Contrôler la prolongation/fin contractuelle (Avis de fin de mandats)

  • Réf. 0323
  • Date de publication : 18/10/2022

1. Objet

Cette directive s'inscrit dans les activités de contrôle déployées par l'Université de Genève pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité du traitement des contrats arrivant à échéance dans les 3 mois à venir, processus aussi appelé "Avis de fin de mandat" (ci-après AFM).

Elle s'inscrit dans le cadre du système de contrôle interne et des recommandations émises par les organes de contrôle de l'Université.

2. Domaine d'application

Le contrôle des contrats arrivant à échéance s'applique à tout le personnel salarié de l'Université, qu'il soit rémunéré par des fonds publics ou institutionnels, sous contrat fixe ou auxiliaire, à l'exclusion des contrats temporaires. Il concerne ainsi l'ensemble des catégories de personnel PAT, collaborateurs/trices de l'enseignement et de la recherche (ci-après COLENS) et corps professoral (ci-après CP).

Il vient en soutien aux contrôles effectués dans le cadre des processus contractuels, de rémunération, de gestion des absences et des départs.

1. Rôles et responsabilités

Le/la responsable
Selon l'organisation définie par les entités*, chaque responsable (de fonds/centre financier) reçoit régulièrement les AFM concernant les fonds et/ou les centres financiers dont il/elle a la responsabilité. Sur cette base, il/elle organise le contrôle de l’information ainsi que le traitement adéquat de la fin contractuelle annoncée.
 

L’administrateur/trice
L’administrateur/trice reçoit une copie de tous les envois aux responsables de son entité afin de lui permettre de procéder à toute action de supervision, conformément à l'organisation en vigueur au sein de sa faculté/subdivision.

 

Destinataires complémentaires en copie des AFM

Des destinataires complémentaires en copie des AFM peuvent être définis sous la responsabilité et le contrôle des administrateurs/trices / directeurs/trices de facultés/centres/sections/divisions.

Afin d’obtenir la possibilité de gérer les destinataires complémentaires des AFM, une demande d’accès spécifique doit être effectuée auprès du Secteur de contrôle de gestion et SI RH (SCGSI).

*Important : cet accès permet également, aux facultés/subdivisions qui le souhaitent, d’inactiver la réception des AFM par les responsables de centres financiers/titulaires de fonds.

 

La Division des ressources humaines
La Division des ressources humaines, en tant que responsable de la surveillance du processus de prolongation/fin contractuelle, définit les actions et fonctionnalités associées au dispositif d'annonce et de suivi des contrats arrivant à échéance. Les responsables de secteur RH (RSRH) et/ou le secteur de gestion RH (gestionnaires RH) accompagnent les responsables de fonds/centre financier / administrateur/trice dans la gestion des dossiers concernés, tant en matière de fin d'activité que de renouvellement/prolongation contractuelle.
 

Le secteur de contrôle de gestion et SI RH (SCGSI)
Le Secteur de contrôle de gestion et SI RH (SCGSI) apporte conseil et recommandation en matière de maintenance évolutive du dispositif de diffusion automatique des AFM DIP et Fonds.

2. Règles de gestion

Périodicité
Chaque début de mois, les avis de fin de mandat sont édités pour l’ensemble des collaborateurs/trices dont la fin de mandat/contrat intervient dans les trois mois à venir (le mois d'édition est inclus).
 

Un modèle de présentation d’AFM
Pour en simplifier la lecture et l'utilisation, la présentation des AFM est harmonisée entre les sources de financement (DIP/Fonds) et les catégories de personnel (PAT/COLENS/CP).

=> voir SPECIMEN
 

Un-e seul-e responsable
Pour faciliter l'organisation des contrôles, un-e seul-e responsable est défini-e par AFM sur la base de la source de financement du contrat et des référentiels suivants :

  • FONDS : référentiel des responsables de fonds
  • DIP : référentiel des responsables de centres financiers


Un email mensuel
Chaque responsable est notifié par un email regroupant les AFM qui le concerne sous la forme d'un document AFM.pdf en pièce jointe.

Les personnes en copie, recevront un email par responsable dont elle/il a la gestion selon le périmètre défini.

Les personnes en copie recevront un email complémentaires portant la mention " Liste Excel de tous les avis de fin de mandat envoyés" contenant une extraction Excel récapitulative des AFM permettant une gestion et suivi facilité.

 

Un suivi automatique des changements et des envois
Lorsque des mises à jour apparaissent entre deux périodes d'envois ou qu'un AFM n'a pas pu être envoyé à son/sa destinataire, un envoi complémentaire est effectué lors de l'édition suivante des AFM.

Lorsqu'un-e responsable de fonds/centre financier est inactif/ve ou non renseigné-e dans le référentiel, une notification est automatiquement envoyée au/à la chef-fe comptable de la Division comptabilité et gestion financière avec l'administrateur/trice en copie.

Toute autre anomalie (ex. absence du fonds/centre financier dans le contrat d'un individu) est notifiée automatiquement au secteur SCGSI.
 

Une seule adresse d'expédition
Les AFM et récapitulatifs Excel sont envoyés depuis l'adresse « AFMandat-noreply(at)unige.ch ». Le "noreply" indique son utilisation réservée aux envois.

 

Cas particuliers
Les AFM sont générés à partir des informations contractuelles figurant dans l'application de Gestion des Ressources Humaines (GRH). Il existe certains cas particuliers gérés selon l'information disponible au moment de l'édition ou les situations concernées.

Exemples:

GDE - Avenants en cours : un AFM est envoyé tant que la prolongation d'un contrat en provenance de GDE n'a pas été basculée dans GRH.

GRH - Processus des renouvellements du corps enseignant :

  • aucun AFM n'est envoyé pour les contrats en cours de renouvellement ou possédant l'indication de la validation du renouvellement

  • le processus d'édition des AFM DIP courant septembre de chaque année lors de la génération des renouvellements est inchangé.

 

Soldes vacances et/ou heures supplémentaires/complémentaires
L'AFM est un outil de contrôle en matière de gestion des soldes de vacances et/ou heures supplémentaires/complémentaires avant le départ du/de la collaborateur/trice concerné-e.

3. Contenu d'un AFM

L’Avis de Fin de Mandat (AFM) est un document d’aide à la décision en matière de prolongation/fin contractuelle. Il regroupe les informations suivantes, telles que figurant dans les SI RH et Finances, au moment de son édition :

Informations contractuelles actuelles

  • La faculté
  • La source de financement (DIP ou FONDS)
  • Le/la responsable de fonds / responsable de centre financier
  • Le nom de l’employé-e
  • NPERS de l’employé-e (et Matricule SAP pour Fonds)
  • La structure contractuelle
  • La date de début et de fin du contrat
  • Le taux d’activité
  • La fonction
  • La classe et annuité
  • Le salaire annuel (CHF)
     

Informations de gestion et de contrôle

  • La date d’édition de l’AFM
  • La décision de prolongation avec ou sans changement (à cocher)
  • L’éventuel solde de vacances et heures supplémentaires disponibles pour l’employé-e :
    • en cas de non prolongation, le/la responsable atteste par sa signature que les dispositions nécessaires ont été prises afin qu'au terme du mandat/contrat les éventuels droits aux vacances et récupérations heures supplémentaires/complémentaires soient soldés
  • La signature du/de la responsable de fonds / responsable de centre financier
  • Le délai de transmission de l'AFM dûment contrôlé et signé au secteur de gestion RH de la division des ressources humaines.

4. Contacts

  • Questions concernant les modalités d'envoi du formulaire : scgsi
  • Questions concernant le contenu du formulaire : secteur de gestion RH : selon faculté/subdivision => voir organigramme - Version_WEB

  • Voir également les FAQ AFM.


Version Objet de la modification Date de publication
3 Depuis octobre 2022, possibilité d’ajout de destinataires complémentaires pour l’envoi des AFM et de limiter la diffusion aux responsables de centres financiers/Fonds. Une liste excel récapitulative est envoyée aux destinataires complémentaires. 18.10.2022
2 Juillet 2022 :Ajout d'un lien vers FAQ Avis de fin de mandat / document contrôlé à jour
Précisions dans le suivi automatique des changements. Clarification avec l'ajout d'une mention de certains cas particuliers.
14.07.2020
1 Première publication lors du lancement du nouveau processus automatisé 29.06.2020
Vérificateur/trice Yves Leuenberger (Responsable du SCGSI)
Approbateur/trice Aude Thorel (Directrice RH)

Dernières modifications : 18/10/2022