Cette procédure s'applique dans les cas de figure suivants :

• Personnel temporaire : décompte horaire et paiement de personnes employées à titre temporaire par l'Université et dont l'engagement a fait l'objet d'une demande d'engagement préalable, conformément à la procédure 0058 - Engager du personnel temporaire
• Prestations forfaitaires : décompte horaire et paiement de prestations forfaitaires à des personnes déjà employées à temps partiel par l'Université de Genève, dont la mission temporaire est complémentaire à une activité de base déjà exercée au sein de l'institution. Cependant le cumul de l'activité régulière et de l'activité temporaire ne peut excéder un plein temps. Si la prestation forfaitaire concerne une personne externe à l'Université de Genève, le décompte doit être accompagné  d'un formulaire de demande d'engagement.

Afin de procéder à la rémunération de la personne engagée temporairement, le titulaire du fonds :

1. établit le décompte horaire uniquement après que le travail a été effectué, et garde ce décompte dans ses dossiers personnels comme pièce justificative;
2. fait remplir à la personne concernée les champs de la Formule de paiement, ci-dessous qui la concernent ("1. Bénéficiaire du paiement");
3. remplit à son tour les champs "2. Eléments de rémunération" pour un travail ponctuel ou pour un mois en cours. Si l'activité est d'une durée plus longue, jusqu'à 3 mois maximum, il y a lieu de remplir un formulaire par mois travaillé. Dans tous les cas la formule de paiement doit refléter le décompte horaire mensuel signé par le bénéficiaire et son responsable hiérarchique;
4. appose les données relatives au financement directement sur la formule de paiement (l'étiquette comptable est donc supprimée);
5. transmet le dossier complet à l'administrateur-trice de l'UER;
6. Dès mars 2020

• la formule de paiement complétée et signée sera numérisée, puis transmise directement au service des salaires par voie électronique à l'adresse busal-adm(at)unige.ch
• le/la responsable  hiérarchique et/ou le/la titulaire de fonds doit toujours être en copie du courriel
• pour ne pas prétériter l'employé-e qui attend son salaire, les documents scannés seront envoyés le plus rapidement possible, au fur et à mesure de leur élaboration, tout en prêtant attention aux doublons et au risque de verser des salaires indus (délais à respecter).

Le titulaire du fonds, ainsi que l'administrateur-trice sont responsables de l'exactitude des montants ordonnés pour paiement et s'assurent de la pertinence de la dépense en conformité avec le contrat-cadre.

Pour que le paiement puisse être effectué pendant le mois de paie en cours, il est impératif que les dossiers soient transmis à la DIRH dans les délais précisés dans la directive 0092 - Délais de transmission des dossiers relatifs au personnel temporaire.