Selon l’art. 7  du Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale et des établissements publics médicaux (RPAC), la durée du travail hebdomadaire est, en moyenne, de 40 heures par semaine, soit au total 2080 heures par année.

Le principe de l'annualisation du temps de travail est retenu.

Le principe de l'horaire flexible est retenu. Le temps de travail, respectivement les horaires, sont aménagés d'entente avec la hiérarchie au regard des besoins du service.

En fonction des besoins du service ou de la nature particulière des activités, des plages horaires bloquées peuvent être définies (par exemple 8h30-11h30 et 14h-17h), le collaborateur étant libre d'organiser son temps de travail pour le surplus dans le respect des limites susmentionnées.

Dans le cadre de l'horaire flexible et de l'annualisation du temps de travail, les heures effectuées par le collaborateur en sus du temps de travail convenu et visant à répondre à une variation de la charge de travail sont compensées par un congé d'une durée équivalente, à prendre dès que possible. Les heures les plus anciennes sont compensées en premier lieu.

Le contrôle des présences/absences est de la responsabilité du supérieur hiérarchique. Il est tenu un décompte mensuel du temps de travail pour chaque collaborateur.

Quand les besoins du service l'exigent, les membres du personnel peuvent être appelés à effectuer des heures supplémentaires. Ces dernières ne peuvent, en principe, excéder de 2 heures l'horaire journalier réglementaire, ni de 220 heures l'horaire annuel.

Lorsque les heures supplémentaires ne sont qu'occasionnelles, elles sont autorisées par le supérieur hiérarchique. En dehors de ce cadre limité et occasionnel, elles doivent être autorisées par la Division des ressources humaines.

En aucun cas elles ne peuvent être décidées spontanément par les membres du personnel eux-mêmes.

Sont considérées comme heures supplémentaires, celles effectuées par un collaborateur au-delà du plafond de l'horaire annuel pour un temps complet de 2080 heures. Elles donnent droit à un congé compensatoire d'une durée équivalente, majorée en fonction de la plage horaire au cours de laquelle elles auront été effectuées (nuit, samedi, dimanche) selon le barème défini par l'Office du personnel de l'Etat.

Les heures supplémentaires qui n'auront pu être compensées par un congé compensatoire, pourront exceptionnellement être rétribuées en espèce, avec une majoration du salaire brut de 25% au minimum et 100% au maximum (art. 8, al.4, lettre b RPAC) sur demande motivée de la hiérarchie et avec l'accord de la division des ressources humaines.
Les collaborateurs-trices qui assurent, durant un congé officiel, un service permanent ou de nécessité sont mis au bénéfice d'un congé de remplacement sans majoration (art 32, al.2, B5.05.01).

•  Formulaire décompte heures supplémentaires

Ce dispositif ne concerne pas les cadres supérieurs qui bénéficient d'un régime particulier en la matière.

En principe et sauf cas particulier, il n'y a pas de travail de nuit, le samedi et le dimanche.

Toutefois, lorsque des prestations à fournir au public ou des raisons techniques l'exigent impérativement, un service peut rester en activité la nuit, le samedi et le dimanche.

En cas de travail occasionnel de nuit, soit au-delà de 19h et jusqu'à 6h le lendemain, le samedi, le dimanche ou lors d'un jour férié, la décision de maintien en activité dans de telles plages horaires appartient au supérieur hiérarchique qui en informe, dans la mesure du possible, suffisamment à l'avance les collaborateurs concernés pour qu'ils puissent s'organiser. Seules ces heures ainsi ordonnées et planifiées entrent dans cette catégorie. Ce n'est pas le cas des éventuelles heures effectuées à la seule discrétion du collaborateur dans le cadre de l'horaire flexible.

Un tel travail occasionnel de nuit, du samedi, du dimanche ou d'un jour férié donne droit à une indemnité complémentaire du Fr 7,80.-/h (art. 11D du Règlement sur les traitements du personnel de l'Etat). Pour les modalités de calcul et de paiement, voir le mémento 0266 "Demander le paiement des heures supplémentaires, complémentaires et du travail de nuit/w-e".

En cas de travail régulier ou périodique de nuit, le samedi ou le dimanche, l'horaire doit être fixé dans le cahier des charges de la personne concernée, approuvé par le supérieur hiérarchique et la direction des ressources humaines. L'indemnité compensatoire de Fr 7,80/h est due, mais il n'y a pas lieu à la compensation en congé d'une durée équivalente. Le collaborateur travaillant de manière régulière la nuit ou le dimanche devra impérativement être engagé sur la base d'un contrat de droit public.

Le collaborateur travaillant le dimanche sur une base régulière doit pouvoir bénéficier d'un dimanche libre une fois toutes les deux semaines.

Les heures consacrées à participer à des formations ou des séminaires en soirée, le week-end ou des jours fériés, donnent droit à un congé compensatoire calculé selon les dispositions relatives à la compensation des heures supplémentaires. Les journées complètes dédiées à ce genre d'activité sont comptabilisées à hauteur de 8 heures maximum par jour (temps consacré aux repas organisés dans le cadre de la manifestation et aux déplacement compris). L'indemnité pour horaire de nuit et du week-end n'entre, en principe, pas en ligne de compte.

Si le lieu de la manifestation implique un déplacement la veille et tombe sur un samedi ou un dimanche, le temps de déplacement hors Genève et dépassant 90 minutes est comptabilisé à hauteur de 50%.

Ce dispositif ne concerne pas les cadres supérieurs qui bénéficient d'un régime particulier en la matière.

Pour le personnel à temps partiel, les heures effectuées, sur demande de la hiérarchie, en plus de celles prévues par le taux d'activité contractuel, mais qui ne dépassent pas le plafond annuel maximal de 2080 heures, sont considérées comme heures complémentaires.

Le travail sera interrompu par une pause de midi ou de demi-journée non rémunérée d'au moins :

• un quart d'heure  si la journée de travail dure plus de cinq heures et demie
• une demi-heure si la journée de travail dure plus de sept heures
• une heure si la journée de travail dure plus de neuf heures

Repas pris sur le lieu de travail
En règle générale, le repas sera pris hors des locaux de travail. La prise des repas à la place de travail est tolérée sous réserve de l'accord de la hiérarchie qui prendra en considération l'avis de l'ensemble des occupants. L'opposition de la minorité à la prise des repas à la place de travail prime.

La durée est de 20 minutes par jour.

Elle peut être répartie entre matin et après-midi : deux pauses de 10 minutes chacune ou une pause de 15 minutes le matin et une pause de 5 minutes l'après-midi,

En règle générale, les pauses se prennent à l'intérieur du bâtiment où s'effectue l'activité.

Pour les personnes à temps partiel, la durée des pauses est calculée au prorata du taux d'activité.

Accueil du public pendant les pauses

La continuité de l'accueil du public/des usagers doit être assurée durant les pauses par une présence physique, à savoir une permanence et une déviation téléphonique sur la permanence pour chaque personne momentanément absente.

Pauses cigarettes

Les pauses cigarettes sont tolérées. Elles ne doivent pas perturber le bon fonctionnement du service, ni les tâches en charge du-de la collaborateur-trice.

Seules les visites urgentes chez un médecin ou un dentiste sont offertes. Les visites suivantes qui font partie du traitement seront compensées.

Les personnes à temps partiel organisent ces visites sur leur temps libre. En cas d'impossibilité, les heures prises sur le temps de travail doivent être compensées. Demeurent réservés les cas d'urgence.

Les rendez-vous sont pris, si possible, en début ou en fin de demi-journées.

Exercice vacances

Selon l’art. 27 du Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale et des établissements publics médicaux (RPAC), l'exercice vacances correspond à l’année civile. Les personnes nouvellement engagées ou qui arrivent au terme d’un contrat ont droit à des vacances annuelles proportionnelles à la durée de leur activité durant l’année civile.

Dates et plans

Selon l’art. 29 du Règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale et des établissements publics médicaux (RPAC), les responsables hiérarchiques établissent avant le 1er avril le plan des vacances de leurs collaborateurs. Ce plan de vacances est validé par le chef de la division. Il peut être ultérieurement modifié si les besoins du service le permettent ou l’exigent.

Les vacances annuelles sont prises en une seule fois lorsque les conditions du service le permettent; elles peuvent toutefois être fractionnées en plusieurs périodes et à condition que l’une d’elles représente au moins 3 semaines. En cas de nécessité, un étalement des vacances et une rotation entre les collaborateurs sont organisés.

Prise de vacances et reports

Les vacances doivent être prises en totalité dans l'année pour laquelle elles sont accordées, à moins que les besoins du service ne le permettent pas; dans ce cas, le report ne peut se faire sur plus d'une année.

Prise des vacances par anticipation

A titre exceptionnel et sur demande écrite dûment motivée, les vacances de l’année civile suivante peuvent être "entamées". La hiérarchie veillera à ce que la personne puisse bénéficier d’une période d’au moins 3 semaines dans le courant de l’année civile suivante.

Calcul du droit aux vacances

Le calcul du droits aux vacances s’effectue sur la base de 5 semaines de 40 heures hebdomadaires = 200 heures de vacances (6 semaines = 240 heures).

Cette manière de faire est équitable, notamment pour les personnes à temps partiel, qui changent d’activité en cours d’année, qui débutent ou terminent une activité, qui changent de taux d’activité en cours d’année ou qui prennent des jours isolés de vacances.

Le calcul du droit aux vacances s'effectue de la manière suivante :

Archivage des plannings des vacances des années écoulées et autres documents

Les plannings des vacances des années écoulées ainsi que tous documents en lien avec l’octroi de jours vacances aux collaborateurs sont archivés au sein des divisions durant au moins 5 ans et restent à disposition de la Division des ressources humaines.