Suite au besoin d'équipement au sein d'une unité, le/la responsable de l'unité :

• détermine ses besoins
• formule sa demande dans les termes suivants :  lieu de la salle, nombre de places, type d'équipement en place, délai de réalisation de l'installation
• informe le/la collaborateur-trice LGST de sa demande, par écrit, par téléphone ou par email

Après réception de la demande, le/la collaborateur-trice LGST prend connaissance de la demande et évalue la demande.

• Si la demande est précise, peu importante au niveau budgétaire et ne nécessite pas d'aménagement spécifique, il/elle procède à l'élaboration d'une proposition d'achat
• Si la demande requière des compléments d'informations, il/elle procède à la formalisation de la demande via l'établissement d'un cahier des charges et :
  • prend rendez-vous avec le demandeur afin que celui-ci précise ses besoins;
  • visite la salle à équiper;
  • conseille différents types de matériel audiovisuel en fonction des fournisseurs et des marchés;
  • établit, si nécessaire, un petit croquis pour visualiser la nouvelle installation;
  • établit un cahier des charges, destiné au fournisseur;
  • fait établir, selon les cas, un plan d'aménagement par le/la dessinateur-trice des bâtiments;
  • valide les caractéristiques de l'équipement avec le demandeur (validation des besoins).
  • Puis procède ensuite à un appel d'offre

Que ce soit suite à un appel d'offres ou d'une demande simple, le/la collaborateur-trice LGST prépare sur la base des devis, un projet d'acquisition basé sur différentes variantes d'aménagement, puis présente les différentes variantes (d'aménagement et d'équipement) au demandeur pour décision.

Si le demandeur n'est pas d'accord avec les variantes proposées, le/la collaborateur-trice LGST effectue une nouvelle proposition ou, le cas échéant, redéfinit le cahier des charges et l'adresse à nouveau aux fournisseurs potentiels.

Si le demandeur est d'accord avec l'une des variantes proposées, le/la collaborateur-trice LGST :

• procède à l'établissement du bon de commande dans le portail d'achat;
• adresse l'original au fournisseur

Après confirmation de la livraison par le fournisseur, le/la collaborateur-trice LGST :

• confirme la date de livraison au demandeur en veillant à ce que l'intervention n'ait pas lieu pendant une heure d'occupation de la salle;
• organise l'évacuation de l'ancienne installation;
• informe la division informatique - DINF si le branchement de matériel informatique est nécessaire;
• supervise la livraison, c'est-à-dire, contrôle du matériel sur la base du bon de commande;
• supervise l'installation;
• contrôle le bon fonctionnement de l'équipement;
• signe le bon de livraison, en signe d'acceptation de la conformité de l'équipement