Vacances (pour le PAT)

Réf. 0071
Date de première publication : 28/02/2024

Base légale

Articles 27 et suivants du règlement Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale et des établissements publics médicaux (RPAC).

Conditions

Cinq semaines
Tou-te-s les membres du personnel de l'État âgé-es de plus de 20 ans révolus ont droit à cinq semaines de vacances par année.

Six semaines
Ont droit à six semaines :

les cadres supérieur-es (dès la classe 23) (*);
les fonctionnaires et employé-es âgé-es de plus de 60 ans dès le début de l'année civile au cours de laquelle la condition d'âge est remplie;
les jeunes travailleurs/ses jusqu'à l'âge de 20 ans révolus (le droit aux six semaines de vacances est maintenu durant l'année au cours de laquelle le/la jeune travailleur/se atteint l'âge de 20 ans).

^{(*) le statut de cadre supérieur et les droits y afférents concernent le personnel permanent DIP et n'est pas applicable au personnel sous contrat de droit privé. Le droit annuel aux vacances pour le personnel administratif concerné est donc de 5 semaines.}

Application Institutionnelle de gestion des absences - GDA

Les vacances traitées via l'application Institutionnelle de gestion des absences (GDA - Oracle RH) sont exprimées en heures et centièmes d'heures. Elles sont arrondies au quart d'heure le plus proche (25 centièmes). Ceci concerne les collaborateurs/trices à temps plein et à temps partiel.

^{n.b. Les prestations offertes en matière d'utilisation des applications RH sont accessibles via le site web "Support RH".}

Calcul des droits aux vacances

Droit aux vacances en jours ouvrables pour le personnel à temps plein

^{Durée de l'activité}	^{5 semaines}		^{6 semaines}
	^{(25 jours) de travail}	^{(200 heures) de travail}	^{(30 jours) de travail}	^{Équivalent GDA} ^{(230 heures) de travail}
	^Jours	^Heures	^Jours	^Heures
^{1 mois}	^2.00	^16.75	^2.50	^20.00
^{2 mois}	^4.25	^33.25	^5.00	^40.00
^{3 mois}	^6.25	^50.00	^7.50	^60.00
^{4 mois}	^8.25	^66.75	^10.00	^80.00
^{5 mois}	^10.50	^83.25	^12.50	^100.00
^{6 mois}	^12.50	^100.00	^15.00	^120.00
^{7 mois}	^14.50	^116.75	^17.50	^140.00
^{8 mois}	^16.50	^133.25	^20.00	^160.00
^{9 mois}	^18.75	^150.00	^22.50	^180.00
^{10 mois}	^20.75	^166.75	^25.00	^200.00
^{11 mois}	^23.00	^183.25	^27.50	^220.00
^{12 mois}	^25.00	^200.00	^30.00	^240.00

^{n.b. Les colonnes en jours contiennent quelques arrondis (ex. 1mois : 2.00 au lieu de 2.0833). Le calcul du droit en heures est donc plus précis.}

Droit aux vacances pour le personnel à temps partiel

Sur la base de 5 semaines par année (200 heures pour un 100%)

^{Taux d’activité}	^10%	^20%	^25%	^30%	^40%	^50%	^60%	^70%	^75%	^80%	^90%	^100%
^{Heures par semaine}	^4h	^8h	^10h	^12h	^16h	^20h	^24h	^28h	^30h	^32h	^36h	^40h
^{Heures par jour en centièmes}	^0.8h	^1.6h	^2h	^2.4h	^3.2h	^4h	^4.8h	^5.6h	^6h	^6.4h	^7.2h	^8h
^{Heures par jour en minutes}	^0.48h	^1.36h	^2h	^2.24h	^3.12h	^4h	^4.48h	^5.36h	^6h	^6.24h	^7h12	^8h
^{Durée de l’activité}
^{1 mois}	^1.40h	^3.20h	^4.10h	^5h	^6.40h	^8.20h	^10h	^11.40h	^12.30h	^13.20h	^15h	^16h40
^{2 mois}	^3.20h	^6.40h	^8.20h	^10h	^13.20h	^16.40h	^20h	^23.20h	^25h	^26.40h	^30h	^33h20
^{3 mois}	^5h	^10h	^12.30h	^15h	^20h	^25h	^30h	^35h	^37.30h	^40h	^45h	^50h
^{4 mois}	^6.40h	^13.20h	^16.40h	^20h	^26.40h	^33.20h	^40h	^46.40h	^50h	^53.20h	^60h	^66h40
^{5 mois}	^8.20h	^16.40h	^20.50h	^25h	^33.20h	^41.40h	^50h	^58.20h	^62.30h	^66.40h	^75h	^83h20
^{6 mois}	^10h	^20h	^25h	^30h	^40h	^50h	^60h	^70h	^75h	^80h	^90h	^100h
^{7 mois}	^11.40h	^23.20h	^29.10h	^35h	^46.40h	^58.20h	^70h	^81.40h	^87.30h	^93.20h	^105h	^116h40
^{8 mois}	^13.20h	^26.40h	^33.20h	^40h	^53.20h	^66.40h	^80h	^93.20h	^100h	^106.40	^120h	^133h20
^{9 mois}	^15h	^30h	^37.30h	^45h	^60h	^75h	^90h	^105h	^112.3h	^120h	^135h	^150h
^{10 mois}	^16.40h	^33.20h	^41.40h	^50h	^66.40h	^83.20h	^100h	^106.4h	^125h	^133.20h	^150h	^166h40
^{11 mois}	^18.20h	^36.40h	^45.50h	^55h	^73.20h	^91.40h	^110h	^128.2h	^137.3h	^146.40h	^165h	^183h20
^{12 mois}	^20h	^40h	^50h	^60h	^80h	^100h	^120h	^140h	^150h	^160h	^180h	^200h

^{06 minutes = 0.1h}	^{30 minutes = 0.5h}
^{10 minutes = 0.166h}	^{40 minutes = 0.66h}
^{20 minutes = 0.33h}	^{50 minutes = 0.8333h}

Droit aux vacances exprimé en centièmes d'heure (application GDA - Oracle RH)

Arrondis au quart d'heure le plus proche (25 centièmes) pour la saisie sur l'applicatif Oracle RH.

^{Exemples: 4h10 = 4h25 / 13h20 = 13h25 / 1h40 = 1h75 / 12h30 = 12h50 / 20h50 = 20h75.}

^{Taux d'activité}	^10%	^20%	^25%	^30%	^40%	^50%	^60%	^70%	^75%	^80%	^90%	^100%
^{1 mois d'activité}	^1.75	^3.25	^4.25	^5.00	^6.75	^8.25	^10.00	^11.75	^12.50	^13.25	^15.00	^16.75
^{2 mois}	^3.25	^6.75	^8.25	^10.00	^13.25	^16.75	^20.00	^23.25	^25.00	^26.75	^30.00	^33.25
^{3 mois}	^5.00	^10.00	^12.50	^15.00	^20.00	^25.00	^30.00	^35.00	^37.50	^40.00	^45.00	^50.00
^{4 mois}	^6.75	^13.25	^16.75	^20.00	^26.75	^33.25	^40.00	^46.75	^50.00	^53.25	^60.00	^66.75
^{5 mois}	^8.25	^16.75	^20.75	^25.00	^33.25	^41.75	^50.00	^58.25	^62.50	^66.75	^75.00	^83.25
^{6 mois}	^10.00	^20.00	^25.00	^30.00	^40.00	^50.00	^60.00	^70.00	^75.00	^80.00	^90.00	^100.00
^{7 mois}	^11.75	^23.25	^29.25	^35.00	^46.75	^58.25	^70.00	^81.75	^87.50	^93.25	^105.00	^116.75
^{8 mois}	^13.25	^26.75	^33.25	^40.00	^53.25	^66.75	^80.00	^93.25	^100.00	^106.75	^120.00	^133.25
^{9 mois}	^15.00	^30.00	^37.50	^45.00	^60.00	^75.000	^90.00	^105.00	^112.50	^120.00	^135.00	^150.00
^{10 mois}	^16.75	^33.25	^41.75	^50.00	^66.75	^83.25	^100.00	^116.75	^125.00	^133.25	^150.00	^166.75
^{11 mois}	^18.25	^36.75	^45.75	^55.00	^73.25	^91.75	^110.00	^128.25	^137.50	^146.75	^165.00	^183.25
^{12 mois}	^20.00	^40.00	^50.00	^60.00	^80.00	^100.00	^120.00	^140.00	^150.00	^160.00	^180.00	^200.00

Droit aux vacances pour le personnel à temps partiel (application GDA - Oracle RH)

Sur la base de 6 semaines par année (240 heures pour un 100%)

^{Taux d’activité}	^10%	^20%	^25%	^30%	^40%	^50%	^60%	^70%	^75%	^80%	^90%	^100%
^{Heures par semaine}	^4h	^8h	^10h	^12h	^16h	^20h	^24h	^28h	^30h	^32h	^36h	^40h
^{Heures par jour en centièmes}	^0.8h	^1.6h	^2h	^2.4h	^3.2h	^4h	^4.8h	^5.6h	^6h	^6.4h	^7.2h	^8h
^{Heures par jour en minutes}	^0.48h	^1.36h	^2h	^2.24h	^3h12	^4h	^4.48h	^5.36h	^6h	^6h24	^7h12	^8h
^{Durée de l’activité}
^{1 mois}	^2h	^4h	^5h	^6h	^8h	^10h	^12h	^14h	^15h	^16h	^18h	^20h
^{2 mois}	^4h	^8h	^10h	^12h	^16h	^20h	^24h	^28h	^30h	^32h	^36h	^40h
^{3 mois}	^6h	^12h	^15h	^18h	^24h	^30h	^36h	^42h	^45h	^48h	^54h	^60h
^{4 mois}	^8h	^16h	^20h	^24h	^32h	^40h	^48h	^56h	^60h	^64h	^72h	^80h
^{5 mois}	^10h	^20h	^25h	^30h	^40h	^50h	^60h	^70h	^75h	^80h	^90h	^100h
^{6 mois}	^12h	^24h	^30h	^36h	^48h	^60h	^72h	^84h	^90h	^96h	^108h	^120h
^{7 mois}	^14h	^28h	^35h	^42h	^56h	^70h	^84h	^98h	^105h	^112h	^126h	^140h
^{8 mois}	^16h	^32h	^40h	^48h	^64h	^80h	^96h	^112h	^120h	^128h	^144h	^160h
^{9 mois}	^18h	^36h	^45h	^54h	^72h	^90h	^108h	^126h	^135h	^144h	^162h	^180h
^{10 mois}	^20h	^40h	^50h	^60h	^80h	^100h	^120h	^140h	^150h	^160h	^180h	^200h
^{11 mois}	^22h	^44h	^55h	^66h	^88h	^110h	^132h	^154h	^165h	^176h	^198h	^220h
^{12 mois}	^24h	^48h	^60h	^72h	^96h	^120h	^144h	^168h	^180h	^192h	^216h	^240h

^{06 minutes = 0.1h}	^{30 minutes = 0.5h}
^{10 minutes = 0.166h}	^{40 minutes = 0.66h}
^{20 minutes = 0.33h}	^{50 minutes = 0.8333h}

Les personnes ayant été en activité une partie de l'année seulement ont droit à des vacances annuelles au prorata de la durée et du taux de leur activité.
Pour le personnel à temps partiel, les vacances prises correspondent au nombre d’heures habituellement travaillées durant les jours d’absences considérés.

^{Exemple :}

^{Une personne à 50% avec l’horaire : Lundi (5h.) / Mardi (5h.) / Jeudi (4h.) / Vendredi (6h.)}^{prend des vacances du vendredi 7 novembre au mardi 11 novembre 2008}
^{Calcul : 6h.(Ve) plus 5h.(lu) et 5h.(ma), soit un total de 16 heures de vacances prises.}

Le droit aux vacances des personnes ayant changé de taux d'activité en cours d'année est calculé pour chacune des périodes.
En complément des tabelles indiquées ci-dessus, l'application GRH-Absence propose aux gestionnaires d'absences une aide au calcul des droits aux vacances. Pour plus d'informations voir le guide "Gérer les droits et les soldes annuels - chapitre 2", aussi disponible sur le site du Support RH.
Voir également la directive : Droits et devoirs des membres du personnel en matière d'horaire de travail.

Planning des vacances

Les chef-fes de service établissent avant le 1er avril le plan des vacances de leurs collaborateurs/trices.
Ce plan de vacances est validé par le/la responsable hiérarchique direct-e et classé au niveau des facultés/divisions. Il peut être ultérieurement modifié si les besoins du service le permettent ou l'exigent.
En règle générale, les vacances annuelles sont prises en une seule fois lorsque les conditions du service le permettent; elles peuvent toutefois être fractionnées en plusieurs périodes, à condition que l'une d'elles représente au moins trois semaines. En cas de nécessité, un étalement des vacances et une rotation entre les collaborateurs/trices sont organisés.
Les vacances doivent être prises en totalité dans l'année pour laquelle elles sont accordées, à moins que les besoins du service ne le permettent pas; dans ce cas, le report ne peut se faire sur plus d'une année. Dès 2023, le report du solde de l'année précédente (ex. solde au 31.12.2022) ne pourra se faire au-delà du 30 juin de l'année suivante. Les éventuelles demandes de dérogation doivent être réalisées à l'aide du formulaire dédié.

Maladie, accident ou décès durant les vacances

Les jours de maladie/accident attestés par un certificat médical durant la période des vacances ne comptent pas comme jours de vacances.
Le calcul des jours d'absence pour maladie ou accident est basé sur les jours dits "civils" (365 jours par année).
Durant une incapacité de travail totale ou partielle, pour cause de maladie ou d'accident attestée par certificat médical, la prise de vacances ne peut être envisagée qu'avec l'accord écrit du médecin traitant. Les vacances peuvent donc être autorisées par un certificat de reprise signé par le médecin. Les vacances prises par le membre du personnel sont alors décomptées normalement.
Par ailleurs, le médecin peut également établir un certificat autorisant son patient à séjourner temporairement hors de son domicile pour convalescence. Le certificat médical continue alors à déployer son effet.
En cas de maladie prolongée le droit aux vacances annuelles est réduit proportionnellement après 5 mois d’absence. Il s’éteint après une année d’absence. Voir à ce sujet le tableau et les explications fournies dans le MIOPE : Réduction des vacances pour absences non justifiées et justifiées
Le/la membre du personnel malade ou accidenté-e pendant ses vacances doit en informer son/sa chef-fe de service par téléphone ou par e-mail dans un délai de 48 heures et lui faire parvenir un certificat médical.
En cas de décès d'un-e proche pendant une période de vacances, le/la collaborateur/trice peut se prévaloir, en lieu et place des jours de vacances concernés, des jours de congés spéciaux.

Remarques diverses

Un jour férié non officiel (1er mai) tombant pendant la période des vacances, est compté comme un jour de vacances.
Sauf en fin de contrat et à titre exceptionnel, les vacances non prises ne peuvent être rémunérées en espèces. Elles doivent être prises en temps.
Lorsqu'une personne a été suspendue de son activité pour diverses raisons et qu'elle reprend sa fonction au terme de celle-ci, aucune réduction du droit aux vacances n'est opérée.
Concernant la prise des vacances par anticipation, le calcul du droit aux vacances et l'archivage des plannings, veuillez consulter la directive 0139 - Droits et devoirs des membres du personnel en matière d'horaire de travail
Les absences non justifiées sont déduites des vacances.

Historique des modifications

Version	Objet de la modification	Date de publication
8	Intégration d'un espace dédié à la signature des administrateurs/trices et responsables d'entités dans le fichier de "Demande de dérogation"	28.02.2024
7	Ajout du fichier "Demande de dérogation" et ajustement du texte pour introduire l'utilisation du fichier.	27.03.2023
6	Modification de la date limite de report des soldes vacances en 2023 (30 juin au lieu du 31 août précédemment) Ajout de la mention "pour le PAT" dans le titre afin d'éviter toute confusion avec le PENS dans la directive 0177	30.11.2022
5	Modification des modalités pour avertir son/sa chef-fe de service en cas de maladie ou d'accident pendant des vacances (téléphone ou e-mail). Revue de l'écriture épicène et de quelques formulations.	05.09.2022
4	Calcul du droit aux vacances : insertion d'un lien sur le guide Gérer les droits et les soldes annuels	24.08.2020
3	Document contrôlé à jour en mars 2016 Ajout des informations relatives aux vacances traitées en heures et mention du report des soldes vacances au-delà du 31 août de l'année suivante (valable dès 2016)	29.01.2020
2	Document contrôlé à jour en février 2014 Mise à jour du lien vers le MIOPE	29.03.2011
1	Changement de système. Fait suite et remplace : D 10-51-04 : PAT : vacances	18.02.2010

Responsables

Vérificateur/trice	Emmanuel Clapasson (Référent métier RH)
Approbateur/trice	Aude Thorel (Directrice RH)