L'Université est régulièrement amenée à développer pour ses propres besoins des logiciels (immobilisations incorporelles) ou construire des appareils scientifiques (immobilisations corporelles). Le financement de telles opérations est généralement assuré par un bailleur externe. Lorsque l'Université sollicite l'Etat, cela se fait sous la forme d'un projet de loi décrivant :

• la teneur du projet et les buts recherchés,
• le budget détaillé,
• les étapes du projet,
• la planification,
• les responsables.

Le projet démarre lorsque la loi ouvrant un crédit d'ouvrage a été adoptée et que le délai référendaire est échu. Le service de la comptabilité ouvre alors, sur demande du responsable de projet, un fonds spécifique de type "investissement".

Le chef de projet transmet au service de la comptabilité toutes les informations utiles à la gestion financière du projet, notamment :

• l'accord du bailleur : contrat, loi d'investissement,
• le budget détaillé par tranches annuelles,
• le découpage du projet et le calendrier de sa réalisation,
• les dates de mise en service des éventuels sous-projets,
• les types de ressources utilisées durant l'année : main d'oeuvre, matériel, fournitures.

Selon sa spécificité, le chef de projet peut estimer nécessaire de procéder au découpage du projet en sous-projets. Toutefois, les critères suivants doivent être observés :

• les dépenses effectuées doivent appartenir clairement à chaque sous-projet;
• Les sous-projets doivent correspondre aux étapes de mises en service prévues; il n'y a pas de mise en service partielle d'un sous-projet;
• Il y a une seule fiche d'immobilisation pour un sous-projet;
• Lors de la mise en service, le service de la comptabilité transfère le coût total du sous-projet du compte immobilisations en cours à un compte d'immobilisation;
• La date de mise en service déclenche le processus d'amortissement lié au type d'immobilisation.

Le service de la comptabilité enregistre le budget annuel sur un fonds global, avec la nature budgétaire 4660102 (dissolution de la subvention d'investissement), selon le type d'écriture suivant :

Bilan actif I VOSTRO INVESTISSEMENT à Bilan passif PCA 
(Produits Constatés d'Avance)

Ensuite, les allocations budgétaires sont transférées sur les fonds des différents projets.

Lorsque le projet est découpé en sous-projets, la totalité des dépenses doit être enregistrée en charges via le compte d'exploitation :

Compte d'exploitation Charges Fournitures à Bilan passif Fournisseurs

Compte d'exploitation Charges Salaires à Bilan passif Salaires à payer

Compte d'exploitation Charges Matériel à Bilan passif Fournisseurs

Lors de la clôture des comptes, le responsable du projet contrôle :

• que toutes les charges salariales répondent aux conditions d'activation permettant leur activation selon le document ci-joint.
• que toutes les charges salariales correspondent aux timesheets de la période,
• que les fournitures achetées concernent bien le projet,
• que le matériel et les logiciels concernent bien le projet (par exemple l'achat d'un ordinateur pour le développement d'un logiciel).

Puis, il confirme la clôture des comptes, joint les documents de contrôle (par exemple les timesheets des collaborateurs) et transmet le tout au service de la comptabilité.

Sur la base de ces documents, le service de la comptabilité transfert les charges de l'année sur le compte immobilisations en cours :

Actif bilan Immobilisations en cours à Compte d'exploitation Charges Fournitures

Actif bilan Immobilisations en cours à Compte d'exploitation Charges Salaires à payer

Actif bilan Immobilisations en cours à Compte d'exploitation Charges matériel

Lorsque le projet n'est pas découpé en sous-projets et qu'il est constitué uniquement d'achats d'immobilisations, le service de la comptabilité passe l'écriture suivante :

Actif bilan Immobilisations catégorie X à Passif du bilan Fournisseurs

Lorsqu'un sous-projet est opérationnel, le chef de projet et le service de la comptabilité vérifient :

1. que tous les coûts et exclusivement ces coûts concernent le sous-projet,
2. l'enregistrement sur le compte Actif du bilan Immobilisations en cours,
3. tous les justificatifs,
4. le respect du budget prévu pour ce sous-projet.

Le chef de projet indique alors la catégorie d'immobilisation et la date de mise en service.

Une fois ces points réalisés, le service de la comptabilité "déverse" ces coûts sur la fiche d'immobilisation et saisit l'écriture :

Actif bilan Immobilisations catégorie X à Actif bilan Immobilisations en cours

La comptabilisation des amortissements se fait mensuellement sur déclenchement par le service de la comptabilité.

La répartition des charges d'amortissements sur plusieurs exercices comptables s'effectue de façon linéaire à partir de la date de mise en service pour une durée déterminée par la catégorie d'immobilisation (entre 4 et 10 ans).

Des amortissements extraordinaires peuvent être comptabilités manuellement en cas d'obsolescence du bien.

Comme mentionné sous point 2.2., un sous-projet correspond à une immobilisation. Il n'est donc pas possible d'avoir plusieurs durées d'amortissement pour un même sous-projet.