Les termes figurant au masculin englobent le féminin lorsqu’ils se rapportent à des personnes ou à des fonctions.

Article 1.  Objet
Les présentes directives règlent l’utilisation de la messagerie électronique de l’Université de Genève par les membres du corps enseignant et le personnel administratif et technique.

Article 2. Utilisation de la messagerie
L’utilisation de la messagerie électronique est réservée à des fins professionnelles, y compris pour les services de passerelles payants tels que l'envoi de SMS ou fax. L’utilisation occasionnelle à des fins privées est tolérée pour autant qu’elle n’entrave pas l’accomplissement des tâches professionnelles du collaborateur. L'utilisation de la fonction « copie à » et des listes de distribution doit être faite avec discernement.

Article 3. Consultation de la messagerie
Nul ne peut consulter la messagerie d’autrui sans l’autorisation préalable du titulaire. Le titulaire d’une adresse électronique nominative est tenu de consulter sa boîte aux lettres régulièrement. La structure concernée assure en tout temps le traitement des messages parvenus à une adresse électronique générique.

Article 4. Messages prohibés
Les messages à caractère calomnieux, diffamatoire, injurieux, raciste, sexiste, pornographique ou érotique sont prohibés. Les documents joints sont considérés comme partie intégrante du message. Le collaborateur qui exerce également des activités sans lien avec ses charges au sein de l’Université n’est pas autorisé à utiliser la messagerie électronique de l’Université dans le cadre de ces activités. Enfin, est également prohibé l’usage privé relevant de la propagande politique, syndicale ou religieuse.

Article 5. Enregistrement des transactions
Les données relatives aux messages (nom du destinataire, heure, date de la réception, taille du message) sont conservées durant une période de six mois sur le serveur central puis détruits.

Article 6. Dérangement technique
Dans des cas exceptionnels, et lorsque la sécurité informatique l’exige (lutte contre la propagation de virus, restauration manuelle d’index, par exemple), la Division informatique prend les mesures nécessaires pour remettre en fonction le système informatique lors de dérangements techniques en prenant toutes les précautions nécessaires pour assurer la protection de la sphère privée des collaborateurs concernés. Ces derniers en sont aussitôt avertis. Par ailleurs, la Division informatique tient un registre de chaque intervention contenant le nom de l’intervenant, la date de l’intervention, sa nature, le type de dérangement technique ainsi que la liste des fichiers ou données tombant sous le coup de la protection de la sphère privée.

Article 7. Absence
En cas d'absence, le titulaire d'une adresse électronique nominative assure le traitement de son courrier qui requiert une intervention urgente ou introduit une réponse automatique d’absence. A défaut, le supérieur hiérarchique peut faire introduire, par la Division informatique, une réponse automatique d’absence.

Article 8. Départ définitif
En cas de départ définitif d’un collaborateur, le supérieur hiérarchique s’assure que le contenu professionnel de la messagerie électronique lui a été transmis dans le cadre de la remise des dossiers.

Article 9. Indices d'infraction ou d'abus
En présence d’indices d’infraction ou d’abus, le supérieur hiérarchique du collaborateur informe le Recteur de la situation. Le Recteur prend les mesures relevant de sa compétence. Il saisit, le cas échéant, les autorités administratives et judiciaires.

Article 10. Sanctions
Une violation des dispositions énoncées dans les présentes directives peut entraîner le retrait de l'accès aux ressources informatiques. D’éventuelles sanctions disciplinaires ou poursuites judiciaires demeurent réservées.