Les membres du corps enseignant doivent dmposer dans l'Archive une version électronique finale du texte de toutes leurs publications rédigées dans le cadre de leur engagment à l'Université documents déposés dnas l'Archive bénficient de la pérennité de ce système, y restent de façon permanente, reçoivent une adresse web stable et peuvent ainsi faire l'objet d'une citation dans un autre travail.

Un-e membre du corps enseignant qui édite scientifiquement une publication (par ex. un livre ou un numéro de revue) doit déposer les textes qu'il/elle a directement écrits (introduction, etc.) et/ou l'intégralité de l'ouvrage pour autant que les divers-es auteur-es donnent leur accord.

Pour les auteur-es de l'institution n'appartenant pas au corps enseignant, le dépôt est possible pour autant que la demande ait été évaluée et validée par les référent-es académqieus concerné-es, ou par la Division de l'information scientifique (DIS), assistée des Directions métiers, pour les publications du personnel administratif et technique (PAT).

Les publications de personnes externes à l'UNIGE peuvent être acceptées dans l'Archive pour autant qu'elles soient faites dans le cadre d'un projet de recherche dirigé depuis l'Université (par ex. un projet NCCR du FNS) ou qu'elles fassent partie d'un programme éditorial de l'Université  (par ex. une revue éditée à l'Université). Dans de tels cas, la direction du projet ou de la revue se porte garante des dépôts et du respect des droits des tiers.

Le dépôt interviendra le plus tôt possible et en principe au plus tard à la date de publication. La publication est considérée comme une version finale lorsqu'elle correspond à la version publiée par l'éditeur (Published version ou Version of Records) ou au manuscrit final, sans mlise en page par l'éditeur, mais avec toutes les corrections issues du processus de relecture par les pairs (Accepted version ou Author's Accepted Manuscript).

Outre le fichier contenant la version finale de la publication, chaque dépôt peut contenir d'autres fichiers (annexes, données supplémentaires, version soumise, etc.).

Sont considérés en particulier comme publications:

• les articles (de revues, journaux...)
• les livres et les parties de livre (chapitres, contribution à une encyclopédie / un dictionnaire...)

Peuvent être également considérés comme publications:

• les actes de conférence et les chapitres d'actes, les présentations dans les conférences, les posters
• les numéros de revue
• les rapports de recherche, les rapports techniques, les working papers et le preprints
• les thèses de privat-docent

L'exigence du dépôt d'une version électronique dans l'Archive s'applique également aux doctorant-es de l'Université concernant :

• les thèses de doctorat (PhD/MD)
• les thèses de doctorat professionnel de formation continue (DAPS)

Les thèses seront conformes à la version officielle qui a été soutenue, approuvée par le/la Directeur/trice de thèse, ou par le jury de thèse et ayant obtenu l'imprimatur, avec toutes les corrections requises dûment effectuées. LEs auteur-es seront alors invité-es à signer avec l'institution un Contrat de dépôt, d'archivage et de diffusion électroniques d'une thèse universitaire.

Les mémoires de master et les masters d'études avancées (MAS) de l'Université peuvent être déposés dans l'Archive.

Toutes les publications déposées dans l'Archive sont soumises à un processus de validation afin de vérifier la saisie des métadonnées (noms des personnes, affiliations…) et la conformité du dépôt avec la présente directive et avec les directives particulières applicables.

En conformité avec les principes évoqués en préambule, l’Université demande que les publications déposées dans l’Archive soient diffusées selon le niveau « Accès libre » qui permet une accessibilité libre, immédiate et gratuite. A cet effet, il incombe aux auteur-es de déposer la version de leurs documents la plus largement diffusable⁷. Celle-ci peut, au besoin, être la dernière version d’auteur avant mise en page finale de l’éditeur (accepted version).

Dans la mesure où les droits des tiers, notamment des éditeurs ou des co-auteur-es8, s’opposent à la diffusion en « Accès libre », chaque document sera diffusé en « Accès restreint », c’est-à-dire réservé à la communauté universitaire genevoise. Au cas où même l’accès restreint s’avérerait incompatible avec les droits des tiers, le fichier devra être diffusé en « Accès privé », réservé à l’auteur-e.

Lorsque du fait des droits des tiers l'accès libre n'est autorisé qu’après écoulement d’une certaine période, dite « période d’embargo », le document sera déposé en « accès libre » tout en étant soumis à la restriction temporaire correspondant à la période d’embargo. Au cours de cette période, il restera en « accès restreint » ou en « accès privé », selon le principe de la plus grande accessibilité autorisée.

Lorsqu'il y a plusieurs fichiers déposés, chacun porte son propre niveau de diffusion.

Les niveaux de responsabilité sont clairement identifiés pour chacune des étapes liées au dépôt et à la diffusion d'un document dans l'Archive (cf. schéma suivant).

Les auteur-es ont la responsabilité du dépôt et de la spécification des droits de diffusion associés au document. Ils ou elles peuvent toutefois déléguer à un tiers le soin d’effectuer ces démarches.
Les référent-e-s académiques sont nommé-e-s par les décanats. Ils ou elles sont responsables de la validation des documents déposés dans l’Archive, mais peuvent déléguer cette responsabilité à un tiers.

La Division de l'information scientifique (DIS) et la Division du système et des technologies de l’information et de la communication (DiSTIC) sont en charge du fonctionnement courant et à long terme de l'Archive. Avec l'aide des correspondant-es (personnes détachées par les bibliothèques), elles appliquent différents processus de contrôle qualité et d'amélioration des services.

6.1 Université de Genève

L'Université s’engage à :

• respecter les droits d'auteur-e et les restrictions d'accès (niveaux de diffusion et embargo) ;
• fournir une localisation pérenne (par ex. URN, DOI…) et un archivage électronique à long terme ;
• assurer l’accessibilité et la visibilité des documents déposés et diffusés dans l'Archive. Pour cela, elle coopère, si nécessaire, avec d'autres institutions suisses, étrangères ou internationales ;
• informer régulièrement la communauté universitaire des résultats atteints, notamment en termes de visibilité internationale des publications provenant de l’Université.
• assurer les frais relatifs au dépôt, à l'archivage et à la diffusion des publications dans l'Archive.

6.2 Auteur-e

Que le dépôt soit fait individuellement ou en traitement par lots, l'auteur-e est seul-e responsable du dépôt du document. L’Université ne peut être tenue pour responsable en cas de prétentions quelconques émises par des tiers pour autant qu’elle ait respecté les éventuelles restrictions d'accès précisés par l’auteur-e.

Il incombe à l’auteur-e de solliciter les autorisations nécessaires pour procéder à la diffusion du document selon les principes énoncés au point 4. Quel que soit le type de publication déposé dans l’Archive, l'auteur-e doit se soucier de préserver les intérêts de l'Université, en tentant notamment de négocier dans les contrats conclus avec l’éditeur la reconnaissance au profit de l’Université d’un droit de mise à disposition sur l’Archive, immédiate ou après période d’embargo, celle-ci devant être la plus brève possible, ou convenant d’une durée limitée pour la cession des droits d’auteur-e10.

L'auteur-e s'engage en tout cas à n'accorder à des tiers aucun droit qui ne permettrait pas de respecter les conditions de la présente Directive. Il ou elle veille à récupérer les droits d'exploitation en ligne dès que la publication n'est plus disponible chez l'éditeur (lorsqu’elle est épuisée - out of print - et qu’elle n’est pas disponible en format électronique).

L’auteur-e s’engage à ne pas protéger (mots-de-passe) ses documents déposés dans l’Archive afin de permettre les migrations nécessaires au maintien des compatibilités entre les formats et les logiciels. Pour le format Adobe PDF, la version d’archivage PDF/A est à privilégier. Une telle version sera demandée à l’éditeur dans la mesure du possible.