Cette directive concerne le personnel payé par étiquette comptable, selon la procédure 0102 - Rémunérer un-e collaborateur-trice pour une activité temporaire ou complémentaire, quelle que soit l'origine de la rémunération.

Ce document  présente le récapitulatif des délais à respecter par les facultés/instituts/centres/administration centrale/services du rectorat lors de la transmission à la Section salaires et assurances sociales des dossiers ou des informations concernant le personnel temporaire.

Il s'adresse essentiellement aux personnes préparant ou traitant des dossiers d'engagement.

Il est important que les délais figurant dans ce calendrier soient respectés tout en tenant compte des échéances internes des facultés. Tous les détails au sujet de celles-ci doivent être demandés aux administrateurs ou responsables administratifs des subdivisions concernées.

Tout retard dans la transmission des dossiers peut entraîner des conséquences dommageables pour les collaborateurs concernés et génère des difficultés entre nos services et ceux des autres offices concernés tels l’OCE (Chômage), l’AFC (Impôt à la source), la CPEG et l’AVS. Le non respect des délais porterait dès lors préjudice aux collaborateurs qui ne pourraient pas être payés à temps.

Aucun acompte, sur le mois de paie en cours, ne peut être versé au-delà de la "Date limite de virement des acomptes" figurant dans le "Calendrier des échéances pour le personnel temporaire".

Aucun acompte n'est octroyé tant que l'office payeur n'est pas en possession du décompte original transmis par le gestionnaire concerné, dûment enregistré et signé, ce dernier servant de base et de justificatif au versement.

Pour plus de détails concernant les acomptes sur salaire et les modalités de versement y relatives, veuillez vous référer à la procédure 0222 - Obtenir un acompte ou une avance sur salaire.

Décomptes d'heures

• Les décomptes temporaires doivent être remplis sur la base des activités réalisées par le collaborateur temporaire. Ils doivent être vérifiés et validés par les hiérarchies concernées et sont classées dans leurs dossiers personnels comme pièce justificative.
• Les décomptes établis sur la base d’estimations prévisionnelles ne sont pas autorisés.

 

Ressortissants étrangers

• Un ressortissant étranger n’est pas autorisé à débuter son activité à l'Université avant d'avoir reçu son autorisation, même si la délivrance de cette dernière prend plus de temps que prévu.