Demander l’utilisation d’un prénom, d’un nom et/ou d’un genre d’usage
- Réf. 0010
- Date de première publication : 13/02/2020
Dans les documents qu’elle établit, l’Université de Genève utilise, en principe, le prénom, le nom et le genre officiels, tels qu’ils apparaissent dans les documents d’identité fournis par les collaborateurs et les collaboratrices, respectivement par les étudiantes et les étudiants.
Pour communiquer un changement officiel de prénom, de nom et/ou de genre en cours de relations de travail ou d’études, les procédures suivantes sont applicables :
- Pour les collaborateurs et les collaboratrices :
Directive 0059 « Annoncer une modification d’adresse, de compte bancaire/postal ou de nom/prénom légal » - Pour les étudiantes et les étudiants :
Page « Communiquer un changement de nom, prénom et genre »
Si le changement officiel de prénom, de nom et/ou de genre intervient après la délivrance du diplôme, ce dernier peut être réédité pour tenir compte de ce changement conformément à la procédure suivante : Diplômes - Réimpression à la suite d'un changement de nom/prénom/genre
1. Principe
Le collaborateur/la collaboratrice, respectivement, l’étudiant/l’étudiante, peut demander, selon les conditions et la procédure définies aux articles suivants, l’utilisation d’un prénom, d’un nom et/ou d’un genre d’usage :
- sur sa carte multiservice ;
- dans le carnet d’adresses de la messagerie UNIGE;
- dans son adresse e-mail UNIGE ;
- dans l’annuaire (pour les collaborateurs/trices) ;
- dans le programme de cours (pour les collaborateurs/trices).
Tout document officiel délivré par l’Université de Genève, en particulier qui a trait aux relations de travail (contrat de travail, certificat de travail, etc.) et aux documents académiques (relevés de notes, diplômes, etc.), mentionnera uniquement le prénom, le nom et le genre officiels de la personne concernée tels qu'ils figurent dans le système d'information de l'Université de Genève au jour de la délivrance du document en question.
Par ailleurs, à l'heure actuelle et pour des raisons techniques, certaines communications internes continueront à être libellées selon l'identité officielle, notamment dans la formule d'appel (Chère Madame, Cher Monsieur; Chère étudiante, Cher étudiant).
2. Motifs
2. Prénom d'usage
2.1.1 L’utilisation d’un prénom d’usage est admise dans les cas suivants :
- Choix d’un prénom parmi ses prénoms officiels (Jean Paul Silvain > Paul) ;
- Choix d’un prénom de l’autre genre (Marie > Jean) ;
- Ajout d’une initiale à son prénom dans le cas d’homonymie (Françoise Emilie > Françoise E.) ;
- Modification de l’orthographe de son prénom en raison de caractères spéciaux (Joerg > Jörg > JORG).
2.1.2 Tout autre motif est soumis à l’appréciation du Rectorat de l’Université de Genève.
2.2 Nom d’usage
2.2.1 L’utilisation d’un nom d’usage est admise dans les cas suivants :
- Maintien du nom sous lequel un-e scientifique est connu-e ;
- Choix d’un nom parmi ses noms officiels (Juan da Silva Barroso Canas > Barroso) ;
- Maintien ou reprise de son nom de naissance ou d’un nom officiel antérieur si le nom officiel a changé (Julie Hubert Fleury > Julie Hubert) ;
- Modification de l’orthographe de son nom de famille en raison de caractères spéciaux (Rolf Mueller > Rolf Müller > Rolf MULLER).
2.2.2 Tout autre motif est soumis à l’appréciation du Rectorat de l’Université de Genève.
2.3 Genre d’usage
Seul le genre d’usage féminin ou masculin est possible.
Dans tous les cas, le nom complet d'usage doit comprendre au minimum un prénom et un nom de famille en toutes lettres.
Toute demande inappropriée, offensante ou inconvenante sera refusée.
L'Université de Genève ne reconnaît le prénom, le nom et/ou le genre d'usage que dans ses relations avec le-la collaborateur-trice, respectivement l'étudiant-e. En particulier, la carte multiservice comprenant le prénom, le nom et/ou le genre d'usage ne vaut pas document officiel et ne peut dès lors être utilisé comme tel auprès d'autorités officielles (autorités, police,...).
Il est donc conseillé aux personnes ayant obtenu l'autorisation de l'Université de Genève d'utiliser un prénom, un nom et/ou un genre d'usage dans le cadre de ses relations avec elle de pouvoir prouver, le cas échéant, son identité officielle. Cela vaut également pour justifier sa présence à un examen délivré par l'Université de Genève.
Il existe une procédure applicable aux collaborateurs/trices et une procédure applicable aux étudiant-es.
Lorsque la personne qui demande l’utilisation d’un prénom, d’un nom et/ou d’un genre d’usage est étudiante et collaboratrice de l’Université de Genève (p.ex : un-e doctorant-e assistant-e), elle doit suivre uniquement la procédure applicable aux collaborateurs-trices.
1. Procédure applicable aux collaborateurs-trices
Le collaborateur/la collaboratrice remplit le formulaire ad hoc, le signe, y annexe une copie de pièce d’identité actuelle et le transmet à l’administrateur/administratrice de l’UPER ou de l’UER concernée ou, pour les collaborateurs/collaboratrices de l’administration centrale, à son/sa supérieur-e hiérarchique. A réception du formulaire, l’administrateur/administratrice, respectivement le/la supérieur-e hiérarchique, le signe et le transmet à la Division des ressources humaines.
A réception du formulaire, après contrôle de son contenu, la Division des ressources humaines saisit le prénom d’usage, respectivement le nom d’usage ou le genre d’usage, dans le système d’information pour les faire apparaître aux côtés du prénom officiel, respectivement du nom officiel ou du genre officiel.
Lorsque la demande se fonde sur un autre motif que ceux énoncés aux chiffres 2.1.1 et/ou 2.2.1, la Division des ressources humaines la soumet à l’appréciation du Rectorat.
Une fois le prénom et/ou le nom d’usage renseigné dans le système d’information, le collaborateur/la collaboratrice peut :
- Obtenir le remplacement de sa carte multiservices UNIGE:
- S'il/elle souhaite modifier le photo de sa carte :
- Remplir le formulaire prévu à cet effet
- Attendre la confirmation du changement de photo, puis se rendre au Centre d'Accueil des Demandes (CAD) pour échanger son ancienne carte avec la nouvelle
- S'il/elle ne souhaite pas modifier la photo de sa carte :
- Se rendre au Centre d'Accueil des Demandes (CAD) pour échanger son ancienne carte avec la nouvelle.
- S'il/elle souhaite modifier le photo de sa carte :
- Demander, s’il/elle le souhaite, la modification de son adresse e-mail UNIGE à son/sa correspondant-e informatique qui traite la demande en tenant compte des risques d’homonymies ou d’autres contraintes techniques éventuelles. Si le collaborateur/la collaboratrice est également étudiante, il/elle doit demander le changement de son adresse e-mail étudiante conformément à la procédure prévue pour les étudiants-es ci-dessous.
2. Procédure applicable aux étudiant-e-s
L’étudiant-e remplit le formulaire ad hoc et le signe, y annexe une copie de pièce d’identité actuelle et le transmet au Service des admissions via la plateforme admissions.unige.ch, puis s’identifie avec son login UNIGE.
A réception du formulaire, après contrôle de son contenu, le Service des admissions saisit le prénom d’usage, respectivement le nom ou le genre d’usage, dans la base de données pour les faire apparaître aux côtés du prénom officiel, respectivement du nom ou genre officiel.
Lorsque la demande se fonde sur un autre motif que ceux énoncés aux chiffres 2.1.1 et/ou 2.2.1, le Service des admissions la soumet à l’appréciation du Rectorat.
Une fois le prénom et/ou le nom d’usage renseigné dans le système d’information, l’étudiant-e peut :
- Obtenir le remplacement de sa carte multiservices UNIGE:
- S'il/elle souhaite modifier la photo de sa carte :
- Remplir le formulaire prévu à cet effet
- Attendre la confirmation du changement de photo, puis se rendre au Centre d'Accueil des Demandes (CAD) pour échanger son ancienne carte avec la nouvelle
- S'il/elle ne souhaite pas modifier la photo de sa carte :
- Se rendre au Centre d'Accueil des Demandes (CAD) pour échanger son ancienne carte avec la nouvelle.
- S'il/elle souhaite modifier la photo de sa carte :
- Demander, s’il/elle le souhaite, la modification de son adresse e-mail UNIGE au Service des admissions qui traite la demande en tenant compte des risques d’homonymies ou d’autres contraintes techniques éventuelles.
| Version | Objet de la modification | Date de publication |
|---|---|---|
| 3 | Refonte de la directive | 13.02.2020 |
| 2 | Document contrôlé à jour en juin 2014 màj du document |
03.05.2013 |
| 1 | Document contrôlé à jour en juin 2011 Changement de système. Fait suite et remplace : Fo 20-40-01 : Demande d'utilisation du nom d'usage & Pr 20-40-01 : Utilisation d’un nom d’usage |
06.03.2008 |
| Vérificateur/trice | Juliette Labarthe (Directrice du service égalité & diversité) |
| Approbateur/trice | Didier Raboud (Secrétaire général) |