Le mémento est le recueil institutionnel des documents officiels de l'Université et des services à disposition de la communauté universitaire.

Le mémento regroupe l’ensemble des documents et services relatifs aux différents domaines métiers de l’Université :

1. Organisation (stratégie, gouvernance, pilotage de l'institution, valeurs et principes, juridique)     
2. Enseignement (incluant services à la cité)
3. Recherche
4. Etudiant-es (vie estudiantine)
5. Ressources humaines
6. Finances
7. Bâtiments (logistique, locaux et services associés)
8. Système et technologies de l'information et de la communication
9. Information scientifique & Bibliothèque
10. Santé & sécurité (sûreté des locaux, instalations et équipements)
11. Archives administratives et patrimoniales (AAP)

Les documents du mémento sont destinés principalement aux collaborateurs/trices de l’Université dans leur ensemble OU à une catégorie de collaborateurs/trices (PAT, enseignant-es,…) OU à une fonction de collaborateurs/trices (responsables de services, titulaires de comptes,…)

De par leur portée, certains documents s’étendent à l’ensemble de la communauté universitaire, y compris aux étudiant-es.

Les documents sont édités par le Rectorat ou les structures qui lui sont hiérarchiquement rattachées.

Le mémento est sous la responsabilité du Secrétaire général et sa gestion est assurée par le/la responsable du mémento.

L’entité éditrice est l’auteur moral du document, elle est responsable de la pertinence, de la validité des informations publiées et donc de sa révision périodique.

Deux rôles sont indiqués dans la directive:

• Vérificateur/trice: responsable "métier" qui connaît le processus concerné de façon experte et vérifie qu'il est documenté de manière cohérente, adéquate et complète.
• Approbateur/trice: responsable hiérachique, aceppte que le processus documenté concrétise l'activité nécessaire au bon fonctionnement de l'UNIGE. Son approbation est obligatoire pour la publication d'un document.

Le Rectorat ainsi que les structures qui lui sont rattachées ont l’obligation de publier dans le mémento les prescriptions (règlements, directives) existantes ainsi que les services institutionnels proposés.

Seule la version électronique, consultée depuis l’interface du mémento fait foi.

Sauf indication contraire, la date d’application du document est celle de publication indiquée dans l'historique de modifications en bas de page.

Les documents du mémento sont de différents types, selon la structure pyramidale documentaire suivante:

Le mémento est le répertoire des informations précisées ci-dessus. Il n’est pas le support exclusif de publication. Il s’inscrit dans un réseau de documentation, dont : le site web de l‘Université, le recueil systématique de la législation genevoise (RSG) et le mémento des instructions de l’Office du personnel de l’Etat (MIOPE). L’ensemble de ce réseau documentaire permet l’utilisation de liens.
Le mémento doit permettre d’accéder à l’ensemble des informations utiles précisées ci-dessus..

Le récapitulatif des mises à jour effectuées ainsi que des nouveaux documents est publié régulièrement. Pour en avoir un aperçu, dans l'onglet "documents", à partir de la page web memento.unige.ch, les "dernières publications" apparaissent à droite, dans un cadre dédié.

Il est possible de s'inscrire à la newsletter en cliquant sur "s'inscrire à la newsletter" en bas de chaque page du mémento, dans le bandeau rose.

La personne associée au rôle de vérificateur/trice mentionnée en bas de document est le contact à privilégier pour toute question relative au contenu des documents et nécessitant une réponse immédiate ou urgente.
Chaque collaborateur/trice peut en tout temps adresser une question en lien avec un document du mémento à l’adresse générique memento(at)unige.ch. Le message est dirigé vers la personne compétente pour y répondre. Il est possible, sur chaque bas de page dans le bandeau rose, de cliquer sur "contact".

Le mémento est accessible en consultation à l'adresse: https://memento.unige.ch

Les documents sont élaborés collaborativement par le biais d’un circuit d'un circuit de validation intégré au mémento.

Le circuit de validation du système est le suivant :

14.1. Niveau hiérarchique d'approbation

Sont approuvés par un membre du Rectorat ou le/la Secrétaire général-e :

• les documents émis par le Rectorat ou les adjoint-es
• les règlements
• les documents présentant une structure de l’Université

• l’ensemble des documents émis par les fonctions spécialisées rattachées au/à la Secrétaire général-e

Tous les autres documents sont approuvés par les divisions et services.
 

14.2. Départ d'une personne impliquée dans l'élaboration de documents

Afin de garantir la validité des informations, il est essentiel que les documents soient sous la responsabilité de personnes en fonction et mis à jour régulièrement.
Lorsqu’un-e vérificateur/trice ou un-e approbateur/trice quitte ses fonctions, la liste des documents concernés est soumise à la personne qui lui succède, qui statue :

• Il/elle adhère aux contenus en l’état : son nom est remplacé dans le processus, sans révision du document, mais avec une mention dans l’historique de la version en cours.
• Il/elle n’adhère pas aux contenus en l’état : le document est révisé (son nom est associé à la version révisée) ou périmé (son nom n’est alors pas associé au document).

Dans tous les cas, le changement de fonction ou départ d’une personne impliquée dans l’élaboration d’un ou plusieurs documents doit être annoncé au/à la responsable du mémento à l'adresse mail générique : memento(at)unige.ch.

Tout membre de la communauté universitaire peut signaler ou proposer une correction par l’envoi d’une demande à l’adresse : memento(at)unige.ch

Principes :

• Les informations contenues dans un document doivent être maîtrisées, afin de rester valides et cohérentes.
• Les documents doivent être relus régulièrement et cette responsabilité de mise à jour incombe aux entités éditrices.
• Afin d’éviter les incohérences, l’ensemble du document doit être relu et contrôlé lors de chaque révision.

La personne responsable du mémento accompagne les intervenant-es dans le cadre de l’élaboration des documents. Elle est également à leur disposition pour leur apporter aide et conseils pour la mise en forme des documents, l’organisation des informations et l’utilisation du logiciel.

Les documents du mémento sont publics et accessibles depuis Internet via memento.unige.ch