Vacances

  • Réf. 0071
  • Date de publication : 24/08/2020

Conditions

Cinq semaines
Tous les membres du personnel de l'État âgés de plus de 20 ans révolus ont droit à cinq semaines de vacances par année.

Six semaines
Ont droit à six semaines:

  • les cadres supérieurs (dès la classe 23) (*);
  • les fonctionnaires et employés âgés de plus de 60 ans dès le début de l'année civile au cours de laquelle la condition d'âge est remplie;
  • les jeunes travailleurs jusqu'à l'âge de 20 ans révolus (le droit aux six semaines de vacances est maintenu durant l'année au cours de laquelle le jeune travailleur atteint l'âge de 20 ans).
     

(*) le statut de cadre supérieur et les droits y afférents concernent le personnel permanent DIP et n'est pas applicable au personnel sous contrat de droit privé. Le droit annuel aux vacances pour le personnel administratif concerné est donc de 5 semaines.

Application Institutionnelle de gestion des absences - GDA

Les vacances traitées via l'application Institutionnelle de gestion des absences (GDA - Oracle RH) sont exprimées en heures et centièmes d'heures. Elles sont arrondies au quart d'heure le plus proche (25 centièmes). Ceci concerne les collaborateur-trice-s à temps plein et à temps partiel.

 n.b. Les prestations offertes en matière d'utilisation des applications RH sont accessibles via le site web "Support RH".

Calcul des droits aux vacances

Droit aux vacances en jours ouvrables pour le personnel à temps plein

Durée de l'activité 5 semaines 6 semaines
(25 jours) de travail  (200 heures) de travail (30 jours) de travail

Équivalent GDA

(230 heures) de travail

Jours Heures Jours Heures
1 mois 2.00 16.75 2.50 20.00
2 mois 4.25 33.25 5.00 40.00
3 mois 6.25 50.00 7.50 60.00
4 mois 8.25 66.75 10.00 80.00
5 mois 10.50 83.25 12.50 100.00
6 mois 12.50 100.00 15.00 120.00
7 mois 14.50 116.75 17.50 140.00
8 mois 16.50 133.25 20.00 160.00
9 mois 18.75 150.00 22.50 180.00
10 mois 20.75 166.75 25.00 200.00
11 mois 23.00 183.25 27.50 220.00
12 mois 25.00 200.00 30.00 240.00

 

n.b. Les colonnes en jours contiennent quelques arrondis (ex. 1mois : 2.00 au lieu de 2.0833). Le calcul du droit en heures est donc plus précis.

Droit aux vacances pour le personnel à temps partiel

Sur la base de 5 semaines par année (200 heures pour un 100%)

 Taux d’activité

10%

20%

25%

30%

40%

50%

60%

70%

75%

80%

90%

100%

 Heures par semaine

4h

8h

10h

12h

16h

20h

24h

28h

30h

32h

36h

40h

 Heures par jour en centièmes

0.8h

1.6h

2h

2.4h

3.2h

4h

4.8h

5.6h

6h

6.4h

7.2h

8h

 Heures par jour en minutes

0.48h

1.36h

2h

2.24h

3.12h

4h

4.48h

5.36h

6h

6.24h

7h12

8h

 Durée de l’activité

 

 1 mois

1.40h

3.20h

4.10h

5h

6.40h

8.20h

10h

11.40h

12.30h

13.20h

15h

16h40

 2 mois

3.20h

6.40h

8.20h

10h

13.20h

16.40h

20h

23.20h

25h

26.40h

30h

33h20

 3 mois

5h

10h

12.30h

15h

20h

25h

30h

35h

37.30h

40h

45h

50h

 4 mois

6.40h

13.20h

16.40h

20h

26.40h

33.20h

40h

46.40h

50h

53.20h

60h

66h40

 5 mois

8.20h

16.40h

20.50h

25h

33.20h

41.40h

50h

58.20h

62.30h

66.40h

75h

83h20

 6 mois

10h

20h

25h

30h

40h

50h

60h

70h

75h

80h

90h

100h

 7 mois

11.40h

23.20h

29.10h

35h

46.40h

58.20h

70h

81.40h

87.30h

93.20h

105h

116h40

 8 mois

13.20h

26.40h

33.20h

40h

53.20h

66.40h

80h

93.20h

100h

106.40

120h

133h20

 9 mois

15h

30h

37.30h

45h

60h

75h

90h

105h

112.3h

120h

135h

150h

 10 mois

16.40h

33.20h

41.40h

50h

66.40h

83.20h

100h

106.4h

125h

133.20h

150h

166h40

 11 mois

18.20h

36.40h

45.50h

55h

73.20h

91.40h

110h

128.2h

137.3h

146.40h

165h

183h20

 12 mois

20h

40h

50h

60h

80h

100h

120h

140h

150h

160h

180h

200h

 

 06 minutes = 0.1h  30 minutes = 0.5h
 10 minutes = 0.166h  40 minutes = 0.66h
 20 minutes = 0.33h  50 minutes = 0.8333h

Droit aux vacances exprimé en centièmes d'heure (application GDA - Oracle RH)

Arrondis au quart d'heure le plus proche (25 centièmes) pour la saisie sur l'applicatif Oracle RH.

Exemples: 4h10 = 4h25 / 13h20 = 13h25 / 1h40 = 1h75 / 12h30 = 12h50 / 20h50 = 20h75.

 Taux d'activité

10%

20%

25%

30%

40%

50%

60%

70%

75%

80%

90%

100%

 1 mois d'activité

1.75

3.25

4.25

5.00

6.75

8.25

10.00

11.75

12.50

13.25

15.00

16.75

 2 mois

3.25

6.75

8.25

10.00

13.25

16.75

20.00

23.25

25.00

26.75

30.00

33.25

 3 mois

5.00

10.00

12.50

15.00

20.00

25.00

30.00

35.00

37.50

40.00

45.00

50.00

 4 mois

6.75

13.25

16.75

20.00

26.75

33.25

40.00

46.75

50.00

53.25

60.00

66.75

 5 mois

8.25

16.75

20.75

25.00

33.25

41.75

50.00

58.25

62.50

66.75

75.00

83.25

 6 mois

10.00

20.00

25.00

30.00

40.00

50.00

60.00

70.00

75.00

80.00

90.00

100.00

 7 mois

11.75

23.25

29.25

35.00

46.75

58.25

70.00

81.75

87.50

93.25

105.00

116.75

 8 mois

13.25

26.75

33.25

40.00

53.25

66.75

80.00

93.25

100.00

106.75

120.00

133.25

 9 mois

15.00

30.00

37.50

45.00

60.00

75.000

90.00

105.00

112.50

120.00

135.00

150.00

 10 mois

16.75

33.25

41.75

50.00

66.75

83.25

100.00

116.75

125.00

133.25

150.00

166.75

 11 mois

18.25

36.75

45.75

55.00

73.25

91.75

110.00

128.25

137.50

146.75

165.00

183.25

 12 mois

20.00

40.00

50.00

60.00

80.00

100.00

120.00

140.00

150.00

160.00

180.00

200.00

 

Droit aux vacances pour le personnel à temps partiel (application GDA - Oracle RH)

Sur la base de 6 semaines par année (240 heures pour un 100%)

 Taux d’activité

10%

20%

25%

30%

40%

50%

60%

70%

75%

80%

90%

100%

 Heures par semaine

4h

8h

10h

12h

16h

20h

24h

28h

30h

32h

36h

40h

 Heures par jour en centièmes

0.8h

1.6h

2h

2.4h

3.2h

4h

4.8h

5.6h

6h

6.4h

7.2h

8h

 Heures par jour en minutes

0.48h

1.36h

2h

2.24h

3h12

4h

4.48h

5.36h

6h

6h24

7h12

8h

 Durée de l’activité

 1 mois

2h

4h

5h

6h

8h

10h

12h

14h

15h

16h

18h

20h

 2 mois

4h

8h

10h

12h

16h

20h

24h

28h

30h

32h

36h

40h

 3 mois

6h

12h

15h

18h

24h

30h

36h

42h

45h

48h

54h

60h

 4 mois

8h

16h

20h

24h

32h

40h

48h

56h

60h

64h

72h

80h

 5 mois

10h

20h

25h

30h

40h

50h

60h

70h

75h

80h

90h

100h

 6 mois

12h

24h

30h

36h

48h

60h

72h

84h

90h

96h

108h

120h

 7 mois

14h

28h

35h

42h

56h

70h

84h

98h

105h

112h

126h

140h

 8 mois

16h

32h

40h

48h

64h

80h

96h

112h

120h

128h

144h

160h

 9 mois

18h

36h

45h

54h

72h

90h

108h

126h

135h

144h

162h

180h

 10 mois

20h

40h

50h

60h

80h

100h

120h

140h

150h

160h

180h

200h

 11 mois

22h

44h

55h

66h

88h

110h

132h

154h

165h

176h

198h

220h

 12 mois

24h

48h

60h

72h

96h

120h

144h

168h

180h

192h

216h

240h

 

 06 minutes = 0.1h  30 minutes = 0.5h
 10 minutes = 0.166h  40 minutes = 0.66h
 20 minutes = 0.33h  50 minutes = 0.8333h
  •  Les personnes ayant été en activité une partie de l'année seulement ont droit à des vacances annuelles au prorata de la durée et du taux de leur activité.
  • Pour le personnel à temps partiel, les vacances prises correspondent au nombre d’heures habituellement travaillées durant les jours d’absences considérés.

Exemple :

  • Une personne à 50% avec l’horaire : Lundi (5h.) / Mardi (5h.) / Jeudi (4h.) / Vendredi (6h.) prend des vacances du vendredi 7 novembre au mardi 11 novembre 2008
  • Calcul : 6h.(Ve) plus 5h.(lu) et 5h.(ma), soit un total de 16 heures de vacances prises.

Planning des vacances

  • Les chef-fes de service établissent avant le 1er avril le plan des vacances de leurs collaborateurs-trices.
  • Ce plan de vacances est validé par le/la responsable hiérarchique direct-e et classé au niveau des facultés/divisions. Il peut être ultérieurement modifié si les besoins du service le permettent ou l'exigent.
  • En règle générale, les vacances annuelles sont prises en une seule fois lorsque les conditions du service le permettent; elles peuvent toutefois être fractionnées en plusieurs périodes, à condition que l'une d'elles représente au moins trois semaines. En cas de nécessité, un étalement des vacances et une rotation entre les collaborateurs sont organisés.
  • Les vacances doivent être prises en totalité dans l'année pour laquelle elles sont accordées, à moins que les besoins du service ne le permettent pas; dans ce cas, le report ne peut se faire sur plus d'une année. Dès 2016, le report du solde de l'année précédente (ex. solde au 31.12.2015) ne pourra se faire au-delà du 31 août de l'année suivante.

Maladie, accident ou décès durant les vacances

  • Les jours de maladie/accident attestés par un certificat médical durant la période des vacances ne comptent pas comme jours de vacances.
  • Le calcul des jours d'absence pour maladie ou accident est basé sur les jours dits "civils" (365 jours par année).
  • Durant une incapacité de travail totale ou partielle, pour cause de maladie ou d'accident attestée par certificat médical, la prise de vacances ne peut être envisagée qu'avec l'accord écrit du médecin traitant. Si tel est le cas, et pour éviter la prolongation abusive de la durée de vacances, chaque jour de vacances compte à 100%, quel que soit le taux d'incapacité de travail.
  • En cas de maladie prolongée le droit aux vacances annuelles est réduit proportionnellement après 5 mois d’absence. Il s’éteint après une année d’absence. Voir à ce sujet le tableau et les explications fournies dans le  MIOPE : Réduction des vacances pour absences non justifiées et justifiées
  • Le membre du personnel malade ou accidenté pendant ses vacances doit en informer son chef de service par téléphone ou par fax dans un délai de 48 heures et lui faire parvenir un certificat médical.
  • En cas de décès d'un proche pendant une période de vacances, le/la collaborateur/trice peut se prévaloir, en lieu et place des jours de vacances concernés, des jours de congés spéciaux.

Remarques diverses

  • Un jour férié non officiel (1er mai) tombant pendant la période des vacances, est compté comme un jour de vacances.
  • Sauf en fin de contrat et à titre exceptionnel, les vacances non prises ne peuvent être rémunérées en espèces. Elles doivent être prises en temps.
  • Lorsqu'une personne a été suspendue de son activité pour diverses raisons et qu'elle reprend sa fonction au terme de celle-ci, aucune réduction du droit aux vacances n'est opérée.
  • Concernant la prise des vacances par anticipation, le calcul du droit aux vacances et l'archivage des plannings, veuillez consulter la directive 0139 - Droits et devoirs des membres du personnel en matière d'horaire de travail
  • Les absences non justifiées sont déduites des vacances.

Version Objet de la modification Date de publication
4 Calcul du droit aux vacances : insertion d'un lien sur le guide Gérer les droits et les soldes annuels

24.08.2020

3 Document contrôlé à jour en mars 2016
Ajout des informations relatives aux vacances traitées en heures et mention du report des soldes vacances au-delà du 31 août de l'année suivante (valable dès 2016)
29.01.2020
2 Document contrôlé à jour en février 2014
Mise à jour du lien vers le MIOPE
29.03.2011
1 Changement de système. Fait suite et remplace : D 10-51-04 : PAT : vacances 18.02.2010
Vérificateur/trice Yves Leuenberger (Responsable du SCGSI)
Approbateur/trice Aude Thorel (Directrice RH)

Dernières modifications : 15/11/2021