Les frais de déplacement doivent être impérativement avancés par les expert-es extérieur-es.

Phase 1

• Ces frais leur seront remboursés dans un premier temps par l'entité (faculté/centre/institut), qui a fait appel à leurs services, à l'aide du formulaire disponible dans la directive 0043 "Rémunération pour cours, conférences publiques et expertise". Il n’est en aucun cas possible aux entités (facultés/centres/instituts) de prendre en charge ces frais de déplacement en direct, à la place des expert-es extérieur-es, et de demander ensuite de se faire rembourser.

Phase 2

• Dans un second temps, suite au paiement des frais aux expert-es extérieur-es par l'entité, cette dernière soumet une demande de remboursement à son pôle RH, à la Division des ressources humaines, à l'aide du formulaire ci-après :

Demande de remboursement aux expert-es dans le cadre d'une nomination   

• Dès la réception de ce formulaire, la Division des ressources humaines, contrôle et valide les montants et justificatifs de paiement soumis par l’entité, puis fait suivre le dossier à la comptabilité, qui procède au remboursement final de l’entité.
• Le processus détaillé des deux phases successives est formalisé dans le logigramme ci-après :

Logigramme