Afin de soutenir ses activités, l’Université de Genève dispose d’un parc important d’équipements et matériels audiovisuels. Le renouvellement de ce parc est assuré par le secteur Audiovisuel de la Division des Bâtiments. 

La présente directive décrit le processus de demande d’équipement audiovisuel à l’Université de Genève. 

Hors périmètre : 

• Les achats d’équipements audiovisuels liés à de gros travaux de rénovation ou construction de bâtiments (ces besoins sont planifiés dans le cadre des projets). 

• Les demandes urgentes faisant suite à des pannes de matériel audiovisuel. Il est demandé aux utilisateurs-trices de contacter directement les technicien-nes audiovisuel par téléphone (liste des contacts). 

Toutes les demandes concernant l’acquisition de nouveau matériel audiovisuel doivent être effectuées auprès du secteur Audiovisuel de la Division des Bâtiments. En effet, le secteur dispose d’une forte expertise métier dans le domaine et connait le marché. Par ailleurs, le secteur est responsable de la bonne gestion du parc audiovisuel de l’Université et pour ce faire s’assure que celui-ci est homogène et autant que possible standardisé. 

L’Université de Genève dispose d’un budget d’investissement alloué par le canton de Genève appelée « Crédit de renouvellement » destinée au renouvellement des équipements de l’Université, dont le matériel audiovisuel. Le secteur Audiovisuel gère ce budget pour l’audiovisuel et s’assure que les investissements sont répartis équitablement, en fonction des besoins et priorités.  

Concernant les équipements audiovisuels, on entend par priorités, selon si l’achat est : 

• Urgent – Le matériel est défectueux ou en fin de vie. Par ailleurs, il est essentiel pour le fonctionnement quotidien des cours ou événements universitaires. 

• Nécessaire – Le matériel montre des signes d’usure. Il est souvent utilisé mais son absence ne compromet pas immédiatement le bon déroulement des cours ou évènements.  

• Souhaitable – Le matériel est en bon état et fonctionne, mais son remplacement permettrait d’améliorer l’efficacité, proposer des fonctionnalités supplémentaires, offrir des services nouveaux. 

Arbitrage annuel des besoins pour l’année suivante 

Les demandes en équipements audiovisuels doivent être formulées dans le cadre du processus annuel d’arbitrage, afin d’être traitées de manière optimale par le secteur audiovisuel et de permettre l’élaboration d’un budget au plus proche des besoins réels.  

A cours du mois de septembre, la division des bâtiments contacte chaque administreurs-trices et responsables d’entités afin de collecter leurs besoins en audiovisuel. 

Par ailleurs, le secteur audiovisuel, compte-tenu de son expertise métier et sa connaissance transversale des bâtiments intervient également dans l’identification des besoins. 

Toutes les demandes sont ensuite présentées au Rectorat qui définit la part du crédit de renouvellement qui sera attribuée pour l’audiovisuel l’année suivante.  

En cas de budget inferieur aux demandes, un arbitrage est effectué, en collaboration entre le secteur audiovisuel et les entités. Les demandes sont considérées selon leur niveau de priorité (urgent, nécessaire et souhaitable) et les salles suivantes sont priorisées (par ordre de priorité) : 

1. Les grands auditoires 

2. Les salles communes 

3. Les salles facultaires 

4. Les besoins concernant un projet précis 

Les arbitrages finaux sont partagés avec chaque entité.  

Demandes en cours d’année 

Les collaborateurs et collaboratrices de l’Université de Genève ont la possibilité d’effectuer des demandes de nouvelles installations audiovisuelles au travers du formulaire suivant :  

Projets  audiovisuels 

Un-e technicien-nes audiovisuel prend ensuite contact avec le/la demandeur-euse afin de clarifier le besoin. Selon si : 

• L’unité dispose d’un budget audiovisuel : Le/la technicien-ne confirme et valide le besoin avec le/la responsable de l’unité et procède à l’achat. 

• L’unité ne dispose pas de budget : La demande est étudiée par le/la technicien-ne audiovisuel et est intégrée dans le tableau d’arbitrage de septembre pour l’année suivante. 

Pannes / Défectuosités 

Si vous estimez qu’une défectuosité sur un équipement nécessite une intervention immédiate (ex :  panne), il est recommandé de contacter directement le responsable technique audiovisuel en charge du site afin que le problème puisse être résolu dans les meilleurs délais (liste des contacts). 

Le secteur audiovisuel procède aux achats d’équipements et matériels audiovisuel, en s’assurant de leur homogénéité vis-à-vis du parc actuel et selon les règles des marchés publics.  

Le secteur participe ensuite à l’installation des équipements et accompagne les utilisateurs-trices dans leur utilisation.