La CE et le SEFRI exigent que le temps de travail dédié aux projets du Programme-cadre Horizon Europe qu’elle/il finance soit certifié/déclaré (timesheets). Seuls les coûts de personnel certifiés sont considérés comme éligibles/remboursables par la CE et le SEFRI qui contrôlent les timesheets dans le cadre des rapports et des audits financiers menés en cours de projet ou jusqu’à 5 ans après la fin du projet.

Les coûts de personnel qui ne sont pas dûment justifiés par des timesheets ne sont pas éligibles et leur remboursement est refusé au niveau des rapports/audits.

En plus des timesheets, il est conseillé de garder également les autres justificatifs des activités menées pour répondre à d’éventuelles questions des auditeurs quant à l’affectation du temps de travail.

La CE stipule clairement (cf. EU Grants - Annotated Model Grant Agreement (AGA) for EU Funding Programmes 2021-2027): « … for personnel costs: time worked for the beneficiary under the action must be supported by declarations signed monthly by the person and their supervisor» .

Le SEFRI indique également (cf. Horizon Europe – Guideline for Financial Reporting) : « Working hours should be documented using timesheets … . The timesheets must be signed monthly by the employee and, …, by her/his supervisor or employer.»

Par ailleurs, la Charte européenne des chercheurs-euses (Recommandation de la Commission du 11 mars 2005) indique également que les chercheurs-euses sont tenu-es de rendre compte de l’utilisation des subsides publics qu’ils reçoivent pour leurs activités de recherche : « Researchers need to be aware that they are accountable towards their employers, funders or other related public or private bodies. […] In particular, researchers funded by public funds are also accountable for the efficient use of taxpayers’ money. Consequently they should adhere to the principles of sound, transparent and efficient financial management and co-operate with any authorised audits of their research ...» (European Charter for Researchers).

La loi sur l’université entrée en vigueur le 17 mars 2009 et les règlements concernant le personnel de l’université constituent le cadre légal qui régit le temps de travail de collaborateurs/trices de l'Université de Genève.

Afin de simplifier l’utilisation des timesheets par les chercheurs-euses ainsi que la gestion administrative de l’UNIGE, le nombre d’heures de travail standard de 215 jours (= 1720h heures) par année préconisé par la CE est indiqué par défaut, à l’instar de nombreuses universités européennes.

Ce nombre de 215 jours correspond à un engagement à temps complet (100%, 1 ETC). Pour un engagement à temps partiel il faut calculer le nombre d’heures proportionnel correspondant. Le nombre de jours appliqué dans les calculs prorata est arrondi à la journée ou à la demi-journée pour le total de la période de reporting (ne pas arrondir pour les calculs par mois/année).

Ce nombre correspond à une valeur moyenne après déduction des vacances, des congés et d’un forfait « maladies et autres absences ». Toutes les absences (maladies, accidents, congés spéciaux et autres type de congés ) doivent en être déclarées et détaillées par mois au moment de la préparation du reporting financier.

Ce nombre de jours productifs est valable pour toutes les catégories de personnel concernées à l’UNIGE, même si réellement plus d’heures sont travaillées selon les lois et règlements d’application en vigueur. Il s’agit essentiellement de certifier les coûts relatifs au personnel travaillant sur le-s projet-s. Il ne s’agit pas d’un décompte de l’horaire de travail.

Toutes les instructions et explications utiles pour le report des heures dans les timesheets se trouvent dans l’onglet « Instructions » du modèle de timesheet UNIGE.

Des modèles de timesheets et de déclarations sont mis à disposition en annexe de cette directive pour le personnel de l’UNIGE qui valorise une partie ou la totalité du salaire sur un projet financé par la CE ou le SEFRI. Leurs utilisations est obligatoire pour toutes les participations à Horizon Europe financées par la CE (cf document : Horizon Europe_Template Timesheet.xlsx) ou le SEFRI (Horizon Europe_SEFRI_Template Timesheets.xlsx).

Les fichiers « Horizon Europe_Template Timesheet.xlsx » et « Horizon Europe_SEFRI_Template Timesheets.xlsx » comprennent :

• les instructions pour remplir les timesheets (onglet « instruction »),
• le template de timesheet mensuel pour les personnes rémunérées partiellement ou complètement par un seul projet européen (onglet «timesheet one project»),
• le template de timesheet mensuel pour les personnes rémunérées partiellement ou complètement par plusieurs projets européens (onglet « timesheet several project»),
• le template de timesheet pour les boursiers-ières « Marie Curie» (onglet « yearly declaration MSCA »).

En outre, vous trouverez également en annexe les fichiers « Horizon Europe_Declaration of exclusivety.xlsx » et « Horizon Europe_Declaration of exclusivety_SEFRI.xlsx » à remplir par les chercheurs-euses payés-ées par un projet européen financé par la CE ou le SEFRI et qui travaillent exclusivement sur ledit projet.
 

La procédure inclut les étapes suivantes :

• remplir de manière complète et détaillée un timesheet par mois, pendant toute la durée du projet,
• indiquer le nombre de jours de travail consacrés au projet, selon le standard, susmentionné et décrire toutes les tâches/activités dans la case correspondante et en préserver une preuve (lab books, PV réunions, échanges emails, etc.),
• indiquer le nombre de jours d'absence dans leur intégralité et en spécifier le type (vacances, maladie, congé spéciaux – également par type),
• vérifier le total des jours sur toute l'année,
• signer et dater,
• transmettre une copie (électronique) des timesheets à la Comptabilité,
• classer les timesheets et tous les documents utiles pour étayer les activités menées (lab books, PV réunions, échanges emails, etc.),
• présenter les timesheets (originaux) en cas d’audit.

Prière de suivre les instructions figurant directement dans le template (onglet «Instructions») qui contient également un calculateur à titre indicatif.

Le Service de la comptabilité (DIFIN) vérifie que les timesheets soient complètement et correctement remplis:

• correspondance entre les jours indiqués dans les timesheets et les jours de travail prévues par le(s) contrat(s) de travail (selon le taux d'activité et les pièces justificatives),
• respect des éléments formels (signatures, dates, etc.).

En cas d'anomalie, le Service de la comptabilité avertit les chercheurs/euses qui apportent les corrections nécessaires.

Les timesheets doivent être validées par le service de la comptabilité avant la finalisation et soumission des rapports financiers à la CE ou au SEFRI, respectivement, pour les projets financés par la CE, avant la signature du formulaire C (Form C – Financial statement).

Le/la responsable du projet porte la responsabilité des données figurant dans les timesheets.