La Commission européenne exige que le temps de travail dédié aux projets du 7^e Programme-cadre qu’elle finance soit certifié par des timesheets. Seulement les coûts de personnel certifiés sont considérés comme éligibles/remboursables par la Commission qui contrôle les timesheets dans le cadre des audits financiers qu’elle mène en cours de projet ou jusqu’à 5 ans après la fin du projet.

“With regard to personnel costs, only the costs of the actual hours worked by the persons directly carrying out work under the project may be charged” (FP7 Grant agreement – Annex II).

“The Commission may, at any time during the implementation of the project and up to five years after the end of the project, arrange for financial audits to be carried out, by external auditors, or by the Commission services […] (FP7 Grant agreement – Annex II).

“Working time to be charged must be recorded throughout the duration of the project by timesheets, adequately supported by evidence of their reality and reliability […] The time-records have to be authorised by the project manager or other superior […] The complete time recording system should enable reconciliation of total hours in cases where personnel work on several projects during the same period. It is important to remember than an effective time-recording system […]) is a requisite for the eligibility of the costs. A contract, as a document signed before the work is actually performed, would not be sufficient.” (FP7 Guide to financial issues)

La Charte européenne des chercheurs (Recommandation de la Commission du 11 mars 2005) indique également que les chercheurs sont tenus de rendre compte de l’utilisation des subsides publics qu’ils reçoivent pour leurs activités de recherche.

« Researchers need to be aware that they are accountable towards their employers, funders or other related public or private bodies. […] In particular, researchers funded by public funds are also accountable for the efficient use of taxpayers’ money. Consequently they should adhere to the principles of sound, transparent and efficient financial management and co-operate with any authorised audits of their research ... . “

La nouvelle Loi sur l’université entrée en vigueur le 17 mars 2009 et les règlements concernant le personnel de l’université constituent le cadre légal qui régit le temps de travail de collaborateurs-trices de l'Université de Genève.

Afin de simplifier l’utilisation des timesheets par les chercheurs ainsi que la  gestion administrative de l’UNIGE, un nombre d’heures de travail standard de 1680 heures par année a été défini pour les timesheets du 7^e Programme-cadre. Cette démarche est également en adéquation avec la pratique courante au sein de nombreuses universités européennes

Ce standard de 1680 heures équivaut à un engagement à temps complet (100%) et correspond à une valeur moyenne après déduction des vacances, des congés et d’un forfait « maladies et autres absences ». Il est valable pour toutes les catégories de personnel concernées à l’UNIGE, même si réellement plus d’heures sont travaillées selon les lois et règlement d’application en vigueur.

Toutes les instructions et explications utiles pour le report des heures dans les timesheets se trouvent dans les « Instructions » du modèle de timesheet mis à disposition des chercheurs de l’UNIGE.

Un modèle (template) unique est mis à disposition de tout le personnel de l’UNIGE. Il s'agit d'un modèle simplifié à totaux mensuels. Son utilisation est obligatoire pour tous les projets.

Il comprend

• les instructions pour remplir les timesheets
• un template mensuel pour des personnes rémunérées partiellement ou complètement par un seul projet européen,
• un template mensuel pour des personnes rémunérées partiellement ou complètement par plusieurs projets européens.

Selon la recommandation de la Commission européenne, un template plus détaillé (heures par jours) est mis à disposition des chercheurs qui souhaitent enregistrer leurs heures de travail avec plus de précision. Mais les timesheets mensuels restent obligatoires dans tous les cas.

La procédure inclut les étapes suivantes:

• Remplir  un timesheet par mois, pendant toute la durée du projet
• Indiquer le nombre d'heures de travail, selon le standard sus-mentionné
• Vérifier le total des heures sur toute l'année
• Signer et dater
• Transmettre une copie (électronique) des timesheets à la Comptabilité
• Présenter les timesheets (originaux) en cas d’audit

Prière de suivre les instructions figurant directement dans le template (onglet "Instructions") qui contient également un calculateur.

La Comptabilité vérifie que les timesheets sont complètement et correctement remplis et avertit les chercheurs d’éventuelles anomalies:

• la correspondance entre les heures indiquées dans les TS et les heures de travail prévues par le(s) contrat(s) de travail (selon le taux d'activité)
• le respect des éléments formels (signatures, dates, etc.).

Les timesheets doivent être validés avant la signature du formulaire C (Form C – Financial statement) des rapports financiers.