Copieurs et imprimantes multifonctions
- Réf. 0263
- Date de première publication : 12/04/2021
Définition
1. Principes
Suite à la demande du Rectorat, le Service aux Utilisatrices et Utilisateurs s’est vu confier la gestion des contrats de location d’imprimantes. Cette procédure vise à donner aux utilisateurs la possibilité de travailler avec des outils de dernière génération à des coûts actuels.
2. Directives
- L’Université de Genève est soumise au règlement sur la passation des marchés publics lorsqu’une acquisition s’élève à 100'000.00 francs et plus, conformément à la politique d’achats de l’Université en matière d’acquisition de biens et de services
- Par biens, on entend les fournitures et les biens mobiliers, acquis notamment sous forme d’achat, de leasing, de bail à loyer, de bail à ferme ou de location-vente.
3. Acquérir ou changer de copieur ou d'imprimante multifonctions
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Détermine ses besoins
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Formule sa demande dans les termes suivants : montant disponible (budget), la structure concernée par l’acquisition, le type d’équipement en place.
Actions du Service aux Utilisatrices et Utilisateurs
3a - Pour les contrats gérés et signés par le Service aux Utilisatrices et Utilisateurs (nouveaux contrats)
A l’échéance du contrat, le Service aux Utilisatrices et Utilisateurs envoie la lettre de résiliation au fournisseur pour le dénoncer, en principe, 3 mois avant.
3b - Pour les contrats gérés par les structures et n’ayant jamais été signés par le Service aux Utilisatrices et Utilisateurs (anciens contrats)
Pour les autres contrats signés par les structures, une lettre de résiliation (en recommandé) doit être envoyée par la personne responsable de la gestion du/des contrat(s) avec copie au Service aux Utilisatrices et Utilisateurs.
3c - Une fois la lettre de résiliation envoyée en recommandé, une étude des besoins est faite en partenariat avec la Faculté, le Département, la Section ou le Service concerné afin de définir les fonctionnalités du copieur désiré.
3d - Une demande de propositions est envoyée aux différents fournisseurs afin d’obtenir celle qui répondra parfaitement aux besoins exigés d’un point de vue fonctionnel et financier. Toutes les offres sont soumises aux Départements et étudiées en fonction de leur rapport qualité-prix le plus favorable (envoi d’un tableau récapitulatif et si besoin, déplacement du fournisseur pour présentation du/des modèle(s) sélectionné(s).
3e - Après accord, le SUTI communique au fournisseur choisi toutes les informations nécessaires à l’établissement du contrat (adresse du locataire, adresse de livraison, adresse de facturation)* ainsi que celles nécessaires à la livraison et à l’installation (nom du répondant informatique, nom de la personne de contact pour la livraison). Tous les contrats sont co-signés par le Département concerné, par le directeur de la Division DIBAT et par le Vice-Recteur rattaché à ce secteur.
3f - Après signature du contrat, le Service aux Utilisatrices et Utilisateurs envoie la copie scannée de celui-ci à la Comptabilité avec toutes les informations relatives à la facturation (Fond + code d’imputation).
3g - Le contrat est géré par le Service aux Utilisatrices et Utilisateurs pendant la durée prévue (généralement 48 mois). Le Service aux Utilisatrices et Utilisateurs s’occupe d’envoyer la lettre de résiliation et de renégocier un nouveau contrat.
* (4) Le Service aux Utilisatrices et Utilisateurs devient le locataire du/des contrat(s) mais la charge financière revient aux structures concernées.
4. Gestion des contrats
5. Pannes, toners, matériels divers
6. Votre contrat actuel
Si vous souhaitez changer de copieur, qu’il ait été acheté ou qu’il soit encore sous contrat de location et ce, quelle que soit l’échéance, vous pouvez d’ores et déjà le faire parvenir à :
- Ce contrat sera alors pris en charge et classé en fonction de la date de résiliation. Monsieur Cédric Golay vous contactera environ 3 mois avant l’échéance afin de procéder aux démarches nécessaires.
- Pour tout renseignement, veuillez contacter Monsieur Cédric Golay au 022 379 70 43.