L’Université crée une réserve intitulée « Réserve stratégique » qui vient compléter la réserve pour le « Fonds d’innovation et de développement » (FID). Cette réserve entre dans la catégorie des fonds propres affectés. Alors que le FID est essentiellement destiné à soutenir des objectifs en lien avec le Plan stratégique qui ne sont pas financés par la Convention d’objectifs conclue avec l’État ou qui pourraient être repris dans le cadre de la Convention d'objectifs, en leur octroyant les ressources nécessaires pour une durée, en principe, maximale de trois ans, la RS est réservée au financement de projets ponctuels, notamment en lien avec le Plan stratégique, mais dont la durée est en principe plus courte. Compte tenu de cette limitation temporelle, les projets financés par la RS ne sont pas soumis à des indicateurs qualitatifs ou quantitatifs précis et ne donnent donc pas lieu à une évaluation mais simplement à un compte-rendu justifiant l’utilisation des fonds octroyés.

La RS est alimentée par une part des rendements boursiers du portefeuille de trésorerie de l'Université, par le produit de la vente de biens ou de terrains de l'Université, par le solde des overheads de recherche après compensation en faveur du budget «Etat », par les soldes non affectés de certains fonds propres de l’Université, ainsi que par la commission versée par l’Administration fiscale cantonale au titre des frais liés à la perception de l’impôt à la source.

Le Recteur est le titulaire de la RS. Il décide des allocations octroyées au sein des subdivisions de l’Université. Il veille à la bonne application des règles de gestion arrêtées dans la présente directive. Il informe sur l’utilisation effective des moyens attribués à la RS.

L’utilisation des moyens de la RS doit répondre en principe à l’un des critères suivants au moins :

• être un projet ponctuel d'une durée relativement courte, en principe limité à une durée inférieure ou égale à 12 mois;
• permettre d’accorder un mandat ponctuel pour obtenir une expertise qui n’est pas disponible au sein de l’Université;
• représenter une intervention de dernier recours une fois que toutes les autres sources de financement ont été épuisées ou raisonnablement mises à contribution.

L’utilisation des moyens de la RS peut concerner des dépenses imputables au compte de fonctionnement (salaires ou dépenses générales ou subventions) ou à des dépenses d’investissement. La gestion administrative et financière de la RS est identique à celle prévue pour un fonds de tiers, notamment en ce qui concerne l’engagement de personnes (contrats de droit privé, etc.).

La RS fait l'objet d'une procédure de budgétisation ad hoc permettant de créer les conditions d'un arbitrage financier entre les demandes soumises par le subdivisions de l'Université au Recteur. Dans ce cadre, le Recteur définit une enveloppe annuelle à disposition. En dehors des priorisations réalisées chaque automne, le Recteur peut allouer un soutien financier lorsqu'il est urgent d'agir et que le besoin était imprévisible.

Le Recteur veille à équilibrer à moyen terme les rythmes d'alimentation et de dépenses de la RS et doit disposer, en tout temps, d'un volume de financement permettant de répondre à des situations imprévisibles ou à des besoins exceptionnels.

Le Rectorat, le ou la Responsable d’une subdivision ou d’une structure de l’Université (ci-après, le ou la requérant-e) peut solliciter l’octroi d’une allocation sur la RS pour des projets répondant aux critères définis ci-dessus.

Le-la requérant-e doit soumettre une demande écrite au Recteur qui décrit de manière complète les éléments suivants :

• La nature du projet et des prestations fournies.
• Le domaine d’activité (enseignement, recherche ou service à la Cité).
• Le calendrier de réalisation et la nature des dépenses envisagées (charges de personnel, dépenses générales, investissements).
• La raison pour laquelle la dépense ne peut être financée par un fonds provenant de l’extérieur, un fonds « État » ou un fonds propres affectés « facultaires ».

Lorsque la requête provient directement du Rectorat, le procès-verbal de décision, précisant les éléments ci-dessus, de la séance au cours de laquelle la proposition a été formulée fait foi.

Hormis pour les requêtes formulées par un membre du Rectorat, toutes les autres requêtes doivent obtenir préalablement un préavis favorable du-de la Vice-Recteur-trice en charge du dicastère concerné, du ou des Décanat(s) concerné(s) ou du-de la responsable du centre inter-facultaire.

Toutes les décisions d'octroi, y compris celles formules par le Rectorat, doivent être transmises à la Division des finances (service du budget).

Le Recteur peut demander un complément d’informations au requérant.

Le Recteur décide de l’octroi ou du refus du financement. Au plus tard le 31 décembre de chaque année, il communique par écrit sa décision au requérant, à la requérante, ainsi qu’au Décanat concerné.

Les budgets inutilisés au terme de la période prévue ne sont pas reportés. En cas de nécessité, le-la bénéficiaire doit reformuler une nouvelle demande écrite, accompagnée des explications sur les motifs du retard et du besoin d'un complément d'allocation.

Le-la bénéficiaire établit un rapport d'activité au terme du projet. En fonction du rattachement administratif du bénéficiaire, le rapport d'activité doit être préavisé soit par le(s) Décanat(s) dans le cas d'un projet émanant d'une(des) Faculté(s), soit par le-la Responsable du centre inter-facultaire, soit par le Vice-Recteur, la Vice-Rectrice, en charge du dicastère. Il-elle met en évidence les objectifs définis au moment de l'allocation, d'une part, et les résultats atteints (prestations fournies en termes de quantité, de qualité et de respect des délais), d'autre part. Il-elle explique les éventuels écarts. Il-elle indique également un état des dépenses réalisées.

Le-la bénéficiaire transmet au Recteur le rapport d'activité. Le Recteur approuve le rapport d'activité en s'assurant que l'allocation a été utilisée conformément aux résultats attendus et que les conditions d'octroi ont été respectées par le-la bénéficiaire.

Les montants utilisés à d'autres fins que celles définies lors de l'allocation doivent être rétrocédés par le-la bénéficiaire. Sur la base des rapports fournis, le Recteur peut prendre toute mesure nécessaire s'il estime que les prestations sont insuffisantes, notamment en termes de quantité, de qualité ou de délai par rapport aux objectifs attendus.