Le départ (par ex. retraite, démission) d'un-e responsable de laboratoire (par exemple un professeur ou un MER) en Faculté des sciences doit être anticipé, de manière à garantir que les locaux de travail seront dûment vidés de toute substance dangereuse et que la cessation des activités à l'UNIGE aura été dûment signifiée aux autorités lorsque cela est nécessaire. 

Cette directive s'adresse à tous-tes les chefs-fes de groupe de recherche, et vise à décrire comment procéder pour préparer un départ. 

Elle a notamment pour but de: 

1. Décrire les règles en matière de gestion du stock de produits dangereux (chimiques/ biologiques/ radioactifs); 
2. Préciser quand les autorités doivent être informées du départ;
3. Rappeler les règles en matière de clôture des accès (clés et badges)

Le-La Directeur-trice du département, ou le-la Président-e de section dans les sections sans département, doit veiller à ce que les laboratoires/locaux techniques soit entièrement vidés de tous les produits chimiques/ biologiques/ radioactifs. 

Dans ce but, il-elle doit désigner suffisamment à l'avance un-e responsable pour les locaux concernés, chargé-e de s'assurer, avant la date de départ, que les instructions suivantes auront été respectées: 

1. Les produits chimiques/ biologiques/ radioactifs transmis à des collèges de l'UNIGE ont été correctement insérés dans l'inventaire de destination et dûment réétiquetés;
2. Les produits chimiques/ biologiques/ radioactifs que le-la chef-fe de groupe emporte avec lui/elle vers une autre instituion sont correctement emballés et conditionnés, et seront transportés conformément aux règles et législations en vigueur;
3. Les produits chimiques/ biologiques/ radioactifs non cédés et non conservés ont été éliminés selon les règle et filières en vigueur;
4. Tous les espaces de stockage de tous les locaux qui étaient utilisés par le groupe partant (y compris les armoires et/ou locaux communs) ont été correctement contrôlés et plus aucun produits chimiques/ biologiques/ radioactifs (propres, neufs ou déchets) ne subsiste; 
5. L'inventaire Quarks a été mis à jour afin de tenir compte des sorties de produits opérées (pour dons, déménagement ou élimination) et a été transmis au responsable du Magasin Central afin de pouvoir archiver informatiquement le compte. 

Le service STEPS et en particuler le responsable du Service des déchets spéciaux, ainsi que le Conseiller à la Sécurité Transport mandaté par l'UNIGE et l'expert-e en radioprotection en charge de l'élimination des déchets radioactifs, se tiennent à disposition pour fournir conseils et matériels. 

De même, le responsable du Magasin central de Sciences 2 se tient à disposition pour apporter aide et assistance dans la gestion des inventaires Quarks et le ré-étiquetage des produits cédés. 

Si le groupe de recherche travaillait avec des substances radioactives (scellées ou non scellées) ou des microorganismes de niveau 1, 2, 3, et que ce faisant il était au bénéfice d'une notification à l'OFEV ou d'une autorisation à l'OFSP, l’Expert en radioprotection et/ou le Biosafety Officer compétents doivent être sollicités afin que toutes les procédures d'annonce aux offices cantonaux et fédéraux compétents soient dûment effecutées. 

1. Badges

Les accès par badge étant directement liés au contrat de travail, la désactivation automatique des droits d'accès intervient à la fin du contrat, simultanément à la suppression des droits informatiques. 

Afin de garantir l'efficacité de cette mesure: 

• L'administration de la section ou du département procède à une vérification du statut des badges des collaborateurs sortants, idéalement dans les mois suivants de leur départ; 
• Le service STEPS, en collaboration avec le service informatique (DISTIC) assure la suppression définitive des droits d'accès associés aux cartes rendues inactives lors d'une tâche mensuelle. Cette procédure vise à prévenir toute réactivation accidentelle d'un badge sans validation préalable. 

Les badges nominatifs désactivés peuvent être conservés par leurs titulaires à titre de souvenir, à condition qu'ils ne permettent plus aucun accès actif. 

2. Clés

Le secrétariat en charge de la gestion des clés pour l'entité concernée est responsable de récupérer toutes les clés détenues par le collaborateur ou la collaboratrice quittant la faculté (clés des locaux, clés d'équipements, etc.). 

Lorsque les outils de gestion le permettent (application informatique ou formulaires papier/ électronique), la restitution des clés est consignée, validée et archivée, afin d'assurer une traçabilité complète. 

En cas de clés non restituée: 

• Le secrétariat en informe le service STEPS (cles(at)unige.ch),
• Une évaluation du risque est effectuée pour déterminer les mesures de remplacement ou de sécurisation nécessaires (changement de cylindre, facturation, etc.).