Éliminer des documents confidentiels
- Réf. 0262
- Date de première publication : 20/09/2022
Conformément à la Loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD), les documents de l’Université contenant des données sensibles doivent être protégés contre tout traitement illicite jusqu’à leur destruction.
Documents confidentiels, définition et choix de la filière d'élimination
Lors de la destruction de tous documents de l’Université, il convient au préalable de vérifier s’ils doivent être éliminés par la filière d’élimination spécifique aux documents confidentiels. C’est le cas notamment des documents contenant des informations sensibles comme :
- Des données personnelles sensibles se rapportant à une personne physique, identifiée ou identifiable, telles que :
- les opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques, syndicales ou culturelles,
- la santé, la sphère privée ou familiale ou l’appartenance ethnique,
- des mesures d’aide sociale,
- des poursuites ou sanctions pénales ou administratives.
- Les examens ou procès-verbaux d’examens des étudiants.
- Un assemblage de données personnelles susceptibles de constituer un profil de personnalité.
- Des données personnelles ou des informations couvertes par des secrets professionnels, de fabrication ou d’affaires ou le secret statistique.
- Des données sensibles se rapportant au fonctionnement interne, aux activités et aux relations externes de l’Université, telles que :
- les résultats de recherches scientifiques en cours ou en voie de publication
- des informations couvertes par des secrets professionnels
- des données pouvant nuire au bon fonctionnement, ou mettre en péril les intérêts ou les droits de l’institution
- d’autres faits dont la communication donnerait à un tiers un avantage indu, notamment en le mettant en possession d’informations auxquelles il n’aurait pas accès dans le cours ordinaire des choses.
Les documents dont les informations contenues ne correspondent pas aux critères énoncés ci-dessus doivent être éliminés par la filière interne de valorisation du papier
Filière d'élimination des déchets confidentiels
Pour l’Université, cette filière d’élimination est assurée par la société Datarec S.A., entreprise spécialisée et sélectionnée par la Centrale Commune d’Achat (CCA).
Datarec SA
Rue De-Turrettin 7
1242 Satigny
Fax : 022 341 44 35
Personne de contact : M. Gilles GACHET / 079 849 65 75
Demandes de prises en charge
Les commandes doivent être passées directement à Datarec S.A., en mentionnant le contrat et les tarifs fixés avec la CCA.
S’adresser directement à cette société pour la fourniture de containers sécurisés ou tout autre renseignement.
Autres informations
Consignes de tri :
Sont pris en charge par cette filière :
- Les feuilles de papier et feuilles cartonnées, avec agrafes et trombones.
- Les boites d’archivage en carton avec leur contenu de dossiers papier.
- Les classeurs complets avec leur contenu de pages, intercalaires et pochettes plastique comprises.
Ne doivent pas être éliminés par cette filière :
- Les sacs ou objets plastiques, les CD, les radiographies, le bois, le verre, ainsi que toute autre matière ou objet.
Les frais de tri devant être effectués en aval par la société Datarec seront facturés au client.
Containers sécurisés
La collecte et le transport des documents confidentiels en vue de leur destruction s’effectue à l’aide de containers appropriés.
Des containers sécurisés de différentes tailles sont mis à disposition par Datarec SA.
