L’Université crée une réserve intitulée « réserve pour Fonds d’innovation et de développement » (ci-après FID), destinée à soutenir des activités spécifiques en lien avec le Plan stratégique. Cette réserve entre dans la catégorie des fonds propres affectés. Elle est alimentée annuellement par une part du résultat net du budget « État » fixée dans la Convention d’objectifs, auquel en principe vient s’ajouter, au terme de la Convention d’objectifs, le solde disponible de la réserve «part de subvention non dépensée», ainsi que le solde des fonds « dormants » selon le règlement sur les finances de l’Université.

Le Recteur est le titulaire du FID. Il décide des allocations octroyées au sein des subdivisions de l’Université. Il veille à la bonne application des règles de gestion arrêtées dans la présente directive. Il informe sur l’utilisation effective des moyens attribués au FID.

L’utilisation des moyens du FID doit répondre à l’un des critères suivants au moins :

• être un projet spécifique;
• permettre d’anticiper le lancement de projets en attendant la conclusion de la Convention d’objectifs suivante;
• constituer un appui à des projets d’innovation.

L’utilisation des moyens du FID peut concerner des dépenses imputables au compte de fonctionnement (salaires, dépenses générales ou subventions) ou à des dépenses d’investissement. La gestion administrative et financière du FID est identique à celle prévue pour un fonds de tiers, notamment en ce qui concerne l’engagement de personnes (contrats de droit privé, etc.).

Lorsque le financement d’un projet fait intervenir plusieurs sources de financement, l’utilisation des moyens du FID doit impérativement être distinguée des contributions d’autres sources de financement afin d’assurer le suivi de son utilisation et de ses disponibilités.

Le FID fait l'objet d'une procédure de budgétisation ad hoc permettant de créer les conditions d'un arbitrage financier entre les demandes soumises par les subdivisions de l'Université. Le Recteur définit ainsi une enveloppe annuelle à disposition. Les allocations budgétaires peuvent engager des moyens au-delà d'un exercice annuel. Dans ce cas, les prévisions de dépenses doivent être revues annuellement dans le cadre de la procédure de budgétisation idoine.

Le Recteur veille à équilibrer à moyen terme les rythmes d'alimentation et de dépenses du FID. Pour cela, il établit une planification financière pluriannuelle des soutiens octroyés aux subdivisions de l'Université.

Le Rectorat, le-la Responsable d’une subdivision ou d’une structure de l’Université (ci-après, le-la requérant-e) peut solliciter l’octroi d’une allocation sur le FID.

Le-la requérant-e doit soumettre une demande écrite au Recteur décrivant de manière complète les éléments suivants :

• La nature du projet des prestations fournies;
• Le domaine d’activité (enseignement, recherche ou service à la Cité);
• La durée du projet, son calendrier de réalisation et la nature des dépenses envisagées (charges de personnel, dépenses générales, investissements);
• La démonstration que toutes les autres sources de financement ont été raisonnablement mises à contribution.

Hormis pour les requêtes formulées par le Rectorat lui-même, toutes les requêtes doivent obtenir préalablement un préavis favorable du-de la Vice-Recteur-trice en charge du dicastère concerné, du ou des Décanat(s) concerné(s), ou du responsable du centre inter-facultaire.

Toutes les requêtes et décisions prises, y compris celles formulées par le Rectorat, doivent être transmises à la Division des finances (service du budget).

Le Recteur peut demander un complément d’informations au-à la requérant-e.

Lorsque la requête provient directement du Rectorat, le procès-verbal de décision, précisant les éléments ci-dessus, de la séance au cours de laquelle la proposition a été formulée fait foi.

Les budgets inutilisés au terme de la période prévue ne sont pas reportés. En cas de nécessité, le-la bénéficiaire doit reformuler une nouvelle demande écrite, accompagnée des explications sur les motifs du retard et du besoin d’un complément d’allocation.

Le-la bénéficiaire établit un rapport d’activité au terme du projet. En fonction du rattachement administratif du-de la bénéficiaire, le rapport d’activité doit être préavisé soit par le(s) Décanat(s) dans le cas d’un projet émanant d’une (des) Faculté(s), soit par le-la Responsable du centre inter-facultaire, soit par le Vice-Recteur, la Vice-Rectrice, en charge du dicastère. Il met en évidence les objectifs définis au moment de l’allocation, d'une part, et les résultats atteints (prestations fournies en termes de quantité, de qualité et de respect des délais), d'autre part. Il explique les éventuels écarts. Il indique également un état des dépenses réalisées.

Le-la bénéficiaire transmet au Recteur le rapport d’activité. Le Recteur approuve le rapport d’activité en s’assurant que l’allocation a été utilisée conformément aux résultats attendus et que les conditions d’octroi ont été respectées par le bénéficiaire.

Les états financiers de l’Université présentent dans les annexes une information sur l’utilisation des moyens du FID. Cette information fait état des projets réalisés et des projets en cours (objectifs et résultats atteints). Elle dresse un état de situation des montants dépensés.