H2020 Timesheets UNIGE
- Réf. 0302
- Date de première publication : 22/07/2016
La présente directive est basée sur les décisions du Rectorat du 4 juillet 2011 et du 1 février 2016.
Sont concernés tous les membres du corps enseignant et du personnel administratif et technique qui participent à un projet du 8e Programme-cadre de recherche et d'innovation de l’Union européenne "Horizon 2020" (H2020) - y compris les projets ERC et les projets JTI-IMI:
- les personnes qui sont rémunérées directement par des fonds européens, à temps complet ou partiel
- les personnes qui valorisent une partie de leur salaire permanent sur un projet européen.
Exception: Les boursiers-ières individuel-le-s "Marie Curie" (MSCA Individual fellowships - EF/GF) qui sont, par définition, engagé-e-s à 100% pendant toute la durée du projet, remplissent une déclaration unique pour toute la période du rapport (Declaration on a person working exclusively on a H2020 action - MSCA IF - EF/GF).
L’établissement de timesheets mensuels pour les projets du Programme-cadre H2020 est obligatoire à l’UNIGE, conformément aux directives de la Commission européenne. Les timesheets doivent être présentés à la Comptabilité pour tous les rapports financiers périodiques et finaux.
Nota bene : Les timesheets sont utilisés essentiellement pour justifier les demandes de remboursement à la Commission européenne.
1. Bases réglementaires
La Commission européenne exige que le temps de travail dédié aux projets du Programme-cadre H2020 qu’elle finance soit certifié par des timesheets. Seulement les coûts de personnel certifiés sont considérés comme éligibles/remboursables par la Commission qui contrôle les timesheets dans le cadre des audits financiers qu’elle mène en cours de projet ou jusqu’à 5 ans après la fin du projet.
"In addition, for personnel costs declared as actual costs the beneficiaries must keep time records for the number of hours declared. The time records must be in writing and approved by the persons working on the action and their supervisors, at least monthly ..." (H2020 AMGA)
"If a beneficiary breaches any of its obligations under this Article, costs insufficiently substantiated will be ineligible ... and will be rejected, and the grant may be reduced ..." (H2020 AMGA)
La Charte européenne des chercheurs (Recommandation de la Commission du 11 mars 2005) indique également que les chercheurs sont tenus de rendre compte de l’utilisation des subsides publics qu’ils reçoivent pour leurs activités de recherche.
« Researchers need to be aware that they are accountable towards their employers, funders or other related public or private bodies. […] In particular, researchers funded by public funds are also accountable for the efficient use of taxpayers’ money. Consequently they should adhere to the principles of sound, transparent and efficient financial management and co-operate with any authorised audits of their research ... . “ (European Charter for Researchers)
La nouvelle Loi sur l’université entrée en vigueur le 17 mars 2009 et les règlements concernant le personnel de l’université constituent le cadre légal qui régit le temps de travail de collaborateurs-trices de l'Université de Genève.
Voir « Liens annexes » ci-contre
2. Heures de travail
Afin de simplifier l’utilisation des timesheets par les chercheurs ainsi que la gestion administrative de l’UNIGE, un nombre d’heures de travail standard de 1720 heures par année a été défini pour les timesheets du Programme-cadre H2020. Cette démarche est également en adéquation avec la pratique courante au sein de nombreuses universités européennes
Ce standard de 1720 heures équivaut à un engagement à temps complet (100%) et correspond à une valeur moyenne après déduction des vacances, des congés et d’un forfait « maladies et autres absences ». Il est valable pour toutes les catégories de personnel concernées à l’UNIGE, même si réellement plus d’heures sont travaillées selon les lois et règlement d’application en vigueur.
Toutes les instructions et explications utiles pour le report des heures dans les timesheets se trouvent dans les « Instructions » du modèle de timesheet mis à disposition des chercheurs de l’UNIGE.
Voir « Liens et Annexes » ci-dessous
3. Modèle de timesheet
Un modèle (template) unique est mis à disposition de tout le personnel de l’UNIGE. Il s'agit d'un modèle simplifié à totaux mensuels. Son utilisation est obligatoire pour tous les projets.
Il comprend :
- les instructions pour remplir les timesheets
- le template mensuel pour des personnes rémunérées partiellement ou complètement par un seul projet européen,
- le template mensuel pour des personnes rémunérées partiellement ou complètement par plusieurs projets européens
- le template de la déclaration pour les boursiers-ières individuel-le-s "Marie Curie" (MSCA IF EF/GF).
Selon la recommandation de la Commission européenne, un template plus détaillé (heures par jours) est mis à disposition des chercheurs-euses qui souhaitent enregistrer leurs heures de travail avec plus de précision. Mais les timesheets mensuels officiels restent obligatoires dans tous les cas et, si des timesheets détaillés supplémentaires sont tenus, ces derniers doivent être en cohérence avec les timesheets mensuels officiels.
Voir « Liens et Annexes » ci-dessous
4. Procédure
La procédure inclut les étapes suivantes:
- Remplir un timesheet par mois, pendant toute la durée du projet
- Indiquer le nombre d'heures de travail, selon le standard sus-mentionné
- Vérifier le total des heures sur toute l'année
- Signer et dater
- Transmettre une copie (électronique) des timesheets à la Comptabilité
- Présenter les timesheets (originaux) en cas d’audit
Prière de suivre les instructions figurant directement dans le template (onglet "Instructions") qui contient également un calculateur.
5. Contrôle
La Comptabilité vérifie que les timesheets soient complètement et correctement remplis :
- correspondance entre les heures indiquées dans les TS et les heures de travail prévues par le(s) contrat(s) de travail (selon le taux d'activité)
- respect des éléments formels (signatures, dates, etc.).
En cas d'anomalie, la Comptabilité avertit les chercheurs-euses qui apportent les corrections nécessaires.
Les timesheets doivent être validés avant la signature du formulaire C (Form C – Financial statement) des rapports financiers.
Les chercheurs-euses sont exclusivement responsables des données figurant dans leurs timesheets.