La mobilité douce doit être privilégiée (déplacements à pied, transports publics, vélo) concernant les déplacements professionnels des collaborateurs et collaboratrices de l’Université de Genève, mais il est parfois difficile voire impossible de renoncer à la souplesse de la voiture. Pour répondre à ces cas, l'Université a conclu un partenariat avec la société Mobility, qui a développé le concept d'auto-partage avec des véhicules réservables sur une multitude d’emplacements dans toute la Suisse  :  www.mobility.ch   

Cette directive vise ainsi à définir les conditions et modalités de réservation de véhicules Mobility.

Tout collaborateur ou toute collaboratrice de l’Université a la possibilité de réserver un véhicule Mobility selon les conditions suivantes  : 

• La réservation s’inscrit dans le cadre de déplacements professionnels pour l’Université. 

• Aucune alternative équivalente en transports en commun et/ou à pied n’a pu être trouvée et/ou le déplacement s’accompagne de matériel lourd/encombrant. 

• Le véhicule le plus économique doit être réservé. 

Les frais de déplacement seront à la charge du/de la demandeur-euse, et seront calculés en fonction du véhicule et du kilométrage effectué. 

Toute personne souhaitant effectuer une réservation Mobility pour le compte de l'Université doit tout d'abord créer un compte privé à son nom qu'elle pourra ensuite rattacher au compte de l'Université.

3.1. Pour les entités

3.1.1. Transmission de la demande 

Une personne de contact doit être désignée pour chaque entité, qu'il s'agisse d'une faculté, d'un centre ou d'une division. Chaque entité est responsable de transmettre directement sa demande de création à Mobility. La demande d'inscription doit être envoyée par mail à business(at)mobility.ch, avec mobilite-douce(at)unige.ch en copie, en précisant qu'il s'agit de la création d'un nouveau sous-contrat rattaché à l'Université de Genève.

3.1.2. Informations à fournir

• Coordonnés de l'entité : Nom complet, Adresse, e-mail, numéro de téléphone, adresse de facturation
• Coordonnées de la personne de contact de l'entité : Nom et prénom, e-mail, numéro de téléphone
• Les produits Mobility souhaités : 
  • mobilityEASY : recommandé pour les utilisateurs-trices effectuant moins de 15 trajets courts par année
  • mobilityPLUS : recommandé pour  les utilisateurs-trices effectuant plus de 15 trajets courts par année

L'entité peut choisir l'un des 2 abonnements ou les deux. Les éventuelles options complémentaires doivent également être précisées dans la demande.

Plus d'informations : MobilityEASY et MobilityPLUS

3.1.3. Accès au portail 

Une fois l'entité créée dans la base de données Mobility et rattachée au contrat de l'Université de Genève, la personne de contact désignée reçoit un accès au portail Business Mobility. Depuis ce portail, elle peut : 

• gérer les utilisateurs et utilisatrices de son entité;
• choisir les abonnements ;
• transmettre les liens d'inscription aux collaborateurs et collaboratrices concernées;
• consulter les factures.

3.1.4. Responsabilité de l'entité

La personne de contact désignée est l'interlocuteur-trice principal-e entre Mobility et l'entité. Elle est responsable de la gestion administrative et financière des utilisateurs et utilisatrices, de la transmission des liens d'inscription ainsi que du suivi des questions administratives et opérationnelles liées à leur contrat.

En cas de changement d'administrateur ou d'administratrice, ou de collaborateur ou collaboratrice, veuillez en informer business(at)mobility.ch en mettant mobilite-douce(at)unige.ch en copie.

3.2. Pour les collaborateurs et collaboratrices

Une demande par mail doit être adressée à la personne de contact de votre entité, avec mobilite-douce(at)unige.ch en copie. La personne de référence vous enverra ensuite un lien d'inscription par e-mail afin de finaliser votre enregistrement. Les frais d'enregistrement sont gratuits, que vous disposiez déjà ou non d'un compte Mobility. Ils apparaîtront automatiquement sous forme de code promotionnel lors de l'inscription.

La procédure complète d'intégration des collaborateurs-trices est disponible ici.

Avant d’effectuer une réservation, vous devez remplir le formulaire de demande de réservation auprès de votre entité :

https://formulaire.unige.ch/outils/limesurveydibat2/index.php/123353?lang=fr.

Après validation de votre demande, vous pourrez alors effectuer directement vos réservations sur l'application Mobility.

Lors de chaque réservation, veuillez cliquer sur l’icône « Changer d’abonnement » afin de sélectionner l’abonnement correspondant à votre déplacement : « Business » pour un déplacement professionnel ou « Privé » pour un déplacement personnel.

Avant de finaliser votre réservation, merci d’indiquer le motif du déplacement dans le champ « Remarques ».

Les frais liés aux déplacements effectués par les collaborateurs et collaboratrices de l’entité font l’objet d’une facturation mensuelle envoyée aux coordonnées de facturation de l’entité.

Pour prendre connaissance du processus de prise de possession et d’utilisation du véhicule, veuillez consulter le site mobility :  

https://www.mobility.ch/fr/clients-prives/comment-ca-marche  

 En cas de non-respect des règles de location mobility (https://www.mobility.ch/fr/fairplay-taxes), des frais de dédommagement peuvent être demandés. Si votre responsabilité est engagée, ces frais vous seront refacturés.

Veuillez noter que des contrôles seront effectués pour veiller au bon respect des conditions de réservations énumérées ci-dessus. 

Pour toute demande d’information ou question concernant l’utilisation des services de Mobility, veuillez-vous adresser à : mobilite-douce(at)unige.ch.