Mémento de l'Université de Genève
- Réf. 0001
- Date de publication : 28/04/2013
1. But
2. Thématiques
Le mémento regroupe l’ensemble des documents et services relatifs aux différents domaines métiers de l’Université :
- Pilotage de l'institution
- Enseignement
- Recherche
- Finances
- Information scientifique & bibliothèques
- Logistique, bâtiments et sécurité
- Ressources humaines
- Système et technologies de l'information et de la communication
- Vie estudiantine
3. Public cible
Les documents du mémento sont destinés principalement aux collaborateurs/trices de l’Université
- dans leur ensemble
- à une catégorie de collaborateurs/trices (PAT, enseignants,…)
- à une fonction de collaborateurs/trices (responsables de services, titulaires de comptes,…)
De par leur portée, certains documents s’étendent à l’ensemble de la communauté universitaire, y compris aux étudiant-es.
4. Editeur/trices
5. Responsabilités
Le mémento est sous la responsabilité du Secrétaire général.
La gestion du mémento est assurée par le responsable du mémento.
L’entité éditrice est l’auteur moral du document, elle est responsable de la pertinence ainsi que de la validité des informations publiées.
6. Obligations
7. Validité des informations
Seule la version électronique, consultée depuis l’interface du mémento fait foi.
Sauf indication contraire, la date d’application du document est celle de publication.
8. Types de documents
1. Les documents officiels : règlements, directives, chartes
2. Les services : procédures et ressources associées : formulaires et modèles.
9. Unicité des informations
Le mémento doit permettre d’accéder à l’ensemble des informations utiles précisées ci-dessus.
10. Information
11. Renseignements complémentaires
Chaque collaborateur/trice peut en tout temps adresser une question en lien avec un document du mémento à l’adresse générique memento(at)unige.ch. Le message est dirigé vers la personne compétente pour y répondre.
12. Environnement logiciel
Le mémento est accessible en consultation à l’adresse : https://memento.unige.ch
13. Elaboration des documents
14. Circuit de validation (workflow)
Le circuit de validation du système est le suivant :
14.1. Niveau hiérarchique d'approbation
Sont approuvés par un membre du Rectorat ou le Secrétaire général :
- les documents émis par le Rectorat ou les adjoint-es
- les règlements
- les documents présentant une structure de l’Université
-
l’ensemble des documents émis par les fonctions spécialisées rattachées au Secrétaire général
Tous les autres documents sont approuvés par les divisions et services.
14.2. Départ d'une personne impliquée dans l'élaboration de documents
Afin de garantir la validité des informations, il est essentiel que les documents soient sous la responsabilité de personnes en fonction et mis à jour régulièrement.
Lorsqu’un-e vérificateur/trice ou un-e approbateur/trice quitte ses fonctions, la liste des documents concernés est soumise à la personne qui lui succède, qui statue :
Il/elle adhère aux contenus en l’état : son nom est remplacé dans le processus, sans révision du document, mais avec une mention dans l’historique de la version en cours.
Il/elle n’adhère pas aux contenus en l’état : le document est révisé (son nom est associé à la version révisée) ou périmé (son nom n’est alors pas associé au document).
Dans tous les cas, le changement de fonction ou départ d’une personne impliquée dans l’élaboration d’un ou plusieurs documents doit être annoncé à la responsable du mémento.
15. Demandes de modifications
16. Révision
Principes :
- Les informations contenues dans un document doivent être maîtrisées, afin de rester valides et cohérentes.
- Les documents doivent être relus régulièrement et cette responsabilité de mise à jour incombe aux entités éditrices.
- Afin d’éviter les incohérences, l’ensemble du document doit être relu et contrôlé lors de chaque révision.
17. Rôle du responsable memento
18. Accès
Version | Objet de la modification | Date de publication |
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2 | Document contrôlé, à jour en mai 2015 janvier 2014 : Document contrôlé, à jour Relecture du document et mise à jour des thématiques (point 2) |
28.04.2013 |
1 | Changement de système. Fait suite et remplace : Di 10-84-01 : Mémento : définition et organisation | 10.09.2010 |
Vérificateur/trice | Joël Rénier (Gestionnaire memento) |
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Approbateur/trice | Didier Raboud (Secrétaire général) |