Renouvellement des mandats des maîtres assistant-es

Renouvellement des mandats des assistant-es

^{Bases légales applicables: Art. 157 à 160 R-Pers.}

Lorsque les disponibilités budgétaires le permettent ou si l'état d'avancement du doctorat le commande, il peut être prononcé, en lieu et place d'un non-renouvellement, un renouvellement pour une durée inférieure à la durée ordinaire du mandat.
 

Cas particuliers : post-doctorant-es (hors procédure de renouvellement)
Le/la post-doctorant-e est nommé-e pour un mandat d'une durée maximale de 3 ans. La durée totale  de son engagement ne doit en principe pas excéder 3 ans. Une prolongation d'une durée maximale de 2 ans est possible sur la base d'un exposé des motifs circonstanciés et sous réserve de l'accord du rectorat. En cas de congé maternité ou de congé parental, la durée du mandat est prolongée d'autant.
 

Calcul de la limite de la durée des mandats
Pour calculer la durée des renouvellements, il est tenu compte de tous les mandats d'assistanat DIP antérieurs, suppléances éventuelles et Fonds inclus. La durée du mandat peut être ajustée dans certains cas.

Pour les maîtres-assistant-es ou assistant-es de nationalité étrangère, il est également tenu compte de la durée de validité du permis de séjour en Suisse.
 

Avis de fin de mandat au terme du dernier mandat prévu par le règlement
Dans ce cas, s'il n'est pas formellement nécessaire d'informer l'intéressé-e dans les délais fixés, puisque le terme ultime de son mandat est prévu impérativement par la loi, un rappel de l'échéance est toutefois souhaitable.

1.1 Les listes transmises par la division RH

La division RH envoie aux administrateurs/trices, avec une note explicative, les documents suivants au début du mois d'octobre pour l'année suivante :

1. les "propositions de renouvellement" pour les échéances au 31 juillet et au 30 septembre
2. les "avis de fin de mandat" en deux exemplaires pour les échéances au 31 juillet et au 30 septembre

2.1 Evaluation des prestations et cahier des charges

Toute proposition de renouvellement, de renouvellement pour une durée inférieure ou de non-renouvellement doit être précédée d'un entretien d'évaluation entre le/la collaborateur/trice et le/la responsable de la structure à laquelle il/elle est rattaché-e. Le résultat de l'entretien d'évaluation est joint à la proposition. Lors de cet entretien, le cahier des charges doit faire l'objet d'une réactualisation et est joint à la proposition (sauf pour les non-renouvellements).

Les propositions sont établies par le/la responsable de la structure à laquelle le/la collaborateur/trice est directement rattaché-e, sur proposition de son/sa responsable direct-e.

3.1 Proposition de non-renouvellement et de non-renouvellement partiel

A teneur de l'article 157, alinea 2, il est précisé que lorsque les disponibilités budgétaires le permettent ou si l'état d'avancement du doctorat le commande (achèvement de la thèse prévue au cours du prochain mandat), il peut être prononcé, en lieu et place d'un non-renouvellement, un renouvellement pour une durée inférieure à la durée ordinaire du mandat. Il convient de préciser que la notion d'état d'avancement de la thèse peut également concerner un constat d'avancement insuffisant. Dans ce cas, un non-renouvellement peut également être proposé.

Le/la professeur-e avise personnellement et par écrit (courrier recommandé) le/la maître assistant-e ou l'assistant-e de son intention de ne pas proposer au décanat un renouvellement de mandat ou de ne proposer qu'un renouvellement partiel (uniquement pour les assistant-es).

Le courrier envoyé en recommandé à l'intéressé-e doit faire mention qu'il dispose d'un délai de 10 jours dès réception pour faire part de sa position. Ce délai passé et sans réponse écrite de sa part, il sera considéré qu'il renonce à faire valoir son droit d'être entendu.

Si le non-renouvellement est fondé sur un manque d'aptitudes scientifiques et pédagogiques du/de la titulaire, le dossier transmis à la division RH comprendra un exposé des motifs justifiant cette demande, mentionnant notamment les différents entretiens au cours desquels le/la titulaire a été informé-e de ses manquements. Tous les courriers qui auront été établis dans ce contexte seront également transmis avec la proposition de non-renouvellement.
 

3.2 Proposition de renouvellement avec modification du taux d'activité

Toute proposition de renouvellement avec modification du taux d'activité doit être accompagnée de l'accord écrit de l'intéressé-e et un cahier des charges actualisé.
 

3.3 Prolongation exceptionnelle du mandat

La prolongation exceptionnelle pour une 6^ème année du mandat d'assistant est accordée essentiellement à cause de retards dans l'achèvement de la thèse.

Le/la directeur/trice de thèse joindra à la demande une attestation confirmant que ce délai supplémentaire permettra l'achèvement de la thèse.

Les demandes de renouvellement supplémentaire en raison de charges familiales impliquant une réduction durable du taux d'activité pour les maîtres assistant-es et les assistant-es  devront également être introduites jusqu'au 31 mai de l'année en cours.

Les demandes de prolongation pour la récupération d'un congé maternité doivent être introduites au plus vite.

4.1 Cessation de l'activité à la demande du/de la collaborateur/trice

Les membres du corps des collaborateurs de l'enseignement et de la recherche peuvent résilier leurs rapports de service ou ne pas en demander le renouvellement. Les maîtres-assistant-es et assistant-es doivent informer l'Université au moins 2 mois à l'avance pour la fin d'un mois (art.162 R-Pers). Dans ce cas, ils/elles doivent faire part de leur demande par écrit.
 

4.2 Renouvellement partiel à la demande du-de la maître-assistant-e ou de l'assistant-e

A l'instar du point précédent, les maître-assistant-es et les assistant-es peuvent demander un renouvellement partiel de leur mandat. Dans ce cas également, ils/elles doivent faire part de leur demande par écrit, laquelle sera jointe au dossier.

Un renouvellement partiel peut être demandé, par exemple,  au motif de l'achèvement de la thèse.

Le décanat transmet à la division RH les propositions de renouvellement dûment signées par les instances concernées avec les annexes.

• Sur le formulaire de proposition, il doit figurer les signatures requises :
  • du/de la professeur-e
  • du/de la directeur/trice de département ou du/de la président-e de section
  • de l'administrateur/trice
  • du/de la doyen-ne

• La proposition dûment datée et signée est ensuite transmise à la division RH avec :
  • l'analyse des prestations (AP) du/de la collaborateur/trice, incluant l'état d'avancement de la thèse pour l'assistant-e si une proposition exceptionnelle est demandée.
  • le cahier des charges actualisé (sauf en cas de non-renouvellement)
  • le courrier adressé au/à la collaborateur/trice et son éventuelle réponse en cas de non-renouvellement ou de renouvellement partiel
  • la demande du/de la collaborateur/trice en cas de demande de cessation d'activité, de renouvellement partiel ou de modification du taux d'activité.
     

Les propositions de renouvellement doivent parvenir à la division RH, datées et signées, au plus tard le 31 mai pour les mandats arrivant à échéance au 31 juillet et le 31 juillet pour les mandats arrivant à échéance au 30 septembre.

L'autorité de nomination doit signifier au/à la collaborateur/trice dans les délais légaux et par courrier recommandé, sa décision de non-renouvellement du mandat ou de renouvellement partiel. Si le non-renouvellement n'est pas signifié à l'intéressé-e dans les délais, ce dernier peut revendiquer une prolongation des rapports de service dans la mesure nécessaire au respect du délai de notification.

• Pour les maîtres-assistant-es, le délai légal est de 6 mois. Le délai d'envoi du non-renouvellement par le décanat à la division RH est fixé à fin décembre pour les échéances au 31 juillet de l'année suivante et à fin février pour les échéances au 30 septembre.
   
• Pour les assistant-es, le délai légal est de 3 mois. Le délai d'envoi de la proposition de non-renouvellement par le décanat à la division RH est fixé au 31 mars pour les échéances au 31 juillet et au 31 mai pour les échéances au 30 septembre.