

Carte multiservices

Garant-e
Le/la garant-e est un-e collaborateur/trice de l'UNIGE qui intervient comme responsable des activités effectuées par l’externe en lien avec l’UNIGE ; il/elle atteste du bien-fondé de la démarche.

Peuvent être garant-es les collaborateurs/trices suivant-es :

• Membre du personnel enseignant de l’UNIGE au bénéfice d’un contrat fixe et renouvelable sans limite dans le temps;
• Chef-fe de division administrative ou, par délégation, un-e collaborateur/trice qui endosse les fonctions de responsabilités;
• Administrateur/trice de Faculté ou, par délégation, responsable de service.

Cas particulier:
Les institutions partenaires de l'UNIGE sont autorisées à désigner un de leurs membres comme garant-e. Cette désignation est accordée par le/la responsable de l'entité administrative et/ou académique UNIGE avec laquelle ces institutions sont en relation.
 

Responsable
Le/la responsable est un membre du personnel administratif ou un-e enseignant-e habilité-e à autoriser l’inscription d’une personne externe pour l'entité administrative et/ou académique concernée.

Il/elle valide tout enregistrement de données d’externes pour l'entité dont il/elle a la charge. Chaque responsable désigne un-e suppléant-e qui le/la remplace dans cette tâche en cas d’absence.

Peuvent être responsables les collaborateur/trices suivant-es :

• Chef-fe de division administrative ou, par délégation, le/la responsable de service
• Administrateur/trice de Faculté, Directeur/trice de Centre ou Institut ou, par délégation, le/la responsable de section ou l'adjoint-e.
   

N.B. : Ces deux rôles ne peuvent être occupés par la même personne dans un même processus de validation.

La liste des responsables ainsi que leurs suppléant-es est validée par le Rectorat. Les responsables disposent de droits d’accès spécifiques dans l’application de gestion des personnes externes et interviennent comme personnes de référence pour toute question concernant les personnes à contacter au sein de leur entité.

Toutes les structures de l’UNIGE qui sont en rapport avec des personnes externes.

L’application de gestion des personnes externes est accessible depuis le Portail institutionnel UNIGE, fenêtre « Raccourcis applications », icône « Externes ».

3 (ou 4 selon le rôle) onglets sont directement disponibles :

• 'Mes demandes'  pour déclencher une nouvelle inscription ou suivre les demandes
• 'Mes externes' pour accéder à la liste des externes en activité ou expirés depuis 30 jours
• 'Rapport' pour éditer un ensemble d'exports comme par exemple :
  • 'Liste des externes dont je suis garant-e'
  • 'Liste des référents par entité'
• 'Gérer mes intervenants' pour donner des droits aux créateurs/trices et aux gestionnaires. Cet onglet n'est actif que pour les responsables.

 

Les rôles permettant d'intervenir dans l'application (en plus des garant-es et responsables) sont :

Créateur/trice
Le/la créateur/trice est un-e collaborateur/trice de l'UNIGE qui peut initier les demandes d'externes et prolonger les accès. Ce rôle peut être partagé dans l'entité concernée.

Cas particulier :
Les institutions partenaires de l'UNIGE sont autorisées à désigner un de leurs membres comme créateur/trice . Cette désignation est accordée par le/la responsable de l'entité administrative et/ou académique UNIGE concernée.
 

Gestionnaire 

Le/la gestionnaire est un membre du personnel administratif habilité à contrôler les données des personnes externes et assister le/la responsable administratif/ve.

Ce rôle peut être facultatif selon l'organisation définie par l'entité.

L'accès à des ressources de l’UNIGE nécessite que la personne qui va en bénéficier existe dans une base de données officielle et que la trace d'engagement du/de la garant-e et l'accord du/de la responsable soient conservés.

L'enregistrement d’un-e externe est réalisé au moyen d'un processus d'inscription. Il est déclenché par un-e collaborateur/trice de l'Université en relation avec l'externe, soit son/sa garant-e, soit une personne relai, et permet aux acteurs UNIGE d'intervenir personnellement pour confirmer l'enregistrement de l'externe.

La personne externe devra fournir elle-même ses informations personnelles à partir d'un formulaire d'inscription dédié auquel elle devra joindre un justificatif d'identité. Ce justificatif, requis à des fins de contrôle et de vérification, n'est pas conservé : il est détruit à la fin du processus d'enregistrement.

Sont demandés lors de l'inscription:

• L'identité (nom, prénom, date de naissance et genre), accompagnée d'un justificatif
• Une adresse électronique de contact
• Un numéro de téléphone mobile, information réservée exclusivement à un usage ponctuel urgent ou pour motif de sécurité
• Une description de son activité en dehors de l'Université (employeur/institution et poste occupé/activité)
• Et de manière facultative, l'adresse postale de son employeur/institution

En validant son formulaire d'inscription, la personne externe confirme avoir pris connaissance des règles d'utilisation des ressources numériques de l'Université de Genève (Charte d'usage des ressources numériques) et s'engage à les respecter.

La demande d'enregistrement ainsi que les étapes nécessaires à l'enregistrement doivent être réalisées à partir de l'application de gestion des personnes externes.

La durée d'enregistrement est limitée à un an (plus exactement 14 mois).

A l'approche de la date d'expiration, un courriel d'alerte est envoyé au/à la garant-e ainsi qu'à la personne externe dont les droits vont expirer. Cette dernière a la possibilité de demander une prolongation de ses accès en sollicitant son/sa garant-e ou une personne relais.

La prolongation ne déclenche pas de nouveau processus de validation et peut être effectuée par les rôles de créateur, garant et gestionnaire. Le responsable est notifié de la modification par courriel.

L'application de gestion des externes permet d'accéder à un ensemble de rapports permettant de procéder aux revues régulières des personnes externes et de s'assurer que les informations concernant l'activité et l'encadrement de l'externe sont toujours correctes.

De la même manière, il convient de s'assurer de façon périodique que les garant-es, responsables et gestionnaires occupent toujours cette fonction. Si ce n'est pas le cas, il faudra désactiver leur accès à l'outil de gestion et enregistrer les nouvelles personnes désignées.