Envoyer du courrier
- Réf. 0158
- Date de première publication : 22/11/2023
1. Principes
- En privilégiant l'utilisation du courrier interne de l'Université/de l'Etat, d'importantes économies peuvent être réalisées.
Le courrier B doit être privilégié, le recours au courrier prioritaire doit rester exceptionnel.
2. Envoyer du courrier "interne de l'Etat"
- Pour Uni Dufour: le point de livraison et prise du courrier "interne de l'Etat" est la loge des huissiers aux alentours de 10h00.
- Pour Uni Mail: le point de livraison et prise du courrier "interne de l'Etat" est la loge des huissiers aux alentours de 10h30.
- Pour les autres bâtiments, nous vous soulignons que le courrier "interne de l'Etat de Genève" doit être acheminé aux deux points de livraison: Uni Mail ou Uni Dufour.
Pour les exemples d’adressages et informations relatives à cette nouvelle procédure, nous vous prions de consulter le document joint. Il est impératif que tous les envois pour les services de l’Etat soient munis du code de livraison.
3. Envoyer du courrier "interne de l'Université" et/ou déposer au centre de collecte
Boucle de courrier "interne de l'Université" : Boucle Courrier
Centre intermédiaire de collecte desservi par La Poste - CIC : DUFOUR
Déposer du courrier urgent après l'heure de passage des coursiers de la Poste aux CIC:
Les courriers ou colis urgents peuvent être déposés, jusqu'à 18h, au centre postal de Montbrillant, au guichet 1 MAILEX avec l'étiquette de liasse. L'accès se fait en voiture.
4. Envoyer une lettre externe
Une lettre est un envoi n'excédant pas le format B4 (353x250mm) et pesant moins d'un kilo et ne dépassant pas 2cm d'épaisseur.
- la fiche d'affranchissement doit être apposée sur chaque type de liasses
- La caisse contenant différents types de liasses doit être étiquetée avec une fiche d'affranchissement.
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Les envois en nombre sont accompagnés d'un bordereau de dépôt.
- Merci d’utiliser l’adresse postale (nommée adresse « courrier ») indiquée dans l’annuaire téléphonique de l’Université.
- Pour les lettres à destination de l'étranger contenant autre chose qu'une lettre (par exemple un cd), remplir l'étiquette verte Douane CN22.
NOUVEAU : COURRIER A+ :
Votre activité professionnelle vous conduit à envoyer exceptionnellement des courriers recommandés ? Le Service de la logistique vous propose désormais l’envoi en courrier A Plus, un nouveau service de La Poste suisse.
- il permet d’apporter la preuve d’envoi comme tout recommandé, mais sans preuve de signature du destinataire
- il peut être suivi grâce au track&trace
- il est plus économique qu’un recommandé
Vous retrouvez toutes les informations nécessaires sur le site de La Poste Suisse.
Nous vous rappelons, toutefois, que le courrier B doit être privilégié, le recours au courrier prioritaire doit rester exceptionnel.
Envoyer une lettre recommandée :
Pour les lettres recommandées, merci de commander les enveloppes auprès du service d'atelier d'impression. En cas de retour, l'envoi ne sera facturé que 53 cts au lieu de 5.30 chf, grâce à ces enveloppes pré-imprimées. Par contre, ce retour ne bénéficiera plus des prescriptions de sécurité d'un recommandé.
Procédure d'envoi de plusieurs recommandés dans la même journée:
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- Les envois recommandés doivent être accompagnés d'un bordereau nommé "Liste des codes à barres pour les lettres avec justificatif de distribution". Sous la rubrique "catégorie d'envoi", vous devez coller l'étiquette munie du numéro de code à barre relatif à l'envoi recommandé (le même que vous avez collé sur l'enveloppe).
- Lors de l'envoi de plusieurs recommandés, vous devez, sur le même bordereau, coller le numéro de code à barre du 1er envoi et du dernier et non pas utiliser un bordereau pour chaque envoi recommandé.
5. Envoyer du courrier de masse
Le courrier B2 est une formule économique dès 350 envois de même format et de même poids.
Le courrier de masse sera remis aux huissiers de votre loge d'accueil pour affranchissement. Pour les entités qui ne disposent pas de loge d'accueil, le courrier de masse sera remis à la personne responsable de l'enlèvement du courrier dans votre bâtiment, avec un bordereau de dépôt que vous pouvez obtenir dans les loges.
- Envoyer du courrier de masse.
- Prix du courrier B.
6. Envoyer un colis
Un colis est un envoi qui excède le format B4 (353x250mm) ou 2cm d'épaisseur ou qui pèse plus d'un kilo.
- Coller un code à barre et ajouter si besoin une étiquette complémentaire priority et/ou signature
- Merci d'utiliser l’adresse géographique indiquée dans l'annuaire téléphonique de l'Université
- Pour un retour de colis jusqu'à 2kg CHF 7.0
- Pour les colis à destination de l'étranger de plus de 2kg, remplir le formulaire en ligne "Etablissement de lettres de voiture" sinon les colis peuvent être bloqués à la douane. cf. procédure
- Pour les colis à destination de l'étranger de moins de 2kg, remplir le formulaire en ligne "Documents d’accompagnement Petites marchandises International"
- Les envois effectués dans des enveloppes jusqu'à 5 cm d'épaisseur ne sont pas considérés comme de gros colis.
- Les frais liés aux colis envoyés avec des transporteurs autres que la Poste (Fedex, DPD, DHL, UPS, etc.) seront à la charge de l'expéditeur.
Remise des colis :
A l'exception du site des sciences, les bénéficiaires sont invités à retirer leurs colis contre signature auprès des huissiers de leur loge d'accueil.
Faculté des sciences :
En raison des volumes importants et des divers conditionnements des colis livrés à Sciences II, seules les personnes autorisées à retirer des paquets ont accès aux armoires à colis de la loge. Outre ces dispositions, toute remise de colis s'effectuera à la loge de Sciences II contre remise du nom de famille et signature.
7. Gestion des colis privés
Attention : aucun envoi privé ne doit être expédié en utilisant des enveloppes, des timbres-poste, étiquette de liasse, de l'Université. Les livraisons privées ne sont pas prises en charge par les loges et le courrier interne.
Nous vous rappelons que pour tous les envois privés, le service « My Post 24 » met à disposition des cases sur différents sites:
- Uni-Mail
Boulevard du Pont-d'Arve 40
1205 Genève
- CC La Praille
Route des Jeunes 10
1227 Carouge GE
8. Offices postaux
Type de courrier (cf. site de La Poste)
- Agence postale Les Acacias: Route des Acacias 8, 1227 Les Acacias
(Horaires : 8h-19h) - Office de poste Plainpalais: Rue Pictet-de-Bock 6, 1205 Genève
(Horaires : 8h-18h) - Office de poste Champel: Avenue de Champel 8A, 1206 Genève
(Horaires : 8h-18h) - Office de poste Jonction: Boulevard Carl-Vogt 21, 1205 Genève
(Horaires : 7h30-18h)
9. Conditionnement
Aucun envoi (lettre ou colis) déjà affranchi ne doit être déposé avec une étiquette de liasse (y compris les envois commerciaux réponse.)
- Tous les affranchissements codes à barres sont gérés par la loge d'accueil.
- Le dépôt du courrier dans les caisses ne doit être utilisé que par les centres qui traitent quotidiennement un volume important de courrier. Dans les autres cas, d'autres moyens plus économiques sont à disposition (timbres-poste). La Poste facture CHF 24.- à l'État pour chaque enlèvement quotidien.
- L'émetteur de courrier ou de colis doit conditionner l'envoi selon les directives suivantes émises par la Poste :
- Le courrier est conditionné en liasses munies de l'étiquette pré-imprimée par le Centre d'impression d'Uni Mail.
- Cette étiquette détermine l'émetteur grâce au code à barre ainsi que la vitesse d'acheminement A, A+ ou B, le format, ainsi que la destination en Suisse ou à l'étranger.
10. Informations générales
Au début de chaque mois, le DIP envoie à la Division des Bâtiments la statistique des affranchissements du mois précédent.
La facturation est mensuelle et est envoyée par le DF au Service aux Utilisateurs et Utilisatrices qui contrôle la facture globale et l'envoie au service de la comptabilité, qui effectuera les paiements correspondants.
Remarques importantes :
- Les codes à barres sont gérés par le secrétariat de la Division des Bâtiments. Pour tout changement, s'adresser au secrétariat de la Division des Bâtiments : tél. 022 379 10 10.
- Les étiquettes de liasse sont à commander auprès de la Poste : - Téléphone 058 448 80 08 de 8h à 12h et de 13h à 16h.
- Les étiquettes de liasse ne doivent pas être photocopiées.
Les huissiers des différentes loges de l'Université se tiennent à votre disposition pour tout complément d'informations au 91515.