Constitution et gestion des archives de bureau
- Réf. 0034
- Date de première publication : 05/09/2017
La communauté universitaire est tenue de constituer des archives relevant de son activité (ensemble de documents produits et/ou reçus dans le cadre de sa gestion) et conservées en raison de leur valeur administrative, juridique et/ou historique).
Documents à conserver de façon illimitée au Service des archives du Seujet en raison de leur valeur historique
- la correspondance chronologique et/ou alphabétique (si double correspondance)
- les mails qui apportent une valeur ajoutée au dossier doivent être imprimés et y être insérés (des directives sur la gestion et la conservation des documents électroniques sont en projet)
- les dossiers par activité et/ou de référence
- les procès-verbaux de réunions de conseils, de facultés, d'écoles, d'instituts, de collèges de professeurs, de commissions du Rectorat, d'organes universitaires
- les rapports d'activité, de gestion, annuels (seul l'organisme créateur du document le conserve; les autres exemplaires reçus à titre informatif ou consultatif sont à détruire)
- les documents à caractère statistique ou récapitulatif
- les documents servant à établir des droits et susceptibles d'être utilisés en cas de contestation : conventions, actes, actes notariés, etc.
- les règlements, règlementation, directives, brochures et bulletins d'information
- les bilans annuels de la Division Financière (DIVFIN)
- les dossiers d'enseignants (PENS) de la Division des ressources humaines (DIRH)
- les dossiers du personnel admininistratif et technique (PAT) de la Division des ressources humaines (DIRH)
- les dossiers d'étudiants des secrétariats étudiants des facultés
Documents à conservation limitée avec délai légal de conservation
Documents à éliminer après usage administratif, sans délai légal de conservation
- les imprimés, prospectus, publicité
- les avis de situation bancaire
- les documents reçus à titre inoformatif ou consultatif
- la correspondance sans intérêt : lettres d'accompagnement, convocations aux séances, lettres d'excuses, cartes d'invitation, etc.
- les documents en double exemplaire
- les exemplaires en surnombre
- les brouillons après transcription du texte
- les épreuves d'imprimerie après publication du texte