Sont considérés comme organismes externes ou partenaires de l'université, les organismes entretenant des relations privilégiées avec l'université, tels que les établissements d'enseignement, les instituts de recherche avec lesquels des collaborations existent, des organes gouvernementaux.

Le partenaire formule une demande auprès du Rectorat
 

Le rectorat statue sur le bien-fondé de la demande, détermine la participation financière et fait suivre le dossier à la division STIC.

La division STIC, via le chef de service du groupe PRODS, informe le partenaire et, le cas échéant, établit une convention avec lui.

S’il y a lieu, la convention avec le partenaire est soumise au rectorat pour validation et signature.

Afin d'exécuter rapidement la solution retenue si l'autorisation est accordée, le demandeur et l’équipe « Réseau » du groupe PRODS, étudient en parallèle les problèmes techniques liés au raccordement.

Dès la mise en service, le partenaire a accès aux statistiques d'utilisation afin de pouvoir surveiller sa consommation de ressources «réseau».