Contrôler les salaires versés
- Réf. 0209
- Date de publication : 03/03/2023
1. Rôles et responsabilités
Le/la responsable
Sur la base des listes Payroll, chaque responsable (de fonds/centre financier/hiérarchique) procède, respectivement fait procéder, mensuellement au contrôle interne des salaires versés.
La division des ressources humaines
La division des ressources humaines, en tant que responsable de la surveillance du processus SCI RH de la paie, définit le contenu de la liste ainsi que les règles de gestion associées à son envoi (ex. fréquence et principes de diffusion).
Les offices payeurs procèdent au calcul mensuel des paies et assurent le traitement des modifications contractuelles rétroactives.
- Paies FDS - Office payeur UNIGE : les modifications rétroactives portant sur des informations contractuelles et financières sont réalisées par l'application de paie UNIGE.
- Paies DIP - Office payeur OPE : les modifications rétroactives portant sur des informations contractuelles et financières sont réalisées par le SIRH-ETAT. Les correctifs rétroactifs portant uniquement sur des informations financières sont réalisés selon la procédure Memento "Imputations internes".
Le secteur de contrôle de gestion & SI RH (SCGSI)
Le secteur de contrôle de gestion & SI RH procède mensuellement à l'envoi des listes et répond aux questions relatives au dispositif d'envoi et de gestion des listes. Le cas échéant, il oriente les responsables des contrôles vers les services en charge des mesures correctives.
La division des finances - destinataires / délégation
Les destinataires des listes Payroll sont les responsables 1 et 2 des centres financiers/fonds/structures contractuelles (hiérarchie).
- Les référentiels DIFIN des responsables 1 et 2 des centres financiers/fonds sont utilisés pour leur identification
Pour les responsables de fonds et/ou de centres financiers ayant confié le contrôle des relevés de comptes mensuels à un-e collaborateur/trice, cette même délégation s'applique par analogie à la diffusion des listes de contrôle des salaires versés.
Si un responsable doit être modifié, merci de contacter la division des finances qui gère ce référentiel :
Destinataire :
- Joséphine Renna :
- Comptabilité centrale et Sciences humaines
- Centre comptable Sciences (Hors Section Physique et Section Pharmacie)
- Yvan Seguin :
- Centre comptable de Médecine + Section Physique et Section Pharmacie
- Françoise Page :
Copie : Laurent Olivier Tinguely-Richard
2. Contrôle des salaires versés
Revue des listes et mesures correctives
Le contrôle interne des salaires versés permet de détecter et de signaler rapidement toute anomalie pouvant porter préjudice aux collaborateurs/trices et/ou à l'Université. Il vise en particulier à s'assurer mensuellement :
- que toutes les personnes rémunérées par l'Université travaillent à l'Université
- que toutes les personnes travaillant à l'Université sont rémunérées en tant qu'employé-es
- qu'aucun salaire ne soit versé indûment (exemple: démission d'un-e employé-e non communiquée à la division des ressources humaines en temps opportun)
En cas de détection d'anomalies, le contrôle doit être approfondi afin, le cas échéant, de déclencher les mesures correctives adéquates.
Les anomalies doivent être signalées sans délai à l'administrateur/trice (facultés), respectivement au/à la responsable de division ou administratif/ve (services rattachés au rectorat).
Exemples d'anomalies :
- personne inconnue ou manquante
- salaire imputé sur un centre financier ou fonds erroné
- montants ne correspondant pas aux salaires attendus
- calcul rétroactif sans raison apparente
Des FAQ Payroll sont mises à disposition pour faciliter le traitement des listes Payroll. Elles orientent les utilisateur/trices vers les personnes en charge des éventuels correctifs, ces derniers devant être transmis dans le délai d’un mois à compter de la date d’édition mentionnée sur les listes.
Voir aussi point 5 ci-après.
Approbation et conservation des listes
Sans nouvelle de la part des responsables de centres financiers et titulaires de fonds dans le mois suivant l'envoi du message, les listes sont considérées comme vérifiées et approuvées.
Les listes dûment datées et visées doivent être conservées 2 ans, par le/la responsable du contrôle, en vue de permettre des contrôles complémentaires ultérieurs.
3. Règles de gestion
Périodicité
Chaque mois, les listes Payroll sont envoyées en formats Excel et PDF aux responsables 1 et 2 des fonds/centres financiers ainsi qu'aux responsables hiérarchiques.
Authentification sécurisée
Depuis novembre 2021, l'accès à la liste mensuelle de contrôle Payroll via le lien figurant dans le message mensuel est sécurisé par une authentification ISIS obligatoire.
Les liens indiqués dans les e-mails envoyés avant cette date ne permettent plus d'accéder à l'historique. Celui-ci reste toujours disponible via la fonctionnalité Web Reporting SAP mentionnée ci-dessous
Accès à l'historique des listes
Les listes sont consultables et historisées* dans l'espace réservé du Web Reporting SAP partagé avec les Relevés mensuels des ayants droit DIP et Fonds.
* Pour parcourir l'historique, utiliser la liste de valeurs "Choix de la période".
Un seul e-mail mensuel
Chaque responsable est notifié par un e-mail regroupant toutes les personnes qui le concernent sous la forme de listes Payroll PDF et Excel en pièces jointes.
Une seule adresse d'expédition
Les listes Payroll sont envoyées depuis l'adresse .
Une liste regroupant tous les salaires versés
Pour en simplifier la lecture et l'utilisation, les listes regroupent par responsable, par source de financement (DIP, Fonds) et par type de paiement (mensualisé, temporaire) les personnes ayant perçu une rémunération dans le mois de paie considéré.
Les "Fonds/centres financiers" et "structures contractuelles" répartissent les collaborateurs/trices respectivement dans les "Vue du financement" et "Vue de la hiérarchie".
Traitements rétroactifs
Financement Fonds : Les éventuels traitements rétroactifs sont identifiables via la date "effet salaire" dans le fichier PDF et dans les colonnes "mois effet" et "année effet" dans le fichier Excel.
Financement DIP : Les éventuels traitements rétroactifs sont identifiables via les montants mentionnés, la date d'effet salaire n'indiquant que la date du mois de paie considéré.
4. Contenu des listes Payroll
Présentation
Les specimens ci-dessous illustrent la présentation du contenu d'une liste Payroll type.
Format PDF
n.b. L'exemple ci-dessus mentionne des personnes fictives
Format Excel
n.b. L'exemple ci-dessus mentionne des personnes fictives
5. FAQ
Des FAQ Payroll sont mises à disposition pour faciliter le traitement des listes Payroll :