Section 1            Information et orientation préalable (art. 4 de la loi)

Art. 1   Information et orientation par le groupe de confiance
¹ Les lanceurs et lanceuses d’alerte potentiel-les qui sont membres du personnel de l’UNIGE peuvent s’adresser au groupe de confiance de l’Etat de Genève pour être informé-es, conseillé-es et orienté-es.
² Les modalités sont fixées aux articles 1 et 2 du règlement d’application de la loi sur la protection des lanceurs d’alerte au sein de l’Etat.
 

Section 2         Priorité et coordination

Art. 2   Priorité de traitement des signalements (art. 5, al.2 et 3 de la loi)

¹ Le signalement par un lanceur ou une lanceuse d’alerte est effectué en priorité auprès de la hiérarchie.
² Lorsque le signalement auprès de la hiérarchie n’est pas approprié, notamment car celle-ci est mise en cause, que les faits lui ont déjà été signalés sans suite ou pour tout autre motif fondé, le lanceur ou la lanceuse d’alerte peut s’adresser à l’Entité externe indépendante mentionnée au chapitre II du présent règlement, au Comité d’audit de l’UNIGE conformément au Chapitre IV du présent règlement, ou encore à la Cour des comptes.
³ Si la hiérarchie ainsi qu'une autre entité sont saisies d'un même signalement, il revient à la hiérarchie de le traiter en priorité.
 

Art. 3  Coordination

Entre l'entité chargée de la protection et celle ayant reçu le signalement (art. 8, al.6, 2^ème phrase, de la loi)

¹ L’entité chargée de la protection peut demander à l'entité qui a reçu un signalement de lui confirmer si des lanceuses et lanceurs d'alerte ou des témoins ont bien un tel statut.

Entre entités saisies d'un signalement

² Lorsque le traitement du signalement sort du champ de compétences de l'entité saisie, cette dernière – lorsqu'elle n'est pas la hiérarchie – propose aux lanceuses et lanceurs d'alerte de le transmettre à une entité plus à même de le traiter. A défaut d'accord, le signalement est classé.
³ Lorsque les lanceuses et lanceurs d'alerte annoncent qu'ils/elles ont saisi plusieurs entités d'un même signalement – hors hiérarchie–, ces dernières communiquent entre elles, après accord des lanceuses et lanceurs d'alerte, pour déterminer l'entité la plus à même de traiter le signalement.
⁴ L'entité désignée comme la plus à même de traiter le signalement informe les lanceuses et lanceurs d'alerte de ce choix et traite le signalement. L'autre entité saisie le classe.
⁵ Si les lanceuses et lanceurs d'alerte ne donnent pas leur accord à l'échange entre entités saisies d'un même signalement, chaque entité ayant demandé cet accord peut classer le signalement.

Section 1   Signalement et transmission

Art. 6   Procédure (art. 5, al. 2 et 9, al.1, de la loi)
¹ Les lanceuses et lanceurs d'alerte qui font partie du personnel de l’UNIGE effectuent le signalement auprès de leur hiérarchie directe.
² Lorsque le signalement auprès de la hiérarchie directe n’est pas approprié, les lanceuses et lanceurs d'alerte peuvent s'adresser à la hiérarchie supérieure, subsidiairement au Rectorat.
³ Le signalement peut être anonyme et l’identité du lanceur d’alerte est confidentielle.
⁴ Le signalement peut s’effectuer par oral avant d’être formalisé par écrit, ou par écrit directement.
⁵ Il peut également être effectué par tout moyen écrit permettant de dialoguer avec les lanceuses et lanceurs d'alerte et garantissant l'anonymat, en particulier via la plateforme externe sécurisée mise à disposition.
⁶  Lorsque le signalement est effectué via la plateforme sécurisée, il est adressé au/à la secrétaire général-e de l’UNIGE qui le relaie auprès de la hiérarchie concernée.

Art. 7  Communication du signalement au Rectorat

¹ La hiérarchie ayant reçu le signalement le communique par écrit pour information au Rectorat.
² Lorsque le signalement porte sur des faits susceptibles de constituer un crime ou un délit poursuivi d’office, la hiérarchie en informe immédiatement le Rectorat qui le transmet au Ministère public dans le cadre de l'obligation de dénoncer visée aux articles 5, alinéa 4, et 9, alinéa 2, de la loi.

Section 2   Traitement du signalement (art. 6 et 9, al.1, de la loi)

Art. 8  Classement préalable
1 Si les conditions légales du lancement d'une alerte, fixées à l’article 3 de la loi, ne sont pas réalisées, la hiérarchie classe le signalement.
2 Les lanceuses et lanceurs d'alerte et le Rectorat sont informé-es du classement.

Art. 9  Traitement
La hiérarchie qui a reçu le signalement l'instruit sans délai afin d’établir les faits.

Art. 10  Fin du traitement et mesures
1 Sur la base des faits établis, la hiérarchie ou le Rectorat prend les mesures nécessaires à la cessation des irrégularités ou classe le signalement.
² Lorsque les faits ont été établis par une autre entité saisie d'un signalement, la hiérarchie ou le Rectorat prend les mesures nécessaires à la cessation des irrégularités sur la base des conclusions de ladite entité.
³ Si les conclusions de l'entité ne font état d'aucune irrégularité, aucune mesure n'est prise.
⁴ Le Rectorat est informé des mesures prises par la hiérarchie ou du classement par celle-ci.

Art. 11  Information relative au traitement du signalement et aux mesures prises
¹ La hiérarchie ou le Rectorat informe les lanceuses et lanceurs d'alerte que leur signalement a été traité mais non des mesures prises.
² Lorsque les faits ont été instruits par une autre entité, la hiérarchie ou le Rectorat informe cette dernière du type de mesures prises.

Section 3   Protection (art. 8, al.1, et 9, al.1, de la loi)

Art. 12  Demande de protection
1 Les lanceuses et lanceurs d’alerte ou les témoins qui estiment faire l’objet de désavantages professionnels subis en raison du signalement ou d’un témoignage apporté en lien avec un signalement peuvent demander à leur hiérarchie d’être protégé-es.
² Les lanceuses et lanceurs d’alerte qui souhaitent rester anonymes ne peuvent pas être protégé-es.

Art. 13  Classement
¹ Si les désavantages professionnels ne sont pas vraisemblables ou s'il n'y a pas de lien entre ces derniers et le signalement ou le témoignage, la hiérarchie ne donne pas suite à la demande de protection.
² Les lanceuses et lanceurs d'alerte ou les témoins ainsi que le Rectorat en sont informé-es.

Art. 14  Protection
¹ La hiérarchie ou le Rectorat prend les mesures de protection nécessaires lorsque les lanceuses et lanceurs d’alerte ou les témoins ont rendu vraisemblable qu’elles ou ils ont subi un désavantage professionnel en lien avec leur signalement ou leur témoignage.
² La hiérarchie ou le Rectorat prend également les mesures nécessaires de protection sur la base des recommandations de l’entité saisie.
³ Le Rectorat est informé des mesures de protection prises par la hiérarchie.

Art. 15  Informations relatives aux mesures de protection
¹ Les lanceuses et lanceurs d'alerte et les témoins sont informé-es par la hiérarchie ou le Rectorat des mesures de protection prises à leur égard.

Section 1    Signalement auprès du Comité d'audit (art. 5, al.3, de la loi)

Art. 16  Saisine

¹ Le signalement auprès du Comité d’audit s'effectue par écrit (courrier ou e-mail) auprès de son/sa président-e.
² Il peut également être effectué par tout moyen écrit permettant de dialoguer avec les lanceuses et lanceurs d'alerte et garantissant l'anonymat, en particulier via la plateforme externe sécurisée mise à disposition.

Section 2    Traitement du signalement par le Comité d'audit (art. 6, al.1, de la loi)

Art. 17  Evaluation préalable
¹ Le Comité d’audit détermine préalablement si les conditions légales du lancement d'une alerte sont réalisées, dont notamment la vraisemblance d'irrégularités.
² Il se renseigne auprès des lanceuses et lanceurs d’alerte pour savoir si une autre entité traite ou a déjà traité le même signalement.
³ Les lanceuses et lanceurs d'alerte sont entendus, lorsque cela est possible, lors d'un entretien confidentiel avec le Comité d’audit ou une délégation de celui-ci.

Art. 18  Transmission du signalement (art. 5, al.4, de la loi)
¹ Lorsque le signalement porte sur des faits susceptibles de constituer un crime ou un délit poursuivi d’office, le Comité d’audit le transmet au Ministère public et en informe les lanceuses et lanceurs d'alerte ainsi que le Rectorat à qui il remet un bref rapport.
² Dans les autres cas que ceux visés à l’alinéa 1, lorsque le traitement du signalement sort du champ de compétences du Comité d’audit, celui-ci propose aux lanceuses et lanceurs d’alerte de le transmettre à une entité plus à même de le traiter. A défaut d’accord, le signalement est classé.

Art. 19  Classement préalable
¹ Si les conditions légales du lancement d'une alerte, fixées à l’article 3 de la loi, ne sont pas réalisées, le Comité d’audit classe le signalement.
² Le signalement peut également être classé s'il est impossible d'obtenir les renseignements demandés auprès des lanceuses et lanceurs d'alerte ou dans les autres cas mentionnés à l'article 3, alinéas 2, 4 et 5.
³ Les lanceuses et lanceurs d'alerte et le Rectorat sont informé-es du classement.

Art. 20  Information, collaboration et renseignements
¹ Les lanceuses et lanceurs d’alerte et le Rectorat sont informé-es du début du traitement du signalement.
² Le Rectorat et la hiérarchie ainsi que les lanceuses et lanceurs d'alerte collaborent avec le Comité d’audit afin que ce dernier puisse traiter le signalement.
³ Le Comité d’audit a accès à tous les renseignements et à toutes les pièces utiles au traitement d'un signalement.

Art. 21  Traitement
Le Comité d’audit ou une délégation de celui-ci peut entendre toute personne susceptible de lui apporter des renseignements concernant le signalement, notamment des témoins.

Art. 22  Fin du traitement
¹ A l'issue du traitement du signalement, le Comité d’audit fait part de ses conclusions au Rectorat.
² Les lanceuses et lanceurs d'alerte sont informé-es de la remise de ces conclusions mais non de leur contenu.
³ Le Rectorat informe le Comité d’audit du type de mesures prises suite à la remise desdites conclusions.

Art. 23  Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le 26 septembre 2022, sous réserve de l’article 5 qui entre en vigueur le 11 janvier 2023, date de l’approbation par le Conseil d’Etat du dispositif de protection par l’Entité externe indépendante.