Rémunération pour cours, conférences publiques et expertises

  • Réf. 0043
  • Date de publication : 12/11/2018
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Un conférencier est un intervenant externe qui donne une ou deux conférences publiques par année à l'Université. Sa rémunération s'effectue dès réception par le service de la comptabilité du formulaire intitulé Ordre de paiement pour cours, conférences publiques et expertises dûment rempli et signé.

Un juré de thèse/examen ou un expert évaluateur est  un intervenant faisant partie d'une commission d'examinateurs chargée d'évaluer une thèse ou un examen. Sa rémunération s'effectue dès réception par le service de la comptabilité du formulaire intitulé Ordre de paiement pour cours, conférences publiques et expertises dûment rempli et signé.
 
Les rémunérations en espèces ou en nature ne sont pas autorisées. Les personnes accompagnatrices à titre non professionnel ne peuvent pas bénéficier d'un quelconque remboursement.

I. Lorsque l’intervenant est domicilié en Suisse

Pour les formations non certifiantes (conférences, journées, sessions)
La rémunération n’est pas réputée salaire déterminant au sens de l’article 5 alinéa 2 LAVS. Sauf cas particuliers, le paiement de la prestation s’effectue via le formulaire Ordre de paiement pour cours, conférences publiques et expertises.
Pour les formations certifiantes (CAS, DAS, MAS)

Lorsque la rémunération versée par l’Université ne dépasse pas CHF 2'300.- par année civile, les cotisations ne sont pas prélevées par l’Université. Le paiement de la prestation s’effectue via le formulaire Ordre de paiement pour cours, conférences publiques et expertises.

Ce montant de CHF 2’300.-- ne comprend pas les éventuels remboursements de dépenses effectives (transport, logement, repas) qui peuvent être pris en charge.

  • Lorsque la rémunération dépasse CHF 2'300.- par année civile, les cotisations sociales doivent être prélevées par l'Université. L'engagement des intervenants s'effectue alors conformément à la procédure prévue par la directive 0058 - Engager du personnel temporaire.

II. Lorsque l'intervenant est domicilié à l'étranger

Les personnes engageant des intervenants doivent s'assurer de leur affiliation ou non à l'AVS. Il n'y a pas de prélèvement des cotisations en l’absence d’un numéro AVS et rémunération via le formulaire Ordre de paiement pour cours, conférences publiques et expertises.

Si l’intervenant possède un numéro AVS, les mêmes règles sont appliquées que pour les intervenants domiciliés en Suisse (chiffre I).

III.  Intervenants de 65 ans et plus

Rémunération possible uniquement si le montant ne dépasse pas CHF 2'300.-- par année civile.

Les cotisations ne sont pas prélevées par l’Université. Le paiement de la prestation s’effectue via le formulaire Ordre de paiement pour cours, conférences publiques et expertises.

IV. Tableau synoptique

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Lorsqu'une personne est employée à 100 % à l'Université, sa rémunération doit obligatoirement faire l'objet d'une imputation interne sur un fonds de l'Université, selon la directive 0288 : Imputations internes.

Lorsqu'elle est employée à temps partiel, sa rémunération est versée soit :

Le titulaire/délégataire du fonds remplit le formulaire intitulé Ordre de paiement pour un cours, conférences publiques et expertises et l'envoie au service de la comptabilité après l'intervention, muni d'une étiquette comptable dûment signée selon la directive 0069 - Signature d'une commande, d'un contrat ou d'un accord au nom de l'Université

Une pièce attestant du motif, par exemple une copie de l'annonce de la conférence ou de l'avis de soutenance, doit être jointe au formulaire.

  • Si l'intervenant ne réside pas en Suisse, l'impôt à la source est prélevé sur le montant total de la rémunération, hors remboursement de frais, selon le barème suivant :

10% jusqu'à CHF 200.- par jour
12% jusqu'à CHF 500.- par jour
15% jusqu'à CHF 1'000.- par jour
20% jusqu'à CHF 3'000.- par jour
25% + de CHF 3'000.- par jour

Les justificatifs originaux doivent être joints au formulaire :
 
  1. Les frais de déplacements en train, en avion, en taxi ou en bus sont remboursés sur la base des justificatifs originaux.
  2. La copie du billet de retour de train ou d'avion peut être jointe, car il est admis que la personne extérieure a besoin de l'original pour le retour à son domicile.
  3. Si aucun original n'existe, notamment pour certaines compagnies aériennes, la copie du billet électronique doit être transmise.
  4. Une indemnité kilométrique pour les déplacements en voiture est possible pour un montant maximum de CHF 0.70 le kilomètre. Ce forfait comprend l'essence et l'amortissement  du véhicule. Les péages pour les autoroutes étrangères peuvent être remboursés. La vignette pour les autoroutes suisses et les contraventions ne sont pas remboursées.
  5. Les frais d'hébergement sont remboursés sur la base de factures originales d'hôtels de catégorie moyenne.
  6. Les frais de repas sont remboursés sur la base de factures originales et pour un montant maximum de CHF 60.-- par repas.
  7. Pour les invitations à un repas par le titulaire, la directive 0083 - Payer ou rembourser des frais de déplacement, de réception, de repas et des petits frais s'applique.

Version Objet de la modification Date de publication
8

Modification du formulaire hors processus validation (fev. 2021)
Contrôlé à jour et mise à jour du formulaire - février 2021
Introduction de la notion du plafond de soumission à l'AVS, soit de CHF 2'300.--

 12.11.2018
7 Précision du principe, à savoir qu'aucun remboursement n'est pris en compte pour les personnes accompagnatrices à titre non professionnel et ajout dans le formulaire "ordre de paiement pour un cours, conférences publiques et expertises d'un lien hypertexte vers la formule "Imputations internes" pour les versements sur un fonds 22.03.2018
6 Ajout d'une liste déroulante pour le choix du pays au formulaire 10.11.2017
5 Refonte de la procédure en réponse aux dispositions fédérales et en concertation avec la division des ressources humaines 11.10.2017
4 Ajout de la notion du pays de domicile dans le formulaire 12.05.2016
3 Ajout de la notion du billet électronique comme justificatif 18.08.2014
2 Modification du formulaire 20.10.2011
1 Changement de système. Fait suite et remplace : P 10-72-07 : Rémunération d’un conférencier, un juré de thèse ou d’examen & F 10-72-04 : Ordre de paiement d'une indemnité à un conférencier, un juré de thèse ou d'examen 01.04.2010

Vérificateur/trice Roger Amoos (Chef du service de comptabilité)
Approbateur/trice Raphaël Ferrillo (Directeur de la DIFIN)
Dernières modifications : 12/11/2021