Seul le budget  « État » et les fonds d’investissement « État » sont concernés par cette procédure. Les règles de gestion par le titulaire d’un fonds provenant de l’extérieur (FNS et autres fonds institutionnels) sont définies dans la directive 0228 « Devoirs du titulaire et de la comptabilité en matière de gestion de fonds ».

Les principes budgétaires sont ancrés dans la Loi cantonale sur la gestion administrative et financière de l’État de Genève (LGAF). Cette loi s’applique à l’administration cantonale, ainsi qu’aux établissements cantonaux de droit public dont fait partie l’Université.

Ces principes sont notamment les suivants :

• Image fidèle : La planification financière, le budget et les comptes doivent donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats, en conformité avec les normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS). Cela implique que la planification financière, le budget et les comptes sont fiables, exhaustifs, intelligibles et comparables.
• Spécialité qualitative : Une dépense ne peut être engagée que pour l’objectif visé par le groupe de comptes. Cela signifie par exemple que les dépenses liées au traitement du personnel enseignant doivent être imputées dans le groupe de comptes concerné, indépendamment de la disponibilité budgétaire. Elles ne peuvent en aucun cas être imputées dans le groupe de comptes « traitement du personnel administratif et technique » au motif que ce dernier offre la couverture financière (disponibilité budgétaire).
• Spécialité quantitative : Une dépense ne peut être engagée que jusqu’à concurrence du budget disponible sur le groupe de comptes concerné. Si la disponibilité budgétaire est insuffisante pour engager une dépense, une autorisation préalable doit être obtenue de l’autorité compétente.
• Spécialité temporelle : Un crédit budgétaire non utilisé est périmé à la fin de l’exercice budgétaire sous réserve de dispositions figurant dans un acte d’engagement pluriannuel. Cela signifie qu’en principe, il n’y a pas de report budgétaire d’un exercice sur un autre.

Les principes du respect du budget par nature[1] s’appuient sur les règles d’étanchéité entre groupe de comptes[2] suivants :

• Le respect du budget par nature s’applique au niveau d’une unité principale d’enseignement et de recherche « UPER » (faculté, administration centrale UNACI).
• Les règles d’étanchéité s’appliquent à des niveaux d’agrégation différents en fonction du groupe de comptes (nature à deux ou à trois positions).
• Le respect budgétaire des groupes de comptes « traitements du personnel administratif et technique (PAT) » (nature 301), « traitements du personnel enseignant (PENS) » (nature 302), « traitements du personnel temporaire » (nature 303), « crédits de fonctionnement / dépenses générales » (nature 31), « subventions accordées » (nature 36) est impératif. Cela signifie qu’un solde budgétaire d'un groupe de comptes (une nature donnée) ne permet pas d'imputer une dépense à un autre groupe de comptes (une autre nature).
• Le respect budgétaire est également impératif pour les fonds d'investissement dont le financement est assuré par l'Etat de Genève (crédits d'ouvrage et de renouvellement).

Le contrôle du respect des règles budgétaire est de la responsabilité :

• Du Recteur pour l’Université dans son ensemble. Il délègue cette compétence au Vice-Recteur en charge des finances et à la division « comptabilité et gestion financière » pour la mise en œuvre et le suivi des contrôles.
• Des Doyens pour les facultés. Ils délèguent cette compétence aux administrateurs-trices de faculté pour la mise en œuvre et le suivi des contrôles.
• Des Vice-recteurs du dicastère concerné et du Secrétaire général pour l’administration centrale (divisions et services rattachés au Rectorat) et pour les centres interfacultaires.

Des dérogations aux règles budgétaires peuvent être accordées par le Rectorat. Elles concernent :

• Un dépassement budgétaire (équivalent à un crédit supplémentaire) : en vertu du principe de la spécialité quantitative, tout dépassement budgétaire d’un groupe de comptes ou d'un fonds d'investissement doit préalablement être autorisé par le Rectorat sur la base d’une demande de dépassement. Un exposé des motifs justifiant la demande est joint. Le calcul du dépassement budgétaire doit intégrer les dépenses « réalisées » et les dépenses « engagées » ou « à engager » de façon à donner un état de dépenses projetées sur l’ensemble d’un exercice budgétaire au niveau d’une UPER.
• Un transfert budgétaire : en vertu du principe de spécialité qualitative, tout transfert budgétaire entre des groupes de comptes ou entre des fonds d'investissement doit préalablement être autorisé par le Rectorat sur la base d’une demande de transfert budgétaire. Un exposé des motifs justifiant la demande est joint.

Toute dérogation aux règles de respect du budget fait l’objet d’une requête par le biais des formulaires ci-joints Autorisation de dépassement budgétaire  et Transfert budgétaire. Ces formulaires doivent être validés par les Doyens pour les facultés et les Vice-Recteurs ou le Secrétaire général pour l’administration centrale et les centres interfacultaires.

Le Directeur de la division « comptabilité et gestion financière » est le destinataire des demandes de dépassement ou de transfert budgétaire. Il les préavise et les transmet au Recteur pour décision. La décision est communiquée au demandeur, ainsi qu’à la division « comptabilité et gestion financière / service du budget » pour mise en œuvre.

^{1] La notion de « nature » fait référence à l’organisation (numérotation) du plan comptable de l’Université. Une nature comptable constitue le niveau de détail le plus fin du plan comptable visible dans SAP ou dans le webreporting. Une nature comptable ne doit pas être confondue avec une ligne budgétaire.}

La présente directive arrête les principes et les règles de gestion permettant de mettre en œuvre le respect du budget par nature au niveau de l’Université dans son ensemble et à celui de chaque UPER, notamment les demandes de dépassement budgétaire, ainsi que de projeter les comptes annuels et anticiper les éventuels écarts.

Chaque UPER peut décliner cette directive « transversale » dans une directive « facultaire » en l’adaptant aux modes opératoires et à l’organisation de l’UPER. Elle peut ainsi définir les rôles, les responsabilités et les contrôles au sein de l’UPER, à condition de pouvoir toujours répondre aux exigences de la présente directive.

Si une UPER adopte une directive « facultaire » en matière de contrôle budgétaire, elle devra informer la division « comptabilité et gestion financière » et déposer une copie.

Trois types d’acteurs sont concernés :

• Les titulaires de centre financier « DIP » ou d’un fonds d’investissement « DIP ».
• Les administrateurs-trices d’une UPER, respectivement d’UNACI et des centres interfacultaires.
• La division « comptabilité et gestion financière ».

4.1 Rôle et responsabilités du titulaire de centre financier "DIP" ou d'un fonds d'investissement "DIP"

La responsabilité primaire du contrôle budgétaire repose sur le titulaire d’un centre financier « DIP » ou d’un fonds d’investissement « DIP ». Le titulaire pilote l’utilisation des moyens mis à sa disposition. Pour cela, à intervalles réguliers, il évalue l’état prévisible de ses dépenses et ses revenus annuels. Il respecte l’étanchéité des groupes de comptes telle que définie ci-dessus.

En exerçant cette responsabilité, le titulaire d’un centre financier « DIP » ou d’un fonds d’investissement « DIP » vérifie la nature, le bien-fondé (besoin, pertinence et plausibilité) et le montant approximatif de manière à déterminer si la dépense peut être imputée sur un groupe de comptes sans provoquer de dépassement budgétaire. Cela signifie notamment que le titulaire d’un centre financier « DIP » ou d’un fonds d’investissement « DIP » ne peut engager une dépense si la couverture financière n’est pas assurée.

En matière de charges de personnel, le titulaire d’un centre financier « DIP » contrôle la couverture financière de toute dépense au niveau des groupes de comptes « traitements du personnel enseignant » (nature 302), « traitements du personnel administratif et technique » (nature 301) et « traitements du personnel temporaire » (nature 303), sans aucune compensation possible entre les groupes de comptes, sauf dérogation accordée. En revanche, des compensations sont possibles au sein d’un même groupe de comptes. Le titulaire d’un centre financier « DIP » effectue également un suivi budgétaire en termes de postes « équivalent temps plein ».

En matière de dépenses générales (crédits de fonctionnement), le titulaire d’un centre financier « DIP » contrôle la couverture financière de toute dépense au niveau des groupes de comptes « biens, services et marchandises » (nature 31). Des compensations au sein du groupe de comptes « biens, services et marchandises » sont possibles à condition de respecter le plafond de dépense autorisé du groupe de comptes. En revanche, des compensations avec d’autres groupes de comptes (par exemple, charges de personnel ou subventions accordées) ne sont pas autorisées, sauf dérogation accordée.

En matière de subventions accordées, le titulaire d’un centre financier « DIP » contrôle la couverture financière de toute dépense au niveau des groupes de comptes « subventions accordées » (nature 36). Des compensations au sein du groupe de comptes « subventions accordées » sont possibles à condition de respecter le plafond de dépense autorisé du groupe de comptes. En revanche, des compensations avec d’autres groupes de comptes (par exemple, charges de personnel ou dépenses générales) ne sont pas autorisées, sauf dérogation accordée.

Le titulaire d’un centre financier « DIP » ne peut, en principe, procéder à des compensations entre les charges et revenus. Cela signifie qu’il ne peut ni engager une dépense au motif que ses revenus dépassent l’objectif inscrit au budget, ni effectuer une opération de « netting » dans un compte de charge. Pour engager une dépense supplémentaire financée par un revenu équivalent, le titulaire d’un centre financier « DIP » informe préalablement le Décanat dans les facultés, le Rectorat pour l’administration centrale (UNACI) et les centres interfacultaires.

En cas de dépassement prévisible, le titulaire d’un centre financier « DIP » avertit le Décanat (administrateur-trice) ou la structure « facultaire » responsable du contrôle budgétaire au niveau d’une UPER, le Rectorat (administrateur-trice) pour UNACI et les centres interfacultaires.

Le titulaire d’un fonds d’investissement « DIP » contrôle la couverture financière de toute dépense respectant les critères d’un bien d’investissement selon la directive  Dépenses à prendre en charge sur les crédits d’investissement . Des compensations entre les dépenses des différentes catégories de biens sont possibles.

Trimestriellement, le titulaire d’un fonds d’investissement « DIP » évalue l’état prévisible des dépenses d’investissement de l’exercice budgétaire. Il-elle informe la division « comptabilité et gestion financière » et justifie les écarts.

En cas de dépassement prévisible, le titulaire d’un fonds d’investissement « DIP » doit informer la division « comptabilité et gestion financière » et en justifier les motifs. Il-elle ne peut engager de dépense au-delà du plafond budgétaire sans autorisation préalable du Rectorat.

4.2. Rôles et responsabilités de l'administrateur-trice d'une UPER, respectivement d'UNACI

Par délégation de compétences du Doyen pour les UPER, des Vice-recteurs et du Secrétaire général pour UNACI et les centres interfacultaires, il appartient aux Administrateurs-trices de veiller, dans leur périmètre de responsabilité, à la bonne compréhension et à la bonne application des règles de contrôle budgétaire dévolues aux titulaires d’un centre financier « DIP » ou d’un fonds d’investissement « DIP ». De cette façon, ils-elles accomplissent une tâche de supervision au sens du système de contrôle interne (SCI).

Dans le cas d’un dépassement budgétaire annoncé par un titulaire de fonds DIP, l’Administrateur-trice peut l’autoriser à condition que la dotation budgétaire du groupe de comptes concerné (« traitements du personnel enseignant » (nature 302), « traitements du personnel administratif et technique » (nature 301), « traitements du personnel temporaire » (nature 303), « biens, services et marchandises » (nature 31) ou « subventions accordées » (nature 36)) au niveau de l’UPER, respectivement celui d’UNACI, permette une compensation intégrale. Il-elle peut demander à la division « comptabilité et gestion financière / service du budget » d’effectuer un transfert budgétaire entre les structures de l’UPER. Le transfert budgétaire ne sera réalisé qu’à condition qu’il soit demandé préalablement à l’engagement de la dépense et qu’en fonction des disponibilités budgétaires prévues du groupe de comptes concerné.

Si le transfert budgétaire a un caractère pérenne (susceptible de se répéter d’année en année), l’Administrateur-trice l’indiquera dans sa demande de transfert budgétaire. Il-elle le mentionnera également au cours de la procédure budgétaire suivante (rocade intra-facultaire du groupe de comptes concerné).

En cas de dépassement prévisible avec compensation intégrale entre plusieurs groupes de comptes au niveau de l’UPER, respectivement d’UNACI, l’Administrateur-trice doit demander au Rectorat un transfert budgétaire entre les groupes de comptes. La demande doit être annoncée préalablement à l’engagement de la dépense et ne peut être octroyée qu’en fonction des disponibilités budgétaires prévues des groupes de comptes concernés. La demande sera préavisée par la division « comptabilité et gestion financière ».

En cas de dépassement prévisible sans compensation intégrale possible au sein d’un groupe de comptes au niveau de l’UPER, respectivement d’UNACI, l’Administrateur-trice doit demander au Rectorat une autorisation pour dépassement budgétaire. La demande doit être préalable à l’engagement de la dépense. Elle inclut un exposé des motifs la justifiant et doit être validée par le Doyen pour les UPER, respectivement le Vice-recteur en charge du dicastère ou le Secrétaire général pour UNACI et les centres interfacultaires. Elle est remise au Directeur-trice de la division « comptabilité et gestion financière » pour préavis.

À intervalles réguliers, l’Administrateur-trice effectue des projections de l’état prévisible des dépenses et des revenus annuels au niveau de l’UPER, respectivement d’UNACI et des centres interfacultaires. Dans cette perspective, il-elle organise les flux d’informations au sein de son périmètre de responsabilité. Dans la mesure du possible, il-elle s’assure de la fiabilité, de l’exhaustivité et de la cohérence des projections pour observer les principes du respect du budget par nature et demander au Rectorat les autorisations de transfert budgétaire ou de dépassement budgétaire. Il-elle autorise les dépassements budgétaires liés aux dépenses permettant de générer des revenus supplémentaires d’un montant en tout cas équivalent, donc sans aucun effet sur le résultat net de l’UPER, respectivement d’UNACI. Il-elle informe la division « comptabilité et gestion financière ».

Dans le cadre du contrôle budgétaire institutionnel, selon un calendrier préétabli, Administrateur-trice doit transmettre un état prévisible des dépenses et des revenus de l’UPER, respectivement d’UNACI à la division « comptabilité et gestion financière / service du budget ». Il-elle communique également tous les commentaires nécessaires à l’interprétation des projections et explique les motifs des principaux écarts entre les comptes provisoires et le budget. Enfin, il-elle indique les risques / opportunités non pris en considération dans ses projections et en évalue les effets financiers approximatifs.

4.3. Rôles et responsabilités de la division comptabilité et gestion financière

Par délégation de compétences du Vice-recteur en charge des finances, il appartient au Directeur-trice de la division « comptabilité et gestion financière » de concevoir et de faire évoluer le dispositif de contrôle budgétaire, ainsi que de veiller à sa bonne compréhension et à sa bonne application. Il-elle s’assure ainsi que le dispositif de contrôle budgétaire est opérant. Pour ce faire, il-elle s’appuie sur le service du budget. De cette façon, il-elle accomplit une tâche de surveillance au sens du système de contrôle interne (SCI).

Le-a Responsable du service du budget organise et coordonne la mise en œuvre opérationnelle du contrôle budgétaire régulier du budget « État » et des fonds d’investissement « État ». Il-elle élabore les consignes (répartition des tâches et désignation des responsables) pour effectuer le reporting budgétaire régulier, ainsi que son calendrier. Il-elle effectue des projections dans les domaines transversaux de l’institution, notamment la réévaluation périodique des produits de l’Université comme la subvention fédérale de base, les subventions au titre de l’Accord intercantonal universitaire et les taxes universitaires. Il-elle vérifie la pertinence et la cohérence des projections réalisées par les administrateurs-trices et s’assure de la clarté des informations et des explications transmises.

Le-a Responsable du service du budget consolide les données financières et rédige un rapport succinct expliquant les principaux écarts « comptes vs budget » observés. Il-elle prépare un dossier à l’intention du Vice-recteur en charge des finances et du Directeur-trice de la division « comptabilité et gestion financière ». Selon un calendrier préétabli, le rapport est inscrit à l’ordre du jour d’une séance hebdomadaire du Rectorat. Ce processus permet ainsi au Rectorat :

• de s’informer régulièrement de l’utilisation des moyens à disposition de l’Université, des UPER et d’UNACI.
• d’effectuer des réallocations budgétaires en cours d’exercice budgétaire.
• de prendre toutes les mesures adéquates pour atteindre les objectifs de politique financière.

Grâce aux travaux de contrôle budgétaire, le-a Responsable du service du budget veille à la bonne application des règles en matière d’étanchéité entre groupes de comptes et de dépassement budgétaire. Il-elle invite les Administrateurs-trices à demander une autorisation de dépassement budgétaire lorsque l’état de dépenses projetés l’indique.