La Division des Bâtiments est chargée de la gestion administrative des indemnités téléphoniques versées.

A cet effet :

• Elle reçoit les formulaires et les transmet au Rectorat pour approbation.
• Elle informe les demandeurs-euses de la décision prise par le rectorat.
• Elle tient à jour la liste des bénéficiaires d'indemnité et de téléphones/smartphones institutionnels.
• Elle transmet les coordonnées des nouveaux/nouvelles bénéficiaires à la comptabilité qui se charge des versements.

• L'indemnité est de CHF 50.-/mois
• Elle est due à partir du mois qui suit la validation par le rectorat. Elle n'est pas rétroactive.
• L'indemnité est une indemnité forfaitaire ayant valeur de remboursement de frais de communication, due au personnel qui remplit les conditions pour son allocation et autorisée par le Rectorat.
• Elle est comprise comme une participation aux frais encourus pour l'usage d'un téléphone/smartphone privé.
• L'indemnité ne peut être remplacée par le paiement des factures établies par un opérateur.
• L'indemnité est versée directement par l'Université au/à la collaborateur-trice.
• Les charges correspondantes sont imputées dans le centre financier, en lien avec le bénéficiaire, à indiquer sur le formulaire de demande.

Au surplus, la Division des bâtiments dresse la liste des bénéficiaires et assure sa mise à jour. Cette liste, qui comprend les coordonnées des bénéficiaires, les numéros des téléphones concernés et les centres financiers à imputer, est transmise au service de la comptabilité pour versement des indemnités.

Sur la base de cette liste, le service de la comptabilité paie semestriellement l'indemnité due au bénéficiaire.

Le/la responsable hiérarchique du/de la collaborateur-trice au bénéfice d'une indemnité forfaitaire est tenu d'informer sans délai la Division des bâtiments de tout motif conduisant à la suspension de l'indemnité (interruption provisoire de l'utilisation du portable à des fins professionnelles; changement d'affectation ayant une incidence sur le droit à l'indemnité; démission; transfert; etc…).

La Division des bâtiments met à jour la liste des bénéficiaires et la transmet au service de la comptabilité pour modification des indemnités à verser.

Une fois par an, la Division des bâtiments fait valider par le responsable de la subdivision concernée la liste des bénéficiaires d'indemnités pour téléphones/smartphones.