Constitution et gestion des archives de bureau

  • Réf. 0034
  • Date de publication : 05/09/2017

La communauté universitaire est tenue de constituer des archives relevant de son activité (ensemble de documents produits et/ou reçus dans le cadre de sa gestion) et conservées en raison de leur valeur administrative, juridique et/ou historique).

Documents à conserver de façon illimitée au Service des archives du Seujet en raison de leur valeur historique

  • la correspondance chronologique et/ou alphabétique (si double correspondance)
  • les mails qui apportent une valeur ajoutée au dossier doivent être imprimés et y être insérés (des directives sur la gestion et la conservation des documents électroniques sont en projet)
  • les dossiers par activité et/ou de référence
  • les procès-verbaux de réunions de conseils, de facultés, d'écoles, d'instituts, de collèges de professeurs, de commissions du Rectorat, d'organes universitaires
  • les rapports d'activité, de gestion, annuels (seul l'organisme créateur du document le conserve; les autres exemplaires reçus  à titre informatif ou consultatif  sont à détruire)
  • les documents à caractère statistique ou récapitulatif
  • les documents servant à établir des droits et susceptibles d'être utilisés en cas de contestation : conventions, actes, actes notariés, etc.
  • les règlements, règlementation, directives, brochures et bulletins d'information
  • les bilans annuels de la Division Financière (DIVFIN)
  • les dossiers d'enseignants (PENS) de la Division des ressources humaines (DIRH)
  • les dossiers du personnel admininistratif et technique (PAT) de la Division des ressources humaines (DIRH)
  • les dossiers d'étudiants des secrétariats étudiants des facultés

Documents à conservation limitée avec délai légal de conservation

  • les documents comptables : 10 ans
  • Pour tous les autres documents : prendre rendez-vous avec l'archiviste pour déterminer le délai légal de conservation : archives-patrimoniales(at)unige.ch

Documents à éliminer après usage administratif, sans délai légal de conservation

  • les imprimés, prospectus, publicité
  • les avis de situation bancaire
  • les documents reçus à titre inoformatif ou consultatif
  • la correspondance sans intérêt : lettres d'accompagnement, convocations aux séances, lettres d'excuses, cartes d'invitation, etc.
  • les documents en double exemplaire
  • les exemplaires en surnombre
  • les brouillons après transcription du texte
  • les épreuves d'imprimerie après publication du texte

 

 


Version Objet de la modification Date de publication
3 Document contrôlé à jour en janvier 2024
Document contrôlé à jour en février 2022
Document contrôlé à jour en novembre 2020
màj
05.09.2017
2 04.10.2013 : Document contrôlé, à jour
Corrections d'ordre général et mise à jour des contacts
03.07.2012
1 Changement de système. Fait suite et remplace : P 10-30-04 : Constitution et gestion des archives de bureaux 09.11.2009
Vérificateur/trice Enriketa Kalldremxhiu-Barbey (Archiviste)
Approbateur/trice Didier Raboud (Secrétaire général)

Dernières modifications : 16/01/2024