Contrôler les salaires versés
- Réf. 0209
- Date de première publication : 03/03/2023
1. Rôles et responsabilités
Le/la responsable
Sur la base des listes Payroll, chaque responsable (de fonds/centre financier/hiérarchique) procède, respectivement fait procéder, mensuellement au contrôle interne des salaires versés.
La division des ressources humaines
La division des ressources humaines, en tant que responsable de la surveillance du processus SCI RH de la paie, définit le contenu de la liste ainsi que les règles de gestion associées à son envoi (ex. fréquence et principes de diffusion).
Les offices payeurs procèdent au calcul mensuel des paies et assurent le traitement des modifications contractuelles rétroactives.
- Paies FDS et personnel temporaire - Office payeur UNIGE : les modifications rétroactives portant sur des informations contractuelles et financières sont réalisées par l'application de paie UNIGE.
- Paies DIP - Office payeur OPE : les modifications rétroactives portant sur des informations contractuelles et financières sont réalisées par le SIRH-ETAT. Les correctifs rétroactifs portant uniquement sur des informations financières sont réalisés selon la procédure Memento "Imputations internes".
Le secteur de contrôle de gestion & SI RH (SCGSI)
Le secteur de contrôle de gestion & SI RH procède mensuellement à l'envoi des listes et répond aux questions relatives au dispositif d'envoi et de gestion des Payroll. Le cas échéant, il oriente les responsables des contrôles vers les services en charge des mesures correctives.
La division des finances - destinataires
Les destinataires financiers des listes Payroll sont : Les responsables des centres financiers/fonds.
Les destinataires hiérarchiques des listes Payroll sont : Les responsables des structures contractuelles.
L'identification automatisée des responsables financiers et hiérarchiques est basée sur le référentiel des responsables 1 des centres financiers/fonds.
Contact : Yvan Seguin (Responsable du Pôle Opérationnel)
La division RH - délégation
Des destinataires Payroll complémentaires peuvent être ajoutés par le secteur SCGSI. L’utilisation de cette option est réservée aux situations non couvertes par le référentiel DIFIN. Sa gestion étant manuelle, elle nécessite un suivi par les entités lors des changements de ces destinataires.
2. Contrôle des salaires versés
Revue des listes et mesures correctives
Le contrôle interne des salaires versés permet de détecter et de signaler rapidement toute anomalie pouvant porter préjudice aux collaborateurs/trices et/ou à l'Université. Il vise en particulier à s'assurer mensuellement :
- que toutes les personnes rémunérées par l'Université travaillent à l'Université
- que toutes les personnes travaillant à l'Université sont rémunérées en tant qu'employé-es
- qu'aucun salaire ne soit versé indûment (exemple: démission d'un-e employé-e non communiquée à la division des ressources humaines en temps opportun)
En cas de détection d'anomalies, le contrôle doit être approfondi afin, le cas échéant, de déclencher les mesures correctives adéquates.
Les anomalies doivent être signalées sans délai à l'administrateur/trice (facultés), respectivement au/à la responsable de division ou administratif/ve (services rattachés au rectorat).
Exemples d'anomalies :
- personne inconnue ou manquante
- salaire imputé sur un centre financier ou fonds erroné
- montants ne correspondant pas aux salaires attendus
- calcul rétroactif sans raison apparente
Des FAQ Payroll sont mises à disposition pour faciliter le traitement des listes Payroll. Elles orientent les utilisateur/trices vers les personnes en charge des éventuels correctifs, ces derniers devant être transmis dans le délai d’un mois à compter de la date d’édition mentionnée sur les listes.
Voir aussi point 5 ci-après.
Approbation et conservation des listes
Les listes n'ayant pas fait l'objet de signalement d'anomalies, dans le mois suivant l'envoi du message, sont considérées comme vérifiées et approuvées.
Les listes dûment datées et visées doivent être conservées 2 ans, par le/la responsable du contrôle, en vue de permettre des contrôles complémentaires ultérieurs.
3. Règles de gestion
Périodicité et formats
Chaque mois, après la comptabilisation des salaires des offices payeurs UNIGE et OPE, les listes Payroll sont envoyées en formats Excel et PDF.
Authentification sécurisée
L'accès à la liste mensuelle de contrôle Payroll via le lien figurant dans le message mensuel est sécurisé par une authentification ISIS obligatoire.
Accès à l'historique des listes
Listes Payroll dès le 01.01.2024
L'historique des listes Payroll est consultable via le lien indiqué en bas de chaque e-mail payroll mensuel reçu par les destinataires.
En cas d'indisponibilité d'un ou plusieurs e-mail(s) historique(s), il est est possible de demander un nouvel envoi en indiquant le responsable de centre financier/titulaire de fonds et le(s) mois concerné(s).
Listes Payroll jusqu'au 31.12.2023
Les listes sont consultables et historisées* dans l'espace réservé du Web Reporting SAP partagé avec les Relevés mensuels des ayants droit DIP et Fonds.
* Pour parcourir l'historique, utiliser la liste de valeurs "Choix de la période".
Un seul e-mail mensuel
Chaque responsable/destinataire est notifié par un e-mail mensuel.
Une seule adresse d'expédition
Les listes Payroll sont envoyées depuis l'adresse .
Une liste regroupant tous les salaires versés
Pour en simplifier la lecture et l'utilisation, chaque envoi mensuel regroupe par responsable, par source de financement (DIP, Fonds) et par type de paiement (mensualisé, temporaire) les personnes ayant perçu une rémunération dans le mois de paie considéré.
Les "Fonds/centres financiers" et "structures contractuelles" répartissent les collaborateurs/trices respectivement dans les "Vue du financement" et "Vue de la hiérarchie".
Traitements rétroactifs
Financement Fonds : Les éventuels traitements rétroactifs sont identifiables via la date "effet salaire" dans le fichier PDF et dans les colonnes "mois effet" et "année effet" dans le fichier Excel.
Financement DIP : Les éventuels traitements rétroactifs sont identifiables via les montants mentionnés, la date d'effet salaire n'indiquant que la date du mois de paie considéré.
4. Contenu des listes Payroll
Présentation
Les specimens ci-dessous illustrent la présentation du contenu d'une liste Payroll type.
Format PDF
n.b. L'exemple ci-dessus mentionne des personnes fictives
Format Excel
n.b. L'exemple ci-dessus mentionne des personnes fictives
5. FAQ
Des FAQ Payroll sont mises à disposition pour faciliter le traitement des listes Payroll :