Utiliser un téléphone portable
- Réf. 0046
- Date de première publication : 04/03/2024
1. Modalités d'application
Personnes :
Les collaborateurs et les collaboratrices chargé-es de tâches à forte mobilité et devant pouvoir communiquer régulièrement peuvent demander une indemnité forfaitaire pour l'usage de leurs téléphones/smartphones "privés".
L'Institution ne participe pas à l'achat de téléphones/smartphone à l'usage des collaborateurs et des collaboratrices.
Inscription dans l'annuaire de l'Université du numéro des personnes bénéficiant de l'indemnité :
- Personnel enseignant, Rectorat et Secrétaire Général : SUR DEMANDE du bénéficiaire, le numéro du téléphone portable utilisé N'EST PAS INSCRIT dans l'annuaire. Sans précision, le numéro sera inscrit dans l'annuaire.
- Personnel administratif et technique : le numéro du téléphone portable utilisé EST INSCRIT dans l'annuaire.
Projet et/ou activité :
Certains projets de même que certaines activités peuvent nécessiter l'usage d'un téléphone/smartphone dédié. Dans ce cas, le ou la responsable peut demander l'autorisation d'achat par l'Université, d'un téléphone/smartphone.
L'autorisation obtenue, le ou la responsable procède à l'acquisition le ou la correspondant-e informatique de son entité et finance l'achat sur un de ses fonds (investissement).
Le téléphone/smartphone acheté est propriété de l'Université et est inscrit à l'inventaire.
En fin de projet et/ou de l'activité, le ou la responsable du projet et/ou de l'activité restitue l'appareil à l'Université.
2. Gestion des indemnités et des téléphones portables
La Division des Bâtiments est chargée de la gestion administrative des indemnités téléphoniques versées.
A cet effet :
- Elle reçoit les formulaires et les transmet au Rectorat pour approbation.
- Elle informe les demandeurs-euses de la décision prise par le rectorat.
- Elle tient à jour la liste des bénéficiaires d'indemnité et de téléphones/smartphones institutionnels.
- Elle transmet les coordonnées des nouveaux/nouvelles bénéficiaires à la comptabilité qui se charge des versements.
3. Indemnisation
- L'indemnité est de CHF 50.-/mois
- Elle est due à partir du mois qui suit la validation par le rectorat. Elle n'est pas rétroactive.
- L'indemnité est une indemnité forfaitaire ayant valeur de remboursement de frais de communication, due au personnel qui remplit les conditions pour son allocation et autorisée par le Rectorat.
- Elle est comprise comme une participation aux frais encourus pour l'usage d'un téléphone/smartphone privé.
- L'indemnité ne peut être remplacée par le paiement des factures établies par un opérateur.
- L'indemnité est versée directement par l'Université au/à la collaborateur-trice.
- Les charges correspondantes sont imputées dans le centre financier, en lien avec le bénéficiaire, à indiquer sur le formulaire de demande.
Au surplus, la Division des bâtiments dresse la liste des bénéficiaires et assure sa mise à jour. Cette liste, qui comprend les coordonnées des bénéficiaires, les numéros des téléphones concernés et les centres financiers à imputer, est transmise au service de la comptabilité pour versement des indemnités.
Sur la base de cette liste, le service de la comptabilité paie semestriellement l'indemnité due au bénéficiaire.
Le/la responsable hiérarchique du/de la collaborateur-trice au bénéfice d'une indemnité forfaitaire est tenu d'informer sans délai la Division des bâtiments de tout motif conduisant à la suspension de l'indemnité (interruption provisoire de l'utilisation du portable à des fins professionnelles; changement d'affectation ayant une incidence sur le droit à l'indemnité; démission; transfert; etc…).
La Division des bâtiments met à jour la liste des bénéficiaires et la transmet au service de la comptabilité pour modification des indemnités à verser.
Une fois par an, la Division des bâtiments fait valider par le responsable de la subdivision concernée la liste des bénéficiaires d'indemnités pour téléphones/smartphones.
- La demande s’effectue avec ce formulaire.
- Elle doit comporter la contre-signature de l’administrateur ou du responsable hiérarchique.
- Elle est à transmettre par mail à la Division des Bâtiments (secretariat-dibat@unige.ch).
| Version | Objet de la modification | Date de publication |
|---|---|---|
| 16 | Mise à jour du formulaire | 29.04.2024 |
| 15 | Réactualisation complète de la directive | 04.03.2024 |
| 14 | Mise à jour du formulaire | 21.02.2022 |
| 13 | Ajout de la clause de non rétroactivité + modifications mineures | 08.12.2021 |
| 12 | Mise à jour de la procédure | 07.02.2020 |
| 11 | Mise à jour des liens | 03.10.2019 |
| 10 | Suppression du lien DCTI et modifications mineures | 09.02.2017 |
| 9 | Modification mineure du point 1 | 02.11.2015 |
| 8 | Réactualisation de la procédure : nombreuses modifications mineures liées à l'orthographe dont changement du nom natel pour portable et uniformisation du titre Division des bâtiments, logistique et sécurité. Mise à jour du tableau Modalités d'application. Annulation du lien défectueux relatif au fournisseur "sunrise". | 25.02.2014 |
| 7 | Modification mineure hors processus de validation (changement du logo dans le formulaire) | 11.06.2013 |
| 6 | Annulation de l'offre Swisscom car elle n'est plus valable | 04.06.2013 |
| 5 | Ajout du numéro de portable professionnel inscrit dans l'UNIGE et modification du formulaire. | 01.11.2011 |
| 4 | Précision adressage Privacom et communication de l'Etat | 30.08.2011 |
| 3 | Précisions et mises en forme des modalités d'application | 13.05.2011 |
| 2 | Précision des conditions d'abonnements Swisscom et Sunrise (point 3) et ajout des annexes y relatives. | 04.11.2010 |
| 1 | Changement de système. Fait suite et remplace : D 10-62-01 : Téléphones portables (Natels) | 14.12.2009 |
| Vérificateur/trice | Susana Lourenço |
| Approbateur/trice | Marco Girani (Directeur de la DIBAT) |