Cette indemnité s'obtient par l'obtention d'un diplôme certifié reconnu officiellement (équivalence CERL - Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues).

Cette possibilité s'adresse principalement au personnel administratif et technique de l'Université rémunéré par le DIP. Néanmoins, sur la base de justificatifs appropriés, la Division des ressources humaines peut, exceptionnellement et avec l'accord du titulaire du fonds, accorder une indemnité similaire pour connaissances linguistiques à une personne rémunérée par un fonds institutionnel.

L'utilisation de la langue étrangère doit être incluse dans le cahier des charges et fondée par la hiérarchie. Elle doit de plus être mentionnée dans l'annonce de recrutement parue dans le bulletin des places vacantes.

Base légale : Règlement d’application de la loi concernant le traitement et les diverses prestations alloués aux membres du personnel de l’Etat et des établissements hospitaliers (RTrait) :

Article 11B : Connaissances linguistiques

1 L’utilisation de langues étrangères dans le poste de travail peut donner droit à une indemnité annuelle pour toutes les fonctions situées jusqu’à la classe 17 incluse de l’échelle des traitements.

2 Les membres du personnel qui occupent une fonction pour laquelle l’utilisation de langues étrangères est requise, ou qui bénéficient d’une classification supérieure à celle normalement prévue pour leur fonction, ne peuvent prétendre à cette indemnité.

3 L’indemnité peut être versée aux personnes titulaires d’un diplôme certifié d'une école reconnue ou ayant réussi un test de connaissance.

Dès le 1er du mois qui suit la transmission de l'attestation de réussite aux examens et la validation de la pertinence de l'indemnité.

• Lors d'une modification de poste excluant l'utilisation d'une langue
• Lors de transfert et/ou changement de fonction;
• Lors d'une révision du cahier des charges ne nécessitant plus l'usage régulier de la langue au bénéfice de l'indemnité

Une demande qui s'avère, le cas échéant, abusive peut faire l'objet d'une procédure de retrait de l'indemnité.

• Le membre du personnel est responsable d'organiser et de financer sa certification linguistique, par exemple en passant par l'Ifage. Le remboursement des frais surviendra après la validation des résultats positifs de l'examen.
   
• Il établit la demande de prise en considération de langues étrangères au poste de travail à l'aide du formulaire fourni par l'Etat, avec la validation de sa hiérarchie qui la transmet  à la division des ressources humaines. Il joint au formulaire l'attestation de réussite à l'examen ainsi que le justificatif de paiement à l'inscription à l'examen.
   
• La division des ressources humaines analyse le bien-fondé de la demande en fonction de l'annonce du poste, du cahier des charges et en terme de besoins du service, valide ou non la demande.
   
•  Le montant du remboursement est pris en charge sur le budget "formation" de l'entité concernée, si celui-ci est épuisé, le montant du remboursement sera pris en charge par la division des ressources humaines.