Gestion des casiers étudiants (hors CMU)
- Réf. 0388
- Date de première publication : 09/06/2026
1. Objet et champ d'application
Objectif de la procédure
- Encadrement de la mise à disposition des casiers aux étudiantes et étudiants de l'Université de Genève.
- Définition du cycle annuel : réservation, utilisation, libération et nettoyage des casiers.
- Encadrement du traitement des casiers non libérés à la date limite et des affaires laissées sur place.
Champ d'application
Le Secteur Accueil est à l'origine de cette procédure et veille à sa bonne application. Cette procédure concerne toutes les étudiantes et tous les étudiants immatriculés à l'Université de Genève, ainsi que l'ensemble des collaborateurs·trices impliqués dans la gestion des casiers. Les casiers concernés par cette procédure sont ceux des bâtiments Carl-Vogt, Uni Dufour, Uni Mail, Uni Philosophes, Sciences 2 et Sciences 3.
Principe généraux
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Équité d'accès |
Les casiers sont attribués selon le principe du premier arrivé, premier servi, à chaque début d'année académique. La remise à zéro annuelle garantit un accès équitable à toutes et tous, y compris aux étudiant·e·s de première année. |
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Gratuité |
La mise à disposition des casiers est gratuite et sans caution. |
| Responsabilité | Chaque utilisateur·trice est responsable du bon usage du casier qui lui est attribué et s'engage à le libérer dans les délais impartis. Le non-respect de cette obligation entraîne le forçage du cadenas sans remboursement. |
| Salubrité | Un nettoyage professionnel annuel est réalisé chaque été afin de garantir la propreté et la salubrité de l'ensemble des casiers avant chaque rentrée. |
2. Cycle annuel de gestion des casiers
2.1 Ouverture des réservations
2 semaines avant la rentrée du semestre d'automne, l'équipe des chargé·e·s d'accueil procède aux actions suivantes :
- S'assurer que tous les casiers sont propres, fonctionnels et disponibles à la réservation.
- Vérifier que les casiers PMR sont correctement identifiés par leur symbole.
- Envoyer l'email d'annonce aux étudiant·e·s avant l'ouverture des réservations.
- Ouvrir le système de réservation en ligne selon le principe du premier arrivé, premier servi.
2.2 Période d'utilisation
Du début du semestre d'automne jusqu'à la date limite de libération, aucune action systématique n'est requise. L'équipe traite les demandes au fil de l'eau :
- Signalements de casiers endommagés ou défectueux.
- Demandes de stockage prolongé au-delà de la date limite (Erasmus, stage à l'étranger, etc.) à valider par le ou la chef·fe du secteur accueil.
2.3 Communication de la date limite de libération
La date limite est calculée automatiquement selon le calendrier universitaire (2 semaines après la fin des examens du semestre de printemps). Elle est communiquée :
- En début d'année académique, dans l'email de confirmation de réservation.
- Par un email de rappel envoyé quelques semaines avant l'échéance.
2.4 Traitement des casiers non libérés à la date limite
À la date limite, les chargé·e·s d'accueil effectue une tournée complète de l'ensemble des casiers. Pour chaque casier encore verrouillé :
- Identifier l'étudiant·e titulaire via le système de réservation.
- Envoyer un email l'informant que son casier a été forcé et que ses affaires sont en cours de stockage.
- Forcer le cadenas (le cadenas n'est pas remboursé).
- Inventorier le contenu et le déposer dans une zone de stockage dédiée.
- Consigner la date de mise en stockage dans le registre de suivi.
2.5 Gestion du stockage des affaires récupérées
Les affaires issues du forçage sont conservées selon les modalités suivantes :
- Durée de conservation standard : 2 semaines à compter de la date de forçage.
- Si l'étudiant·e prend contact dans ce délai, un rendez-vous de restitution est organisé par les chargé·e·s d'accueil.
- Un stockage prolongé peut être accordé sur demande (Erasmus, stage, absence justifiée).
- Passé le délai et sans contact, les affaires sont évacuées selon la procédure en vigueur (don, recyclage ou évacuation).
2.6 Nettoyage estival
Une fois l'ensemble des casiers libérés et les affaires traitées, l'entreprise de nettoyage mandatée intervient. L'équipe s'assure que :
- Tous les casiers sont ouverts et accessibles avant l'intervention. Tout casier squatté durant la période sera vidé et son contenu évacué sans préavis.
- Dès le nettoyage effectué, le casier est verrouillé pour garantir sa propreté avant sa mise en service.
- Un état des lieux est réalisé après nettoyage afin d'identifier les casiers endommagés à signaler pour réparation.
- Les casiers sont prêts pour la prochaine ouverture des réservations.
3. Calendrier récapitulatif
| Période | Action | Responsable |
| 2 semaines avant la rentrée d'automne | Ouverture des réservations + envoi de l'email aux étudiant·e·s | Secteur accueil |
| 2 semaines après la fin des examens de printemps | Date limite de libération – tournée de forçage si nécessaire | Secteur accueil |
| Dans les jours suivant le forçage | Stockage des affaires récupérées + email aux étudiant·e·s concerné·e·s | Secteur accueil |
| 3 semaines après le forçage | Évacuation des affaires non récupérées | Secteur accueil |
| Été | Nettoyage professionnel de l'ensemble des casiers | Service Campus Durable |
4. Cas Particuliers
Stockage prolongé sur demande
Un·e étudiant·e qui sait à l'avance qu'il ou elle ne pourra pas libérer son casier avant la date limite (séjour Erasmus, stage à l'étranger, hospitalisation, etc.) doit en informer le secteur accueil avant cette date. La demande est examinée par le ou la chef·fe du secteur accueil, qui peut accorder un délai supplémentaire et convenir des modalités de restitution.
Casier endommagé
Tout casier endommagé signalé pendant l'année ou constaté lors de la tournée de libération est consigné dans le registre de suivi et transmis au service technique pour réparation avant la prochaine ouverture des réservations.
Casiers PMR
Les casiers identifiés comme accessibles PMR sont réservables par toutes et tous via le système de réservation habituel. Merci aux étudiant-e-s de prioriser l’utilisation des casiers non.