Les Archives de l'Université assurent la conservation des dossiers et documents qui leur sont versés dans le respect des normes standards archivistiques. Elles établissent des instruments de recherche afin de favoriser leur consultation. Les règles d'accès définies par la législation cantonale en matière d'archivage, de protection des données, ainsi que d'information et d'accès aux documents sont respectées.

La consultation publique des archives est réglée en application de la Loi sur les archives publiques (LArch B2 15) du 1er décembre 2000 et de la Loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données (LIPAD) du 1er mars 2002.

La libre consultation des archives publiques est garantie par la loi et gratuite (LArch B2 15; art.11, al.1 et 2).

On appelle services versants, les unités et services de l’UNIGE qui sont à l’origine du versement aux archives administratives et patrimoniales (AAP). Ceux-ci peuvent, sans délais ni restrictions, consulter et reproduire les documents qu’ils ont versés. La demande de consultation doit être formulée par courriel (archives-patrimoniales(at)unige.ch). La demande comportera a minima les indications permettant de localiser facilement les documents, soit : cote et/ou année de versement.

Les AAP solliciteront l’accord préalable du service versant pour toute demande de consultation émanant d’un autre service interne à l’UNIGE.

Si besoin, le transport des documents des AAP vers le demandeur est pris en charge par la navette de courrier interne. Au terme de la consultation, les documents sont renvoyés par le demandeur aux AAP par le même canal.

La consultation se fait dans les locaux des Archives de l’Université, 14 Quai du Seujet à Genève, sous la surveillance et avec l’aide du personnel des Archives (art. 2 du Règlement des salles publiques de travail des Archives d’Etat).

Les documents versés aux AAP ne peuvent en principe être consultés qu'à l'expiration des délais de protection (LArch B2 15 : art.12, al 3 et 4) :

• Le délai général de protection est de 25 années à compter de la clôture du dossier (LArch B2 15 : art.12, al. 3). Le dernier apport organique¹  est déterminant pour définir l'année au cours de laquelle les dossiers ont été clos.
• Selon (LArch B2 15 : art.12, al. 4) les documents classés selon des noms de personnes et qui contiennent des données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité ne peuvent être consultés que 10 ans après le décès de la personne concernée, à moins que celle-ci n'en ait autorisé la consultation. Si la date de la mort est inconnue ou n'est déterminable que moyennant un travail disproportionné, le délai de protection expire 100 ans après la naissance. Si ni la date du décès, ni celle de la naissance ne peuvent être déterminées, le délai de protection expire 100 ans à compter de l'ouverture du dossier.

Les recherches dans les fonds des archives AAP sont effectuées via un formulaire de recherche spécifique.
 

Consultation pendant la durée de protection

Selon LArch (B2 15 : art. 12, al. 5), une dérogation peut être accordée pour la consultation d’archives avant l’expiration des délais prévus, si aucun intérêt public ou privé prépondérant digne de protection ne s’y oppose, en particulier :

1. si la consultation est faite dans l’intérêt prépondérant de la personne touchée ou de tiers, ou
2. si les documents sont nécessaires à l’exécution d’un projet de recherche déterminé. Dans ce cas, il peut être exigé que les données personnelles soient rendues anonymes.
    

Marche à suivre pour une demande de dérogation

• Le/la demandeur/euse utilise le formulaire de demande de communication par dérogation, en renseignant scrupuleusement tous les champs.
• Il adresse sa demande au service des archives de l’Université (AAP), détenteur des documents. Ce dernier saisit le service versant pour avis. Après retour du dossier complété par le service versant, celui-ci est transmis au Secrétaire General de l’UNIGE pour examen et/ou information.
• Dans certains cas, le service juridique de l’Université de Genève est sollicité.
• Le/la demandeur/euse est avisé-e de la réponse à sa demande de consultation par dérogation dans un délai qui ne pourra excéder trois mois à compter de l’enregistrement de la demande.
• Il n’y a pas de possibilité de recours en cas de refus (total ou partiel)

 

[1] Un apport est « organique » s’il est en rapport direct avec le but pour lequel les documents ont été archivés. Ceci exclut des prolongations plus ou moins artificielles du délai de protection. Par exemple, un article, l’avis de décès de la personne concernée ou une demande de certificat ne constitue pas un apport organique (source : Recueil de directives pour l’archivage des communes genevoises, Archives d’Etat de Genève, 2011)

L’utilisation des archives de l’Université de Genève, que ce soit à des fins de recherche ou de diffusion, implique de citer les sources consultées/utilisées en faisant mention des Archives administratives et patrimoniales de l’Université de Genève, suivies de la cote complète de l’archive (de type : CH UNIGE/aap/…)

Pour tous travaux publiés ou diffusés qui se fondent entièrement ou partiellement sur les fonds et collections des AAP,  un exemplaire justificatif est remis gratuitement aux Archives administratives et patrimoniales (AAP). (LArch B2 15: art.11, al.3)

La salle de consultation des AAP est équipée d’une imprimante multifonction à disposition des chercheurs/euses qui consultent des documents sur place. L’imprimante permet de photocopier des documents en noir et blanc ou en couleur, recto-verso ou recto seul, ainsi que de numériser un document et l’envoyer sur une adresse de courriel. Cependant, pour la préservation des documents, les prises de vue photographiques par les chercheurs/euses sont à privilégier.

En tant qu’institution de conservation, les Archives Administratives et Patrimoniales (AAP) ne sont pas nécessairement titulaires des droits d’auteur et des droits d’utilisation. Il convient donc de clarifier de manière séparée les éventuels droits d’utilisation de tiers. Les utilisateurs et utilisatrices sont dans tous les cas responsables du respect des dispositions sur les droits d’auteur.

Certaines catégories d’archives souvent consultées ont été numérisées par les AAP, dont : Listes des recteurs et doyens, Listes des autorités, professeurs, étudiants, auditeurs et laboratoires, Listes des docteurs honoris causa, etc.
Ces archives se trouvent sur le site web des AAP, rubrique : Ressources numériques

Les inventaires des fonds traités peuvent être consultés sur la base THEODORE, rubrique : Archives administratives et patrimoniales.
En plus de celui des AAP, la base Theodore contient en effet également l’inventaire des Archives de l’Institut Jean Jacques Rousseau et de la Commission du Patrimoine Facultaire (COPAF). 

Les AAP se situent au 14 Quai du Seujet, 1201 Genève.
La consultation des Archives administratives et patrimoniales de l'UNIGE se fait uniquement sur rendez-vous : réservation par courriel archives-patrimoniales(at)unige.ch) ou par téléphone (+41 (0)22 379 17 11 ou +41 (0)22 379 17 27), aux heures de bureau.

Lors de la première visite de l’année en cours, il sera demandé au/à la chercheur/euse de remplir une fiche d’inscription qui décrit l’objet de sa recherche. Il/elle prend également connaissance des dispositions relatives à la protection des données personnelles.

Les archives étant des pièces uniques et fragiles, il convient de respecter un certain nombre de règles d’usage :
La consultation des documents a lieu uniquement dans la salle prévue à cet effet.
Il est interdit de consommer des boissons ou de la nourriture dans la salle de consultation, ainsi que de fumer ou de vapoter.

On veillera également à ne pas :

• plier les documents ;
• consulter plus d’un carton ou d’un dossier à la fois ;
• modifier le classement initial ;
• sortir les documents de la salle de consultation ;
• annoter les documents (même pour corriger une faute) ;
• s’humecter les doigts pour tourner les pages ;
• apposer des marques sur les documents, ni effacer quoi que ce soit ;
• utiliser de la colle forte, du ruban adhésif, du liquide correcteur ou des instruments tranchants à proximité des documents ;
• s’appuyer ou poser ses propres documents sur les documents consultés

A la fin de la consultation, il conviendra en outre de remettre en ordre les documents utilisés et d’indiquer au personnel des AAP si la consultation est terminée.

UNIGE	Université de Genève
AAP	Archives Administratives et Patrimoniales de l'Université de Genève
LArch	Loi sur les Archives publiques, République et Canton de Genève
LIPAD	Loi sur l'Information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles, République et Canton de Genève