La rectrice ou le recteur

• La Rectrice ou le Recteur nomme la Doyenne ou le Doyen des unités principales d'enseignement et de recherche (ci-après UPER), sur proposition de leur conseil participatif
   

Le rectorat

• Le Rectorat fixe le taux des indemnités des UPER/UER en tenant compte de l'importance des tâches de gestion académique et administrative assumées par les intéressé-e-s.
• Les indemnités de direction sont fixées sur la base du traitement de la classe 30, position 22 (hors 13ème salaire), selon les proportions suivantes :

• Aucun membre du corps enseignant ne peut cumuler plusieurs indemnités de direction.
• Les centres et instituts interfacultaires sont placés sous l'autorité du Rectorat.
• Le Rectorat valide périodiquement la liste nominative des bénéficiaires des indemnités de direction des UPER / UER.
• Sur la base d'un exposé des motifs établi par l'UPER concernée, le rectorat valide le versement des indemnités versées aux bénéficiaires de congés scientifiques ou à des bénévoles.
   

L'UPER (le rectorat pour les centres)

• Informe immédiatement le-la responsable du traitement des indemnités de direction, ci-après responsable ID, de toute modification ayant un impact sur le paiement des indemnités, comme : 
  • Congé scientifique sans ou avec dérogation du rectorat
  • Démission
  • Retraite
  • Intérim
  • Maladie
• Vérifie périodiquement la liste nominative des bénéficiaires des indemnités de direction qui la concerne.
• Par sa signature, le-la doyen-ne (le rectorat pour les centres) en valide la conformité.
• Transmet  au rectorat des exposés des motifs (ex. proposition de taux, versements lors de congés scientifiques ou à des bénévoles).
• Informe le-la bénéficiaire de toute modification ayant un impact sur le paiement de son indemnité de direction.
   

La Division des ressources humaines

Par l’intermédiaire du responsable ID, la DIRH procède :

• à l’établissement, à la gestion et à la diffusion des listes nominatives des bénéficiaires des indemnités de direction, au-à-la doyen-ne avec copie à l'administrateur-trice, sur la base des renseignements fournis par les UPER et en conformité avec les indications du Rectorat.
• aux échanges d'informations avec l'office payeur concerné.
• en collaboration avec le secteur de gestion RH,  à la mise à jour des informations contractuelles (ex. paiement indemnité à un-e bénévole).

Contact : secteur responsable ID

Mutations en cours d'année

L’UPER informe le-la responsable ID de-la/des mutation-s.

Le-la responsable ID :

• met à jour la liste nominative des indemnités de direction et la transmet pour signature par le-la responsable de l'UPER
• informe l'Office payeur concerné de la mutation pour paiement.

Contrôles semestriels

Deux fois par année (fin mai et fin novembre), le-la responsable ID transmet :

• aux UPER la liste nominative des indemnités de direction pour vérification et signature par le-la responsable de l'UPER.
• au rectorat les listes signées par les UPER pour validation et signature.
• à l'Office payeur concerné les listes validées pour paiement.

Entrée en fonction

La période administrative des membres des organes de direction :

• débute au 15 juillet pour les personnes prenant leur fonction.
• se termine au 14 juillet pour celles finissant leur mandat.

A l'exception des changements intervenants en cours d'année (voir ci-dessous), la durée des mandats est d'un nombre entier d'années. Les mandats allant jusqu'à leur terme se terminent au 14 juillet de l'année considérée.

Paiement de l'indemnité

La première indemnité mensuelle, couvrant un « mois administratif » , est versée avec le traitement du second mois.

Les 15 premiers jours d'indemnité (prenant effet au 15 du premier mois, jusqu'à la fin de ce même mois) sont payés à la fin du mandat avec les 15 derniers jours d'indemnité (prenant effet du 1er jour du dernier mois jusqu'au 14 de ce même mois).

Introduction d'une nouvelle structure

Seule une structure dûment validée par le Rectorat peut faire l'objet du versement d'une indemnité à son responsable. L'UPER désigne le-la responsable de la nouvelle structure avec proposition d'un taux d'indemnité. Le Rectorat valide la proposition et transmet l'information au-à la responsable ID pour traitement.

Mandat partagé par plusieurs personnes. Cumul de mandats

Délais de signalement

Les changements ayant un impact sur le versement des indemnités de direction sont soumis aux délais de paie des offices payeurs concernés. Ils doivent être signalés au-à-la responsable ID dans les meilleurs délais, mais au plus tard un mois avant la date de leur prise d'effet effective. Les situations transmises tardivement font l'objet d'un traitement rétroactif dans le mois de paie le plus proche.

Démission/désignation d’un-e nouveau-elle responsable/remplaçant-e

Maladie/intérim

En cas de maladie ou accident d’un-e responsable d'UPER / UER

Congé scientifique