Rembourser des frais de déplacement et verser des indemnités aux expert-es extérieur-es dans le cadre du processus de nomination

  • Réf. 0231
  • Date de publication : 22/03/2022

Prérequis

Les frais de déplacement doivent être impérativement avancés par les expert-es extérieur-es.

Phase 1

  • Ces frais leur seront remboursés à l’aide par l'entité (faculté/centre/institut), qui a fait appel à leurs services, à l'aide du formulaire disponible dans la directive 0043 "Rémunération pour cours, conférences publiques et expertise". Il n’est en aucun cas possible aux entités (faculté/centre/institut) de prendre en charge ces frais de déplacement en direct, à la place des expert-es extérieur-es, et de demander ensuite de se faire rembourser.

Demander à la Division des ressources humaines le remboursement des frais de déplacement et des indemnités versés aux expert-es extérieur-es dans le cadre du processus de nomination

Phase 2

  • Dans un second temps, suite au paiement des frais aux expert-es extérieur-s par l'entité, cette dernière soumet une demande de remboursement à son pôle RH, à la Division des ressources humaine, à l'aide du formulaire ci-après :

Demande de remboursement aux expert-es dans le cadre d'une nomination   

  • Dès la réception de ce formulaire, la Division des ressources humaines, contrôle et valide les montants et justificatifs de paiement soumis par l’entité, puis fait suivre le dossier à la comptabilité, qui procède au remboursement final de l’entité.
  • Le processus détaillé des deux phases successives est formalisé dans le logigramme ci-après :

Logigramme


Version Objet de la modification Date de publication
5 Clarification et mise à jour de la directive avec l'ajout d'un logigramme du processus. Mise à jour du formulaire de demande de remboursement des frais  
4 Ajout de prérequis à la demande de remboursements des frais 22.03.2022
3 Document contrôlé à jour en novembre 2015
Ajustement du formulaire (contenu de la remarque dans le paragraphe "Indemnités")
15.09.2014
2 Document contrôlé à jour en février 2014
Mise à jour du formulaire et des fonctions concernées
24.04.2012
1 Changement de système. Fait suite et remplace : F 10-52-02 : Demande de remboursement au service des enseignants: experts extérieurs, nomination de professeurs  20.09.2004
Vérificateur/trice Beatrice Saxer Brown (Responsable RH)
Approbateur/trice Aude Thorel (Directrice RH)

Dernières modifications : 01/07/2024