Versement des archives administratives et patrimoniales au Service d'archives du Seujet
- Réf. 0035
- Date de publication : 29/10/2021
Les services qui souhaitent verser leurs archives aux AAP suivent les étapes suivantes :
Prendre contact avec les AAP
Conditionner les dossiers
- Le service versant épure ses dossiers selon les règles de conservation établies dans les calendriers de conservation (à demander à l'archiviste ) et le document Constitution et gestion des archives de bureau)
- Les dossiers à conservation illimitée sont archivés dans des fourres en papier avec l'indication lisible du titre des dossiers et de leurs dates extrêmes (utilisation du crayon à papier). Les agrafes, fourres en plastiques sont à supprimer. Les fourres sont ensuite regroupées dans les boîtes d'archives. Chaque boîte devra comporter le numéro de versement donné par l'archiviste et elles sont numérotées en continu.
- Les dossiers à conservation limitée qui seront détruits après le délai légal de conservation peuvent être laissés dans les classeurs ou conditionnements d'origine et placés en fin de versement selon le même principe.
Commander le matériel par le Portail SI Achat (si-achats.unige.ch)
- soit boîtes d'archives, dim. 32.5X26X11 mm, CCA, réf. du produit : 400152
- soit boîtes d'archives, dim. 32,5x26x11 mm, Lyreco, réf. du produit : 3.414.955
- Fourres en papier (réf. Lyreco 3.418.526)
- La facture est à la charge du service versant ses archives.
Renseigner le bordereau de versement
Transporter les archives au dépôt
Consulter les archives déposées
Les services ont accès en tout temps à leurs archives par l'intermédiaire de l'archiviste (se référer à la procédure 0126 - Consultation des archives administratives et patrimoniales de l'Université)