Contrôler les salaires versés

  • Réf. 0209
  • Date de publication : 14/09/2021

1. Objet

Cette directive définit les activités de contrôle déployées par l'Université de Genève pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité des salaires versés à ses collaborateurs/trices. Elle s'inscrit dans le cadre du système de contrôle interne et des recommandations émises par les organes de contrôle de l'Université.

2. Domaine d'application

Le contrôle des salaires versés s'applique à tout le personnel salarié de l'Université, qu'il soit rémunéré par des fonds publics ou institutionnels, sous contrat fixe, auxiliaire ou temporaire.

Il vient en complément des contrôles effectués dans le cadre des processus contractuels et de rémunération.

1. Rôles et responsabilités

Le/la responsable
Sur la base des listes Payroll, chaque responsable (de fonds/centre financier/hiérarchique) procède, respectivement fait procéder, mensuellement au contrôle interne des salaires versés.

La division des ressources humaines
La division des ressources humaines, en tant que responsable de la surveillance du processus SCI RH de la paie, définit le contenu de la liste ainsi que les règles de gestion associées à son envoi (ex. fréquence et principes de diffusion).

Le cas échéant, sur la base des anomalies de paie qui lui sont remontées, elle transmet aux offices payeurs les mesures correctives à appliquer.
 
Les offices payeurs

Les offices payeurs procèdent au calcul mensuel des paies et assurent le traitement des modifications contractuelles rétroactives.

  • Paies FDS - Office payeur UNIGE : les modifications contractuelles et financières rétroactives sont réalisées par l'application de paie UNIGE.
  • Paies DIP - Office payeur OPE : les modifications contractuelles et financières rétroactives sont réalisées par le SIRH-ETAT. Les correctifs financiers rétroactifs sont réalisés selon la procédure Memento "Imputations internes".

Le secteur de contrôle de gestion & SI RH (SCGSI)
Le secteur de contrôle de gestion & SI RH procède mensuellement à l'envoi des listes et répond aux questions relatives au dispositif d'envoi et de gestion des listes. Le cas échéant, il oriente les responsables des contrôles vers les services en charge des mesures correctives.

Contact SCGSI : scgsi(at)unige.ch

La division des finances - destinataires / délégation
Les destinataires des listes Payroll sont les responsables 1 et 2 des centres financiers/fonds/structures contractuelles (hiérarchie).

  • Les référentiels DIFIN des responsables 1 et 2 des centres financiers/fonds sont utilisés pour leur indentification

Pour les responsables de fonds et/ou de centres financiers ayant confié le contrôle des relevés de comptes mensuels à un-e collaborateur/trice, cette même délégation s'applique par analogie à la diffusion des listes de contrôle des salaires versés.

Contacts division des finances : Hugo.Cubillos(at)unige.ch

2. Contrôle des salaires versés

Revue des listes
Le contrôle interne des salaires versés permet de détecter et de signaler rapidement  toute anomalie pouvant porter préjudice aux collaborateurs/trices et/ou à l'Université. Il vise en particulier à s'assurer mensuellement :

  • que toutes les personnes rémunérées par l'Université travaillent à l'Université
  • que toutes les personnes travaillant à l'Université sont rémunérées en tant qu'employé-es
  • qu'aucun salaire ne soit versé indûment (exemple: démission d'un-e employé-e non communiquée à la division des ressources humaines en temps opportun)

En cas de détection d'anomalies, le contrôle doit être approfondi afin, le cas échéant, de déclencher les mesures correctives adéquates.

Les anomalies doivent être signalées sans délai à l'administrateur/trice (facultés), respectivement au/à la responsable de division ou administratif/ve (services rattachés au rectorat).

 Exemples d'anomalies :

  • personne inconnue ou manquante
  • salaire imputé sur un centre financier ou fonds erroné
  • montants ne correspondant pas aux salaires attendus
  • calcul rétroactif sans raison apparente
     

Mesures correctives
Dans le cas où un correctif doit être réalisé par la division des ressources humaines, il doit parvenir au secteur concerné sous forme écrite dans un délai d'un mois à compter de la date d'édition mentionnée sur les listes.

Contacts division RH : Secteur de gestion RH
 

Approbation et conservation des listes
Sans nouvelle de la part des responsables de centres financiers et titulaires de fonds dans le mois suivant l'envoi du message, les listes sont considérées comme vérifiées et approuvées.

Les listes dûment datées et visées doivent être conservées 2 ans, par le/la responsable du contrôle, en vue de permettre des contrôles complémentaires ultérieurs.

3. Règles de gestion

Périodicité
Chaque mois, les listes Payroll sont envoyées aux responsables 1 et 2 des fonds/centres financiers/hiérarchiques.

Authentification sécurisée
Depuis novembre 2021, l'accès à la liste mensuelle de contrôle Payroll - via le lien figurant dans le message mensuel - est sécurisé par une authentification ISIS obligatoire.

  • Les liens indiqués dans les e-mails envoyés avant cette date ne permettent plus d'accéder à l'historique qui reste quant à lui toujours disponible via la fonctionnalité WebSAP mentionnée ci-dessous

Accès à l'historique des listes
Les listes sont consultables et historisées* dans l'espace réservé du WebSAP partagé avec les Relevés mensuels des ayants droit DIP et Fonds.
0209_payroll-websap.jpg* Pour parcourir l'historique, utiliser la liste de valeurs "Choix de la période".
0209_Payroll Historique

Un seul e-mail mensuel
Chaque responsable est notifié par un e-mail regroupant toutes les personnes qui le concerne sous la forme d'une liste Payroll.pdf en pièce jointe.
 

Une seule adresse d'expédition
Les listes Payroll sont envoyées depuis l'adresse scgsi(at)unige.ch.
 

Une liste regroupant tous les salaires versés
Pour en simplifier la lecture et l'utilisation, les listes regroupent par responsable, par source de financement (DIP, Fonds) et par type de paiement (mensualisé, temporaire) les personnes ayant perçu une rémunération dans le mois de paie considéré.

Les "Fonds/centres financiers" et "structures contractuelles" répartissent les collaborateurs/trices respectivement dans les "Vue du financement" et "Vue de la hiérarchie".
 

Traitements rétroactifs
Financement Fonds : Les éventuels traitements rétroactifs sont identifiables via la date "effet salaire".
Financement DIP : Les éventuels traitements rétroactifs sont identifiables via les montants mentionnés, la date d'effet salaire n'indiquant que la date du mois de paie considéré.

4. Contenu des listes Payroll

Présentation
Le specimen ci-dessous illustre la présentation du contenu d'une liste Payroll type.

0209_payroll-specimen-1.jpgn.b. L'exemple ci-dessus mentionne des personnes fictives


Provenance des informations

  • Application RH : Nom, Prénom, Fonction*, Date de fin du contrat (Fin Ctr)*, Taux d'activité (Tx act), classe (Clas.)*, Annuité (Ann.)*, Structure contractuelle (Struct.contrat)*
  • Application de paie : Elément de salaire, Effet salaire, Montant
     n.b. pour en alléger la présentation  et faciliter l'identification d'éventuelles anomalies, seuls les éléments de salaire principaux sont mentionnés
  • Application Finances : l'identification du/de la responsable et l'adressage sont réalisés sur la base du référentiel utilisé pour l'envoi mensuel des relevés de comptes.
     

* Traitements spécifiques:

  • Rétroactifs DIP : la date d'effet indique uniquement la date du mois de paie considéré.
  • Taux d'activité DIP et Fonds : correspond au taux d'activité du contrat.
  • Informations contrats DIP indisponibles* : la remarque "ctr indispo" est affichée lorsque le processus d'intégration n'a pas réussi à identifier certaines informations contractuelles (ex. structure, fonction, taux d'activité).
  • IUFE . Salaires hors UNI : la remarque "salaire hors UNI" est affichée pour la gestion spécifique des salaires des "formateur/trices de terrain".

 

 


Version Objet de la modification Date de publication
7 Ajout d'une information concernant l'authentification sécurisée ISIS active depuis novembre 2021. Mise à jour de l'accès à l'historique des listes via le Webreporting.  
6 Précisions apportées concernant l'envoi (identification des destinataires), le contenu (gestion des dates d'effet), les traitements différenciés par offices payeurs (rétroactifs) 14.09.2021
5 Intégration des traitements spécifiques issus de la migration du SIRH-ETAT (paie DIP) ; Ajustement des contacts de la division des finances 05.05.2021
4 Revue de la forme de la procédure 07.09.2020
3 Ajout d'une mention sur la possibilité de consulter les listes Payroll sur le WebSAP 09.06.2016
2 Document contrôlé, à jour en mars 2016
Document contrôlé à jour en août 2014
Document contrôlé à jour en juin 2013
Regroupement et simplification des diverses procédures
29.06.2012
1 Changement de système. Fait suite et remplace : Di 10-55-06 : Contrôle interne des salaires versés: cadre général ; Fo 10-55-07 : Contrôle interne des salaires versés: procès-verbal de contrôle ; P 10-55-04 : Contrôle interne des salaires versés: revue mensuelle "payroll" ; Pr 10-55-03 : Listes mensuelles de contrôle des salariés - "Ventilation des salaires DIP" ; Pr 10-55-15 : Contrôle interne des salaires versés: activités de contrôle 19.07.2006
Vérificateur/trice Yves Leuenberger (Responsable du SCGSI)
Approbateur/trice Aude Thorel (Directrice RH)

Dernières modifications : 15/11/2021