Envoyer du courrier
- Réf. 0158
- Date de première publication : 22/11/2023
1. Objet et champ d'application
Objectif de la procédure
- Encadrement de la réception du courrier papier et des colis entrants à l'Université de Genève, dit "courrier enrant"
- Encadrement de l'expédition du courrier papier et des colis sortants de l'Université de Genève, dit "courrier sortant"
- Encadrement du transfert du courrier papier et des colis entrants entre les bâtiments de l'Université de Genève, dit "courrier interne"
Champ d'application
Le secteur Accueil est à l'origine de cette procédure et veille à sa bonne application. Cette procédure concerne toutes les entités de l'Université de Genève.
Principes généraux
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A |
Confidentialité |
Le contenu des courriers et des colis est couvert par un devoir de confidentialité. Toute manipulation, tri ou distribution doit être effectuée dans le respect du secret professionnel et de la protection des données. Lorsque le destinataire d'un courrier ne peut pas être identifié, celui-ci peut être ouvert par les chargé·e·s d'accueil uniquement dans le but de déterminer le destinataire. Les courriers nominatifs ou identifiés comme confidentiels ne peuvent être ouverts ni consultés par des tiers non autorisés. |
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B |
Responsabilité |
Chaque acteur·trice impliqué·e dans la chaîne de gestion du courrier – services, entités, collaborateurs·trices – est responsable du respect de la présente procédure. L'utilisation des services de courrier engage la responsabilité de l'entité expéditrice, notamment en matière de conformité, de justification professionnelle et de coûts générés. |
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C |
Économie et bonne gestion |
Les ressources affectées à la gestion du courrier et des colis étant financées par des fonds publics, leur utilisation doit être mesurée, justifiée et optimisée. Le recours aux courriers A, recommandés, express ou autres services onéreux doit rester exceptionnel et motivé par des besoins professionnels avérés. Les alternatives plus économiques (courrier B, courrier interne, dématérialisation) doivent être privilégiées chaque fois que possible. |
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D |
Amélioration continue |
La gestion du courrier et des colis s'inscrit dans une démarche d'amélioration continue. Les processus peuvent évoluer afin de répondre aux besoins de l'institution, aux retours du terrain, aux évolutions réglementaires ou aux objectifs de performance et de durabilité. |
2. Définitions
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Terme |
Définition |
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Courrier entrant |
Courrier envoyé par un·e expéditeur·trice externe à destination d'une entité ou d'un·e collaborateur·trice de l'Université, arrivant via la Poste Suisse à une adresse universitaire. |
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Courrier sortant |
Courrier envoyé par un·e collaborateur·trice ou une entité de l'Université à destination d'une personne ou entité externe, acheminé par la Poste Suisse. |
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Courrier interne |
Courrier échangé entre collaborateurs·trices ou entités de l'Université, acheminé par le service de coursier interne sans passer par la Poste Suisse. |
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Courrier |
Lettres et enveloppes jusqu'au format B4 (353 × 250 mm), pesant moins d'1 kg et ne dépassant pas 2 cm d'épaisseur. |
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Colis |
Envoi excédant le format B4 (353 × 250 mm), ou dépassant 2 cm d'épaisseur, ou pesant plus d'1 kg. |
3. Réception du courrier et des colis
A. Réception du courrier
Pour recevoir du courrier sans encombre, il est important que le destinataire soit facilement identifiable et que l'adresse indiquée soit correcte. Il est de la responsabilité des destinataires de communiquer à leurs interlocuteurs·trices la bonne façon de leur adresser du courrier.
Le courrier entrant est trié et distribué dans les cases postales de l'Université par la Poste. Du lundi au vendredi, le prestataire de service pour le transport du courrier interne récupère le courrier trié par la Poste et le distribue dans les loges d'accueil d'Uni Dufour, Uni Mail, Uni Philosophes et Sciences II. Les chargé·e·s d'accueil procèdent à un second tri pour dispatcher le courrier entre les différentes entités. Le courrier est ensuite redistribué via le prestataire de service dans les autres bâtiments universitaires.
Afin de s'assurer que le courrier soit distribué correctement, il est indispensable d'utiliser l'adresse de la case postale de l'Université :
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Nom du/de la destinataire Entité Université de Genève 1211 Genève 4 |
Voici quelques exemples d'adressage correct :
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Hector KELLER Secteur Accueil Université de Genève 1211 Genève 4 |
Faculté des Lettres Université de Genève Uni Bastions 5 rue De-Candolle 1211 Genève 4 |
École de Physique Université de Genève 30 quai Ernest-Ansermet 1211 Genève 4 |
Secrétariat des étudiants FPSE Université de Genève Uni Mail 1211 Genève 4 |
Le courrier peut être récupéré dans les boîtes aux lettres prévues à cet effet, dans les espaces dédiés ou auprès des loges d'accueil selon les bâtiments.
Les courriers dont le destinataire ne peut pas être identifié après enquête sera retourné à l’expéditeur.
B. Réception des colis
Pour recevoir des colis sans encombre, il est important que le destinataire soit facilement identifiable et que l'adresse indiquée soit correcte. Il est de la responsabilité des destinataires de communiquer à leurs interlocuteurs·trices la bonne façon de leur adresser des colis. Les colis sont livrés directement dans le bâtiment de destination par le transporteur utilisé par l'expéditeur (DHL, Poste Suisse, DPD, UPS, etc.).
Pour les bâtiments ayant une loge d'accueil : les colis sont livrés à la loge, réceptionnés par les chargé·e·s d'accueil et conservés jusqu'à ce que le destinataire vienne les récupérer. Le destinataire est informé de l'arrivée d'un colis par un appel téléphonique, un e-mail ou un carton déposé dans sa boîte aux lettres. Les colis recommandés sont réceptionnés contre signature et remis au destinataire contre signature également
Pour les bâtiments sans loge d'accueil : les colis sont déposés dans la zone prévue à cet effet. Pour les colis recommandés, la gestion dépend du transporteur et du destinataire. Il arrive que le livreur contacte le ou la destinataire lorsqu'un numéro de téléphone a été communiqué, ou qu'un avis de passage soit déposé dans la zone de poste.
Les colis dont le destinataire ne peut pas être identifié après enquête sera retourné à l’expéditeur.
C. Exceptions
- Les colis livrés dans les bâtiments des Sciences passent généralement par le magasin central avant d'être pris en charge par les chargé·e·s d'accueil.
- Les colis à destination du bâtiment St-Georges 16 peuvent être livrés à la loge d'accueil de Sciences II, ce bâtiment ne disposant pas de zone de poste hors contrôle d'accès.
D. Traçabilité et distribution des envois recommandés
Les courriers et colis recommandés à destination d'un autre bâtiment sont transportés accompagnés d'un carnet intitulé « Registre du Courrier Recommandé ». Dès réception, le ou la destinataire est prié·e de signer le carnet à la ligne correspondante et de le retourner sans attendre par courrier interne à la loge indiquée sur la couverture.
En cas de non-respect de cette procédure, le secteur Accueil peut décider que les envois recommandés à destination d'une personne ou d'une entité particulière resteront en loge et devront être récupérés en main propre, sans transport par le service de courrier interne.
4. Expédition d courrier et des colis
Le courrier et les colis sortants sont relevés quotidiennement par le prestataire de service du courrier interne depuis les loges du CMU, Uni Mail, Uni Dufour et Sciences II. Il est nécessaire d'acheminer le courrier sortant à l'une de ces loges via la boucle de courrier interne, effectuée du lundi au vendredi.
A. Courrier
Merci de privilégier les enveloppes à en-tête universitaire. Le Centre d'Impression se tient à votre disposition pour toute commande.
- Courrier A ou B : déposer les enveloppes non affranchies, avec l'adresse du destinataire, dans les loges d'accueil ou dans les espaces prévus pour le courrier sortant de votre bâtiment.
- Courrier recommandé en Suisse : déposer les enveloppes portant les étiquettes R (couleur noire, mention « Recommandé Suisse ») accompagnées du formulaire « Liste des codes à barres pour lettre avec suivi électronique des envois » dûment rempli. Un double du formulaire vous sera remis après expédition pour votre suivi administratif.
- Courrier recommandé à l'étranger : déposer les enveloppes portant les étiquettes R (couleur rouge, mention « Recommandé étranger ») accompagnées du formulaire « Liste des codes à barres pour lettre avec suivi électronique des envois » dûment rempli. Un double du formulaire vous sera remis après expédition pour votre suivi administratif.
- Envoi en nombre du courrier B (anciennement courrier de masse) : cette option permet de réaliser d'importantes économies pour les envois de plus de 350 enveloppes. Pour plus d'informations, consultez la page dédiée sur le site de la Poste Suisse. Des chars SB (pour courrier conditionné en caisses grises PostMail) et des chars RX (pour colis de tailles et poids variables) peuvent être mis à disposition. Il est important de ne pas mélanger les deux types de conditionnement, car ils ne sont pas traités dans le même dépôt.
B. Colis
- Colis en Suisse : déposer le colis muni d'un code à barres dans l'une des loges universitaires, ou le faire parvenir à une loge par courrier interne pour qu'il soit déposé à la Poste.
- Colis à l'international – moins de 2 kg : formulaire CN22/2 àProcédure ci-jointe.
- Colis à l'international – plus de 2 kg : lettre de voiture àProcédure ci-jointe.
Le secteur Accueil se tient à votre disposition pour vous aider lors de vos affranchissements. Rendez-nous visite dans l'une des loges d'accueil universitaires ou appelez le 91515.
5. Gestion du courrier interne UNIGE
Principes
En privilégiant l'utilisation du courrier interne de l'Université ainsi que le courrier interne de l'État, d'importantes économies peuvent être réalisées.
Organisation
Un prestataire de service est en charge du transport du courrier interne entre les différentes adresses de l'Université. Deux boucles de courrier interne sont organisées et se retrouvent à Uni Dufour. Les adresses et horaires de passage figurent dans le document joint à cette procédure.
- Bâtiments avec loge d'accueil : le courrier interne y est déposé et pris en charge. Les utilisateurs·trices peuvent remettre leurs envois aux chargé·e·s d'accueil ou les déposer dans la fente prévue à cet effet.
- Bâtiments sans loge d'accueil : le courrier interne est déposé dans la zone prévue à cet effet.
Le prestataire de service du courrier interne actuel est Equans.
Bonnes pratiques
L'utilisation des enveloppes brunes estampillées « Courrier Interne » est vivement recommandée : réutilisables jusqu'à 48 fois, elles permettent de réaliser d'importantes économies de papier et de fonds.
6. Liaison avec le courrier interne de l'État
Principe
Le prestataire de service du courrier interne de l'État actuel est la société G.A.S. Il relie différentes entités de l'État de manière quotidienne ou hebdomadaire. Le fonctionnement est similaire à celui du courrier interne de l'Université et permet de réaliser d'importantes économies en évitant l'affranchissement postal.
Organisation
- Uni Dufour : prise en charge quotidienne à 10h30.
- Uni Mail : prise en charge hebdomadaire, le jeudi à 10h45.
La liste des codes d'adressage est jointe à cette procédure.
7. Facturation et analyse des coûts d'affranchissement
Principes de facturation
L'affranchissement postal est réglé par la Centrale Commune d'Achat de l'État de Genève, puis refacturé à l'Université. Le secteur Accueil règle cette facture.
Analyse des coûts
À des fins d'analyse des dépenses universitaires, les affranchissements sont attribués aux entités suivantes : Faculté de Droit, Faculté de Psychologie et des Sciences de l'Éducation, Faculté de Théologie, Faculté de Traduction et d'Interprétation, Faculté des Lettres, Faculté des Sciences, Faculté des Sciences de la Société, Centre Universitaire d'Informatique, Geneva School of Economics and Management, Global Studies Institute, Institut des Sciences de l'Environnement, Bureau des diplômes, Division Comptabilité et Gestion Financière, Rectorat, Service de Communication, Service des Immatriculations, ainsi qu'Université de Genève (pour les affranchissements ne relevant d'aucune des entités précitées).
Les frais d'affranchissement ne sont pas répercutés sur ces entités ; ce suivi est effectué à des fins analytiques uniquement.
8. Règles, interdictions et non-conformités
Usages interdits
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⚠ Il est interdit de se faire livrer du courrier ou des colis à titre privé à une adresse universitaire. |
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⚠ Il est interdit d'envoyer du courrier ou des colis non affranchis à titre privé. |
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⚠ Il est interdit de se faire livrer des armes, des matières dangereuses ou des produits illicites. |
Traitement des non-conformités
Les courriers et colis ne respectant pas les interdictions énoncées ci-dessus seront refusés et retournés à l'expéditeur ou détruits.