L’une des missions principales de l’Université est de contribuer au développement culturel, social et économique de la collectivité, notamment par la valorisation de la recherche et de son expertise (article 2 alinéa 2 de la Loi sur l’Université du 13 juin 2008).

Ces interactions entre le monde académique et la collectivité présentent une valeur ajoutée indiscutable pour l’institution comme pour la collectivité. Elles participent en effet à son rayonnement et permettent à ses collaborateurs et collaboratrices de tisser des liens de proximité indispensables avec les milieux économiques et la société dans son ensemble.

Que l’Université puisse être représentée au sein de l’organe de gouvernance d’entités extérieures (ci-après « entités tierces ») et que les membres de son personnel aient la faculté d’exercer des activités au sein également de telles entités, par exemple en qualité de membre d’un conseil de fondation ou d’un conseil d’administration, permet de favoriser ces interactions.

Ces interactions peuvent être source de situations de conflit d’intérêts entre l’entité tierce et l’Université ou entre le/la membre du personnel et l’Université et être dommageables pour l’institution, notamment en matière d’image. De telles situations doivent pouvoir être identifiées par l’Université.

Outil indispensable au bon pilotage de l’Université, la présente directive fixe les principes et les règles applicables à la participation de l’Université et de ses collaborateurs et collaboratrices à l’organe de gouvernance d’entités tierces ainsi qu’à la création, par des collaborateurs et collaboratrices, de telles entités. Elle règle également la domiciliation d’entités tierces au sein de l’Université.

I.    Principes

1. Entités tierces :
Est une entité tierce toute entité extérieure à l’Université ayant ou non une personnalité juridique propre.
Les entités concernées peuvent revêtir des formes juridiques diverses, comme une société commerciale, une société simple, une fondation, une association ou encore une commune.

2. Participation ex officio ou officielle :
La participation ex officio ou officielle doit être comprise comme la participation à titre institutionnel d’un collaborateur ou d’une collaboratrice de l’Université, quel que soit son statut¹, à l’organe de gouvernance d’une entité tierce. La personne est nommée par le rectorat pour représenter l’Université au sein de l’entité tierce.

3. Participation ès qualités :
La participation ès qualités doit être comprise comme la participation à titre personnel d’un ou d’une membre du corps enseignant de l’Université à l’organe de gouvernance d’une entité tierce. Cette participation est motivée par ses compétences professionnelles et est en lien avec son domaine d’enseignement et de recherche. Dans la mesure où il n’y a pas de volonté préalablement exprimée par l’Université, la participation n’a ainsi pas de caractère institutionnel et la personne n’agit pas en qualité de représentante de l’Université, mais en son nom et pour son propre compte.

Toute participation ès qualités doit être compatible avec la fonction universitaire et l’exercice des devoirs de service ainsi qu’avec les règles d’éthique et de déontologie de l’Université. Elle s’exerce dans le respect des principes contenus dans la directive relative aux conflits d’intérêts financiers .

Les participations qui sont sans lien avec le domaine d’enseignement et de recherche ne sont pas soumises à la présente directive. Elles demeurent toutefois soumises à la directive relative aux conflits d’intérêts financiers et aux articles 57 et 59 du Règlement sur le personnel de l’Université.

Les participations à titre personnel de membres du personnel administratif et technique à l’organe de gouvernance d’entités tierces ne sont pas soumises à la présente directive². Elles sont régies par les articles 9 et 10 du règlement d’application de la loi sur le personnel de l’administration cantonale (B 5 05.01).
Il en découle notamment que :

• la participation d’un-e membre du personnel administratif et technique à l’organe de gouvernance d’une entité tierce ne doit pas porter préjudice à l’accomplissement de ses devoirs de service ni être incompatible avec sa fonction à l’Université ;
• la participation doit s’exercer dans le respect des règles d’éthique et de déontologie de l’Université et des principes contenus dans la directive relative aux conflits d’intérêts financiers;
• le /la membre du personnel administratif et technique à plein temps doit obtenir du Rectorat une autorisation préalable à l’exercice d’une participation rémunérée. La demande d’autorisation s’effectue au moyen du registre des liens d’intérêts de l’Université.

L'absence de toute participation soumise à un devoir d'annonce ou d'autorisation doit être attestée par les collaborateurs/trices au moins une fois par an sur le registre des liens d'intérêts.

 

II. Conditions et modalités de la participation d'un-e collaborateur/trice de l'Université au sein de l'organe de gouvernance d'une entité tierce

1.    Participation ex officio

1.1    Demande de l’entité tierce
Toute participation ex officio d’un-e membre du personnel de l’Université, quel que soit son statut³, au sein de l’organe de gouvernance d’une entité tierce doit en règle générale être précédée d’une demande officielle émanant de l’entité concernée et adressée au rectorat après préavis du Décanat ou de la Direction du centre ou de l'institut interfacultaire (pour les membres du corps enseignant), ou de la hiérarchie (pour les membres du peronnel administratif et technique.

Ces participations doivent être annoncées par le/la membre du personnel au moyen du registre des liens d'intérêts de l'Université en indiquant notamment le nom de l'entité tierce ainsi que la fonction exercée en son sein.

1.2    Désignation par le rectorat
Le rectorat décide de la pertinence ou non d’une représentation de l’Université au sein de l’entité concernée, compte tenu du périmètre d’activité de cette dernière. En cas de décision positive, il procède à la désignation du collaborateur ou de la collaboratrice concerné-e, le cas échéant sur proposition du doyen ou de la doyenne ou du directeur ou de la directrice de l’UER concerné-e.
En outre, le rectorat :

• fixe la durée de la désignation ;
• adresse une lettre de mission formelle à la personne précisant les attentes de l’Université ainsi que l’étendue du pouvoir de représentation ;
• veille à ce que la participation soit compatible avec le cahier des charges de la personne;
• rappelle à la personne les principes contenus dans la directive relative aux conflits d’intérêts financiers.

Le ou la représentant-e est désigné-e pour la durée prévue par les règles en vigueur dans l’entité tierce ou, à défaut, pour la durée définie par le rectorat. Il/elle est relevé-e d’office de sa mission en cas de cessation de sa fonction à l’Université.

Le rectorat peut relever tout-e représentant-e de l’Université de sa mission en tout temps. Il sollicite le cas échéant le préavis du décanat ou de la direction concernée.

1.3    Devoir d’information
Le ou la représentant-e fait rapport au rectorat aussi souvent que ce dernier le demande. Il ou elle lui remet régulièrement toute la documentation pertinente au sujet de l’entité tierce (statuts, rapports financiers, rapports d’activité annuels ou tout autre document comparable, etc.).

À la demande du rectorat, la personne lui fait également rapport sur l’intérêt stratégique des activités de l’entité tierce pour l’Université. Elle informe également le rectorat de toute éventuelle situation où les intérêts de l’Université divergeraient de ceux de l’entité tierce concernée ainsi que de toute situation de conflit d’intérêts.

Il ou elle est tenu-e, préalablement à toute prise de décision comportant des enjeux majeurs pour l’Université, de consulter le rectorat qui lui donne les instructions de vote, après consultation cas échéant de la Faculté ou de l’UER concernés. Le/la représentant-e fait rapport au rectorat avec copie au décanat ou à la direction de l’UER sur l’issue du vote.

1.4    Rémunération
Toute rémunération versée par l’entité tierce au collaborateur ou à la collaboratrice doit être rétrocédée à l’Université. Sont réservés les montants versés en remboursement de frais qui n’ont pas déjà fait l’objet d’un remboursement par l’Université.

1.5    Registre des participations ex officio
Le rectorat tient un registre des participations ex officio. Il est rendu public.

2.    Participation ès qualités

2.1    Devoir d’annonce
Afin de pouvoir assurer une correcte gestion des risques en matière de conflit d’intérêts, toute participation ès qualités d’un-e membre du corps enseignant au sein de l’organe de gouvernance d’une entité tierce doit être préalablement annoncée au rectorat. Cette annonce s’effectue au moyen du registre des liens d’intérêts de l’Université en indiquant notamment le nom de l’entité tierce ainsi que la fonction exercée en son sein. L’annonce est valable pour une durée de douze mois et doit être renouvelée en cas de continuation de la participation au-delà de ce délai.

2.2    Demande d’autorisation

2.2.1    En cas de conflit d’intérêts ou d’utilisation de ressources de l’Université
Si la participation est susceptible de générer une situation de conflit d’intérêts au sens de la directive relative aux conflits d’intérêts financiers, ainsi qu’en cas d’utilisation de ressources de l’Université, le/la membre du corps enseignant doit, au préalable, solliciter l’autorisation du rectorat. Cette autorisation est valable douze mois à compter de sa délivrance et doit faire l’objet d’une demande de renouvellement passé ce délai.

2.2.2    En cas de participation rémunérée
Lorsque la participation ès qualités est rémunérée et qu’elle est exercée par un-e membre du corps enseignant à charge complète, elle est considérée comme une activité accessoire au sens des articles 52 et suivants du Règlement sur le personnel de l’Université. Elle doit être préalablement autorisée par le rectorat, sur la base des préavis favorables de la hiérarchie et du décanat ou de la direction de l’UER concerné-e.

2.2.3    Forme de la demande
La demande d’autorisation s’effectue au moyen du registre des liens d’intérêts de l’Université. Elle doit comporter les éléments suivants :

• informations sur l’entité tierce ;
• description de la participation exercée ;
• lien avec le domaine d’expertise au sein de l’Université ;
• estimation du temps nécessité par la participation (volume horaire annuel en %) ;
• mention chiffrée d’une éventuelle mise à disposition de moyens de l’Université.

L’autorisation est refusée si la participation n’est pas compatible avec la fonction universitaire, si elle peut porter préjudice à l’accomplissement des devoirs de service ou si elle n’est pas compatible avec les règles d’éthique et de déontologie de l’Université.

2.3    Responsabilité
La participation ès qualités est exercée sous la seule responsabilité du ou de la membre du corps enseignant. La responsabilité de l’Université ne peut en aucun cas être engagée.

2.4    Préservation des intérêts de l’Université
De manière générale, le/la membre du corps enseignant doit se garder de toute action pouvant porter préjudice à l’Université.

2.5    Utilisation de moyens de l’Université
Toute mise à disposition en faveur de l’entité tierce de ressources humaines de l’Université ainsi que d’autres types de moyens (notamment financiers, logistiques ou informatiques) ainsi que de biens immatériels appartenant à l’Université doit être chiffrée et annoncée. Les frais encourus sont en principe facturés par l’Université à l’entité tierce. En cas de besoin, une convention de prestations est conclue entre l’entité et l’Université.

2.6    Pas d’utilisation du nom de l’Université
Le/la membre du corps enseignant doit veiller à ce que son activité au sein de l’entité tierce n’apparaisse pas comme étant une activité exercée pour le compte de l’Université.

2.7    Registre des participations ès qualités
Le rectorat tient un registre des participations ès qualités. Les participations ès qualités des membres du corps professoral sont rendues publiques (registre public des liens d’intérêts).


^{1 Membre du corps enseignant ou du corps du personnel administratif et technique.
2 Les dispositions des chapitres II et III de la présente directive leur sont applicables.
3 Membre du corps enseignant ou du corps du personnel administratif et technique.}

1.    Autorisation du rectorat
Toute participation d’un-e membre du personnel, quel que soit son statut⁴, à la création d’une entité tierce dont le périmètre d’activité est proche des missions de l’Université telles que définies à l’article 2 de la loi sur l’Université (LU) doit préalablement obtenir l’aval du rectorat après préavis du Décanat ou de la Direction du centre ou de l'institut interfacultaire (pour les membres du corps enseignant), ou de la hiérarchie (pour les membres du personnel administratif et technique).
Cette demande d'autorisation s'effectue au moyen du registre des liens d'intérêts de l'Université.

Pour le surplus, les autres dispositions de la présente directive sont applicables à la personne, qu’elle intervienne ex officio ou ès qualités au sein de la nouvelle entité tierce.

2.    Registre des entités tierces en lien avec l’Université
Le rectorat tient un registre des entités tierces créées par les membres du personnel de l’Université.

 

^{4 Membre du corps enseignant ou du personnel administratif et technique}

La domiciliation d’entités tierces dans les locaux de l’Université est soumise à l’autorisation préalable du rectorat qui statue en tenant notamment compte de la nature et de l’intérêt des liens académiques entre l’entité et l’Université, de la participation éventuelle de collaborateurs ou de collaboratrices de l’Université au sein de l’entité et de la disponibilité des locaux.

Le rectorat chiffre le coût de la domiciliation et en fixe les conditions ainsi que la durée. En cas de besoin, une convention de prestations est conclue entre l’entité et l’Université.
La domiciliation à l’Université d’entités dont les activités sont sans lien avec celles de l’institution n’est en principe pas autorisée.

La présente directive entre en vigueur le 10 juin 2022.