1. La demande originale munie d'une étiquette comptable est envoyée au service de la comptabilité (UNIDUFOUR).
2. La demande doit être accompagnée de toutes les factures acquittées qui s'y réfèrent.
3. Après vérification par le service de la comptabilité, ce dernier adressera le formulaire au service des salaires, afin de procéder au remboursement directement sur le compte salaire de l'employé-e bénéficiaire (montant soumis aux charges légales).

Les demandes de remboursement doivent être signées par le-la bénéficiaire et contresignées par le supérieur hiérarchique ou l'administrateur. L'approbateur atteste ainsi de la pertinence de la dépense et garantit la disponibilité budgétaire.