Les délais présentés concernent toutes les catégories du personnel universitaire (personnel enseignant et personnel administratif et technique), quelle que soit l'origine de la rémunération (DIP, FNS, fonds institutionnels).

Il est important que les délais figurant dans le calendrier annexé soient respectés tout en tenant compte des échéances internes des facultés. Tous les détails au sujet de celles-là doivent être demandés aux administrateur-trice-s concerné-e-s.

Toute décision ayant une conséquence sur le salaire et communiquée hors délai entrera en vigueur le mois suivant sa notification sans effet rétroactif. Les nominations et engagements seront automatiquement modifiés dans ce sens. Les renouvellements de mandats du corps enseignant sont soumis à d'autres délais que ceux de ce tableau.

Tout retard dans la transmission des dossiers entraîne un certain nombre de difficultés avec les offices responsables des paiements tels que les service des paies de l'OPE, la section salaires et assurances sociales de l’Université, la CPEG, l’AVS ou encore l'OCPM pour ce qui est de l’indispensable autorisation de travail pour les étrangers. Le non respect des délais porterait dès lors préjudice aux collaborateur-trice-s qui ne pourraient pas être payé-e-s à temps.

Engagement de ressortissant-e-s étranger-e-s des états tiers : un-e ressortissant-e étranger-e n'a pas le droit de débuter son activité à l'Université avant d’avoir reçu son autorisation, même si la délivrance de cette dernière prend plus de temps que prévu.