• Cette procédure s'applique à toutes les conférences organisées par l'Université de Genève.
• Pour chaque conférence, un fonds spécifique est ouvert.
• Toutes les factures liées à l'organisation de la manifestation doivent être comptabilisées sur ce fonds.
• Les contributions versées par les sponsors et les locations de stand sont soumis à la TVA (LTVA art. 21, al. 27 : "Les prestations d'organisation d'utilité publique visant à promouvoir l'image de tiers et les prestations de tiers visant à promouvoir l'image d'organisation d'utilité publique").
• L'éventuel déficit de la manifestation est à la charge du titulaire.

Le calcul du prélèvement de la TVA peut se réaliser selon les approches ci-dessous.

Cette méthode est recommandée par la division comptabilité et gestion financière de l'Université de Genève.

Partant du principe que les dépenses liées à cette conférence ont été financées par les inscriptions des participants, il est possible d'en déterminer la taxation en se référant aux dépenses effectuées selon le barème de l'AFC :

• Frais de repas : 5.3 %
• Frais d'hébergement : 2.1 %
• Frais d'excursion : 6.8 %
• Frais d'enseignement : hors du champ de la TVA

Une fois la conférence terminée, l'organisateur s'assure que toutes les dépenses ont bien été enregistrées. Il en informe la comptabilité, qui peut alors procéder au calcul de prélèvement de la TVA due à l'AFC. Après cette opération, la comptabilité clôture le fonds.

Il est néanmoins possible de calculer le prélèvement sur la  base des inscriptions. Dans ce cas, le montant de l'inscription doit être préalablement détaillé par catégorie sur le formulaire d'inscription à la conférence.

Pour information, si aucune des deux méthodes proposées ci-dessus ne convient, l'AFC propose une troisième méthode basée sur la proportionnalité.