Utilisation de la réserve pour Fonds d’Innovation et de Développement (FID)

  • Réf. 0249
  • Date de publication : 28/11/2017

Champs d'application

L’Université crée une réserve intitulée « réserve pour Fonds d’innovation et de développement » (ci-après FID), destinée à soutenir des activités spécifiques en lien avec le Plan stratégique. Cette réserve entre dans la catégorie des fonds propres affectés. Elle est alimentée annuellement par une part du résultat net du budget « État » fixée dans la Convention d’objectifs, auquel en principe vient s’ajouter, au terme de la Convention d’objectifs, le solde disponible de la réserve «part de subvention non dépensée», ainsi que le solde des fonds « dormants » selon le règlement sur les finances de l’Université.

Le Recteur est le titulaire du FID. Il décide des allocations octroyées au sein des subdivisions de l’Université. Il veille à la bonne application des règles de gestion arrêtées dans la présente directive. Il informe sur l’utilisation effective des moyens attribués au FID.

Critères et périmètre d'utilisation

L’utilisation des moyens du FID doit répondre à l’un des critères suivants au moins :

  • être un projet spécifique;
  • permettre d’anticiper le lancement de projets en attendant la conclusion de la Convention d’objectifs suivante;
  • constituer un appui à des projets d’innovation.

L’utilisation des moyens du FID peut concerner des dépenses imputables au compte de fonctionnement (salaires, dépenses générales ou subventions) ou à des dépenses d’investissement. La gestion administrative et financière du FID est identique à celle prévue pour un fonds de tiers, notamment en ce qui concerne l’engagement de personnes (contrats de droit privé, etc.).

Lorsque le financement d’un projet fait intervenir plusieurs sources de financement, l’utilisation des moyens du FID doit impérativement être distinguée des contributions d’autres sources de financement afin d’assurer le suivi de son utilisation et de ses disponibilités.

Budgétisation et planification financière pluriannuelle

Le FID fait l'objet d'une procédure de budgétisation ad hoc permettant de créer les conditions d'un arbitrage financier entre les demandes soumises par les subdivisions de l'Université. Le Recteur définit ainsi une enveloppe annuelle à disposition. Les allocations budgétaires peuvent engager des moyens au-delà d'un exercice annuel. Dans ce cas, les prévisions de dépenses doivent être revues annuellement dans le cadre de la procédure de budgétisation idoine.

Le Recteur veille à équilibrer à moyen terme les rythmes d'alimentation et de dépenses du FID. Pour cela, il établit une planification financière pluriannuelle des soutiens octroyés aux subdivisions de l'Université.

Conditions d'octroi d'une allocation et décision

Le Rectorat, le-la Responsable d’une subdivision ou d’une structure de l’Université (ci-après, le-la requérant-e) peut solliciter l’octroi d’une allocation sur le FID.

Le-la requérant-e doit soumettre une demande écrite au Recteur décrivant de manière complète les éléments suivants :

  • La nature du projet des prestations fournies;
  • Le domaine d’activité (enseignement, recherche ou service à la Cité);
  • La durée du projet, son calendrier de réalisation et la nature des dépenses envisagées (charges de personnel, dépenses générales, investissements);
  • La démonstration que toutes les autres sources de financement ont été raisonnablement mises à contribution.

Hormis pour les requêtes formulées par le Rectorat lui-même, toutes les requêtes doivent obtenir préalablement un préavis favorable du-de la Vice-Recteur-trice en charge du dicastère concerné, du ou des Décanat(s) concerné(s), ou du responsable du centre inter-facultaire.

Toutes les requêtes et décisions prises, y compris celles formulées par le Rectorat, doivent être transmises à la Division des finances (service du budget).

Le Recteur peut demander un complément d’informations au-à la requérant-e.

Lorsque la requête provient directement du Rectorat, le procès-verbal de décision, précisant les éléments ci-dessus, de la séance au cours de laquelle la proposition a été formulée fait foi.

Décision d'octroi d'une allocation

Le Recteur décide de l’octroi ou du refus du financement. Au plus tard le 31 décembre de chaque année, il communique par écrit sa décision au-à la requérant-e, ainsi qu’au Décanat ou au Vice-Recteur, à la Vice-Rectrice, concerné-e. Il informe le service de la comptabilité et remet, à intervalle régulier, un état consolidé des décisions d’octroi, des dépenses réalisées et des dépenses projetées.

En cas d’octroi du financement, le-la bénéficiaire transmet au service de la comptabilité une demande d’ouverture de fonds dûment remplie. Le fonds enregistre toutes les dépenses. À intervalle régulier, le fonds est approvisionné par des moyens provenant du FID  permettant de compenser le solde négatif.

Reports éventuels des non dépenses sur un projet

Les budgets inutilisés au terme de la période prévue ne sont pas reportés. En cas de nécessité, le-la bénéficiaire doit reformuler une nouvelle demande écrite, accompagnée des explications sur les motifs du retard et du besoin d’un complément d’allocation.

Etablissement du rapport d'activité et approbation

Le-la bénéficiaire établit un rapport d’activité au terme du projet. En fonction du rattachement administratif du-de la bénéficiaire, le rapport d’activité doit être préavisé soit par le(s) Décanat(s) dans le cas d’un projet émanant d’une (des) Faculté(s), soit par le-la Responsable du centre inter-facultaire, soit par le Vice-Recteur, la Vice-Rectrice, en charge du dicastère. Il met en évidence les objectifs définis au moment de l’allocation, d'une part, et les résultats atteints (prestations fournies en termes de quantité, de qualité et de respect des délais), d'autre part. Il explique les éventuels écarts. Il indique également un état des dépenses réalisées.

Le-la bénéficiaire transmet au Recteur le rapport d’activité. Le Recteur approuve le rapport d’activité en s’assurant que l’allocation a été utilisée conformément aux résultats attendus et que les conditions d’octroi ont été respectées par le bénéficiaire.

Utilisation non conformes ou prestations insuffisantes

Les montants utilisés à d’autres fins que celles définies lors de l’allocation doivent être rétrocédés par le bénéficiaire.

Sur la base des rapports fournis, le Recteur peut prendre toute mesure nécessaire s’il estime que les prestations sont insuffisantes, notamment en termes de quantité, de qualité ou de délai par rapport aux objectifs attendus.

Informations

Les états financiers de l’Université présentent dans les annexes une information sur l’utilisation des moyens du FID. Cette information fait état des projets réalisés et des projets en cours (objectifs et résultats atteints). Elle dresse un état de situation des montants dépensés.

Version Objet de la modification Date de publication
4 Document contrôlé à jour en juin 2021
Document contrôlé à jour en novembre 2019
Précisions des dispositions notamment en matière de budget, de l'octroi
28.11.2017
3 Modification des critères d'octroi d'une allocation 28.04.2015
2 Clarification quant au processus de suivi des décisions d'octroi et précision concernant l'établissement d'un rapport d'activité 14.04.2014
1 07.05.2013 : modification de l'approbateur hors processus de révision
Document contrôlé à jour en février 2013
Document contrôlé à jour en novembre 2011
Création
21.12.2010
Vérificateur/trice Raphaël Ferrillo (Directeur de la DIFIN)
Approbateur/trice Didier Raboud (Secrétaire général)

Dernières modifications : 25/11/2021